Arbeitszeugnis auf Englisch: übersetzen oder übertragen?

Inhaltsverzeichnis

1. Ein Arbeitszeugnis ins Englische übersetzen lassen oder übertragen
2. Reference Letter, Letter of Recommendation und Referenz: die Begriffe
3. Aufbau eines englischen Arbeitszeugnisses mit Beispielsätzen für Führungskräfte
4. Warum die Zeugnissprache ins Englische übersetzt ihre Note verliert und wie sie übertragen wird
5. Anspruch auf ein englisches Arbeitszeugnis, Vorrangklausel und Unterschrift des Ausstellers
6. Behörden brauchen die beglaubigte Übersetzung, Arbeitgeber die Übertragung
7. Referenzpersonen auswählen, briefen und diskret halten
8. Wer die Übertragung bei der Bewerbung im Ausland und im Konzern in Deutschland liest
9. Checkliste für die Zeugnisunterlagen: was Sie übersetzen lassen und was Sie übertragen
10. Der nächste Schritt: Arbeitszeugnis schreiben lassen, bevor es ins Englische übertragen wird

Ein Arbeitszeugnis ins Englische übersetzen lassen oder übertragen

Lassen Sie die Zeugnissprache nicht Wort für Wort übersetzen, sondern in ein englisches Zeugnis übertragen. Für einen Arbeitgeber in London, New York oder in einem englischsprachigen Konzern in Deutschland ist das eine Seite, die Position, Verantwortung, Ergebnisse und Führung offen bewertet. Die Zufriedenheitsformel hat darin keinen Platz, weil kein Leser im Zielland ihre Stufe kennt. Wörtlich übersetzt klingt ein deutsches „sehr gut“ für ihn kaum anders als ein „ausreichend“.

Wer die zweite Fassung braucht, hat meist ein qualifiziertes Zeugnis in der Hand und eine Stelle im Ausland vor sich. Übersetzen und übertragen sind dabei zwei verschiedene Leistungen. Die Übersetzung gibt den deutschen Wortlaut wieder und ist dort richtig, wo eine Behörde das Original lesen muss. Die Übertragung gibt die Bewertung in der Form und Logik des Ziellandes wieder und ist dort richtig, wo ein Arbeitgeber entscheidet. Das Original behalten Sie in beiden Fällen.

Reference Letter, Letter of Recommendation und Referenz: die Begriffe

Kurz: Im Zielland heißt das Dokument reference, letter of recommendation oder testimonial. Die Wörter bezeichnen dasselbe Genre, ein frei formuliertes Schreiben mit festen Kategorien, und unterscheiden sich nach Adressat und Zweck.

Ein Wörterbuch hilft hier wenig, weil das deutsche Dokument im Zielland kein rechtliches Gegenstück hat. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein bewertendes Zeugnis gibt es dort nicht. In Großbritannien muss ein Arbeitgeber nach den Angaben der britischen Regierung auf GOV.UK nur dann eine Referenz geben, wenn es schriftlich vereinbart ist oder die Branche reguliert ist, etwa im Finanzsektor. Gibt er eine, muss sie fair und zutreffend sein. Er darf sich aber auf Position, Gehalt und Dauer beschränken. Eine solche Auskunft heißt factual reference.

Der Reference Letter ist das Schreiben für die Unterlagen, an keinen bestimmten Empfänger gerichtet und mit „To whom it may concern“ überschrieben. Bei der Übertragung eines deutschen Zeugnisses entsteht in der Regel dieses Dokument. Der „Letter of Recommendation“, auch Recommendation Letter, empfiehlt den Kandidaten für eine bestimmte Position oder richtet sich an einen bestimmten Empfänger, mit ausdrücklichem Werturteil, in den USA häufiger als in Großbritannien. Testimonial ist das ältere britische Wort für ein allgemeines Zeugnis. In beiden Ländern wird erwartet, dass der Verfasser für Rückfragen erreichbar ist. Im Zielland klingelt beim Verfasser das Telefon.

Aufbau eines englischen Arbeitszeugnisses mit Beispielsätzen für Führungskräfte

Kurz: Ein professionelles englisches Arbeitszeugnis folgt einer festen Reihenfolge. Zuerst eine Bestätigung, die das Tätigkeitsfeld und die Dauer nennt, dann Mandat, Ergebnisse, Führung, Verhalten, Gesamturteil und Empfehlung, auf einer Seite und ohne Notenformeln.

Die Reihenfolge ist in Großbritannien und den USA gleich. In den USA fällt das Lob kräftiger aus. Die Sätze zeigen die Bauweise für eine Führungskraft mit Ergebnisverantwortung, durchgehend in britischem Englisch. Es sind Beispielsätze, Zahlen und Funktionen darin sind erfunden. Sie taugen als Maßstab für den eigenen Entwurf, nicht zum Abschreiben, weil ein Leser in London Vorlagen aus dem Netz wiedererkennt.

Baustein	Beispielsatz
Überschrift und Anrede	„To whom it may concern“, bei bekanntem Empfänger „Dear Ms Patel“
Bestätigung der Beschäftigung	„We are pleased to confirm that [Name] was employed by our company from 1 