Qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern: Anspruch und Inhalt

Warum Sie den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis am Ende des Arbeitsverhältnisses selbst geltend machen müssen

Die kurze Antwort: Sie müssen das Zeugnis beim Arbeitgeber ausdrücklich verlangen. Auf Führungsebene muss es Ihre Verantwortung außerdem so konkret beschreiben, dass ein Leser sie nachprüfen kann.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Sie als Arbeitnehmer gemäß § 109 GewO einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Die Gewerbeordnung kennt zwei Stufen. Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält lediglich das gesetzliche Minimum, also Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung. Im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis bewertet die zweite Stufe auch Ihre Leistungen und Ihr Sozialverhalten. Sie haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, der Arbeitgeber schuldet es aber nur, wenn Sie es verlangen. Wer nichts sagt, bekommt die Grundstufe. Ob das Beschäftigungsverhältnis durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristung endet, spielt für den Anspruch keine Rolle. Den Überblick über Zeugnisarten, Aufbau und typische Fehler gibt der Beitrag zum Arbeitszeugnis im Überblick.

Das fertige Zeugnis landet später neben Ihrem Lebenslauf auf dem Schreibtisch eines Personalberaters oder Geschäftsführers, der beide Unterlagen nebeneinanderlegt und dafür wenige Minuten hat. Was sucht er in diesen Minuten?

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis im Vergleich nach Jahren in Führung

Kurz: Die Grundstufe ist rechtlich einwandfrei. Der Personalberater liest ihr Schweigen zur Leistung trotzdem als Aussage.

Das einfache Zeugnis besteht aus wenigen Zeilen. Es nennt Ihre Position, den Zeitraum und meist die Aufgaben in Stichworten. Kein Wort zur Leistung, kein Wort zum Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden, keine Schlussformel. Für einen Werkstudenten nach drei Monaten ist das üblich. Für einen Bereichsleiter nach acht Jahren wirkt es wie eine Lücke, die jemand bewusst gelassen hat.

Der Personalberater kennt den Anspruch und weiß, dass der Arbeitgeber auf Verlangen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen muss. Liegt trotzdem nur die Grundstufe vor, bleiben ihm zwei Erklärungen. Entweder hat der Kandidat versäumt, die zweite Stufe zu verlangen, oder der Arbeitgeber fand zu Leistung und Verhalten nichts, was sich wohlwollend formulieren ließ. Nachfragen wird der Personalberater selten, weil auf demselben Stapel der nächste Kandidat mit vollständigen Unterlagen liegt.

Wer noch im Arbeitsverhältnis steht, kann den Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis noch geltend machen, am besten ohne Streit. Wer den Anspruch gerichtlich durchsetzen muss, bekommt am Ende selten ein Zeugnis, das nach einem Abschied im Einvernehmen klingt. Eine Grundstufe aus einer früheren Station lässt sich Jahre später dagegen kaum nachbessern, weil die Beurteiler von damals gewechselt haben und niemand mehr sagen kann, wie Sie gearbeitet haben. Umso mehr Gewicht trägt dann das Zeugnis der letzten Station.

Die Bausteine eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in ihrer Reihenfolge

Kurz: Vom Briefbogen bis zur Unterschrift folgt jedes Arbeitszeugnis einem festen Aufbau, in dem ein fehlender Baustein schon beim Überfliegen auffällt.

Aufbau und Inhalt in dieser Reihenfolge schreibt kein Gesetz vor. Die Reihenfolge ist in Arbeitszeugnissen so verbreitet, dass jede Abweichung auffällt. Das Gesetz regelt nur die Formulierung. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus Wortlaut und äußerer Form ersichtliche Aussage zu treffen. Ein vollständiges Arbeitszeugnis umfasst neun Bausteine, die Zufriedenheitsformeln kommen weiter unten.

In dieser Reihenfolge liest sich das Ganze in einer Minute, weil der Leser weiß, wo er die Wertung findet. Er blättert zur Aufgabenbeschreibung, dann zur zusammenfassenden Leistungsbeurteilung, dann zur Schlussformel. Die Zeit dazwischen gehört dem Vergleich mit dem Lebenslauf.

Bei der zusammenfassenden Bewertung hält er kurz inne, weil dort die Note steckt. Die Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis liest die Personalpraxis dort wie eine Schulnote. Gute Leistungen heißen in dieser Zufriedenheitsformel „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“. Was darunter liegt, klingt für Laien fast gleich.

Die vollständige Entschlüsselung, auch der Einzelmerkmale und der Schlussformel, steht im Beitrag zum Prüfen und Entschlüsseln des Arbeitszeugnisses.

Wer das Arbeitszeugnis beim nächsten Arbeitgeber liest und was er im Zeugnis sucht

Kurz: Der Personalberater liest das Arbeitszeugnis als Gegenprobe zu dem, was Sie selbst über Ihre Verantwortung geschrieben haben.

Ein Personalberater hat Ihren Lebenslauf schon gelesen, wenn er das Zeugnis öffnet. Er weiß, dass Sie als Leiter Vertrieb ein Team über mehrere Länder geführt haben, weil Ihr Lebenslauf für Führungskräfte das auf der ersten Seite sagt. Das Arbeitszeugnis informiert ihn aus der Sicht des Unternehmens, das Sie verlassen. Steht dort in derselben Größenordnung, was er schon weiß, ist die Prüfung nach kurzer Zeit vorbei. Steht dort etwas Kleineres, liest er den Lebenslauf noch einmal, jetzt mit anderem Blick. Ob ein Arbeitszeugnis gut ist, entscheidet auf dieser Ebene deshalb weniger die Note als die Größenordnung.

Zwei Formulierungen einer Aufgabenbeschreibung

Kurz: Von sich aus liefert eine Personalabteilung meist eine Tätigkeitsbeschreibung als Liste, selten eine Verantwortung mit Größenordnung.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen, wie es im Arbeitszeugnis eines Abteilungsleiters Produktion stehen könnte. Beide Fassungen folgen auf Einleitung und Unternehmensbeschreibung, der Name ist also schon gefallen. Die erste stammt aus der Stellenbeschreibung.

„Er leitete die Abteilung Produktion. Zu seinen Aufgaben gehörten die Planung und Steuerung der Fertigung, die Personaleinsatzplanung, die Einhaltung der Qualitätsvorgaben, die Abstimmung mit Einkauf und Logistik sowie die Mitwirkung an Investitionsentscheidungen.“

Jeder Satz ist richtig, und der Leser weiß danach so viel wie vorher. Wie groß die Abteilung war, an wen er berichtete, was er mit dem Budget getan hat und ob am Ende seiner Zeit etwas anders lief als am Anfang, steht nicht da. Die Liste passt auf einen Schichtleiter mit zwölf Leuten genauso wie auf einen Werkleiter.

„Er leitete die Abteilung Produktion mit etwa 40 Mitarbeitenden in drei Schichten und berichtete direkt an die Werkleitung. Er verantwortete ein Kostenbudget von rund 6 Millionen Euro im Jahr sowie die Investitionsplanung für den Maschinenpark. In seiner Zeit stellte er die Fertigung von zwei auf drei Schichten um, senkte den Ausschuss um etwa ein Viertel und baute zwei Schichtleiter zu seinen Stellvertretern auf.“

Diese Fassung ist kaum länger und genau dort detailliert, wo der Leser vergleicht. Die Personalabteilung schreibt sie allerdings nur, wenn ihr jemand die Zahlen liefert. Woher sie kommen, zeigt der Abschnitt über die eigenen Stichpunkte.

Was das Arbeitszeugnis einer Führungskraft zusätzlich enthalten muss

Kurz: Das Zeugnis einer Führungskraft braucht die Führungsverantwortung in Zahlen, einen eigenen Abschnitt zur Führungsleistung und die Mitarbeitenden in der Verhaltensbeurteilung.

In die Aufgabenbeschreibung gehören die Zahl der Mitarbeitenden, das Budget, die Berichtslinie und die Standorte. Disziplinarische und fachliche Führung halten Sie dabei auseinander, weil eine Matrixorganisation mit 120 fachlich zugeordneten Mitarbeitenden etwas anderes ist als ein Bereich mit 120 direkt unterstellten.

Die fachliche Bewertung reicht auf dieser Ebene nicht, weil sie beschreibt, wie Sie selbst gearbeitet haben, während derjenige, der eine Führungsposition besetzt, wissen will, wie andere unter Ihnen gearbeitet haben. Ein eigener Abschnitt zur Führungsleistung und zum Führungsverhalten nennt, wie Sie Mitarbeitende geführt und entwickelt haben, wen Sie aufgebaut haben und wie Sie Veränderungen durch die Organisation getragen haben, etwa die Umstellung der Schichten aus dem Beispiel oder die Zusammenlegung zweier Standorte.

Die Verhaltensbeurteilung nennt Vorgesetzte, Kollegen und Mitarbeitende in dieser Reihenfolge. Was Stellenanzeigen Soft Skills nennen, steht hier als Sozialverhalten. Fehlt die dritte Gruppe bei einer Fachkraft, fällt es kaum auf. Eine Führungskraft wird an genau dieser Gruppe gemessen.

Für Geschäftsführer gilt der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht unmittelbar, weil sie in der Regel keine Arbeitnehmer im Sinne der Vorschrift sind. Dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis dieselben Bausteine braucht, ändert sich dadurch nicht, der Weg dorthin führt über den Anstellungsvertrag und die dienstvertraglichen Regeln. Den Sonderfall behandelt der Beitrag zum Prüfen und Entschlüsseln des Arbeitszeugnisses in einem eigenen Abschnitt.

Wie Sie ein Arbeitszeugnis anfordern, die Frist nennen und die Zeugniserstellung vorbereiten

Kurz: Verlangen Sie die zweite Stufe per Mail oder Brief, liefern Sie eigene Stichpunkte zu Verantwortung und Ergebnissen mit und nutzen Sie den Zeitpunkt, an dem Ihr Vorgesetzter Sie noch beurteilen kann.

Verlangen Sie die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses per Mail oder Brief, damit später niemand darüber streiten muss, ob Sie nur die Grundstufe wollten. Ein Satz genügt, in dem Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, das Ihre Leistung und Ihr Verhalten bewertet, und den Termin nennen, zu dem Sie es brauchen, etwa das Ende des Arbeitsverhältnisses. Mit Ihrer Einwilligung darf der Arbeitgeber es auch in elektronischer Form erteilen.

Wer das Arbeitszeugnis schreiben muss, meist die Personalabteilung, bindet Sie häufig in die Erstellung ein und bittet um Stichpunkte oder gleich um einen Entwurf, weil niemand dort Ihre Verantwortung so genau kennt wie Sie. Bleibt die Bitte aus, schicken Sie die Stichpunkte unaufgefordert mit. Was Sie liefern, sind die Zahlen aus dem Abschnitt zuvor, also Führungsspanne, Budget, Berichtslinie und Standorte, dazu drei bis fünf Ergebnisse mit Größenordnung und die Projekte, die im Unternehmen jeder kennt. Die wertenden Sätze überlassen Sie dem Arbeitgeber, oder Sie formulieren sie selbst in der üblichen Zeugnissprache.

Der Zeitpunkt zählt mehr als die Formulierung. Planen Sie die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz oder bekommen Sie einen neuen Vorgesetzten, können Sie ein Zwischenzeugnis verlangen, solange die Person im Haus ist, die Ihre Arbeit beurteilen kann. Eine eigene gesetzliche Vorschrift dafür gibt es nicht, nach der Rechtsprechung gilt ein solcher Anlass aber als triftiger Grund. Manche Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen ein solches Zeugnis zusätzlich ausdrücklich vor. Mit denselben Bausteinen wird es später meist zur Vorlage für das Endzeugnis.

Bewerben Sie sich außerhalb des deutschen Sprachraums, braucht das Dokument eine Fassung, die ein Leser ohne Kenntnis der deutschen Zeugnisformeln einordnen kann. Worauf es dabei ankommt, beschreibt der Beitrag zum Arbeitszeugnis auf Englisch für Führungskräfte.

Maßgeschneiderte Bewerbungen

Experten-Tipp

Ich empfehle, die Stichpunkte für den Arbeitgeber gleich so zu schreiben, wie sie im Zeugnis stehen werden, in der dritten Person und in der Vergangenheit. Personalabteilungen übernehmen Sätze, die sie ohne Umformulieren einsetzen können, und kürzen, was ihnen Arbeit macht. Aus einer Stichwortliste wird dabei selten ein Absatz mit Zahlen.

Christina Becker

Executive Recruiting & LinkedIn-Branding Expertin

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Der nächste Schritt: Ein gutes Arbeitszeugnis nennt dieselbe Verantwortung wie Ihr Lebenslauf

Wenn der Personalberater das Zeugnis neben Ihren Lebenslauf legt und in beiden dieselben 40 Mitarbeitenden, dasselbe Budget und dieselbe Berichtslinie findet, hat es das getan, wofür Sie es verlangt haben.

Genau hier setzen wir an. Wir erstellen qualifizierte Arbeitszeugnisse für Führungskräfte als Entwurf für den Arbeitgeber, mit der Führungsverantwortung in Zahlen, der Führungsleistung als eigenem Abschnitt und den Ergebnissen, die ein Personalberater nachprüfen kann, und wir überarbeiten bestehende Zeugnisentwürfe mit genau diesen Bausteinen. Den Rahmen finden Sie unter Arbeitszeugnis für Führungskräfte. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Position und Ihr Zeugnis.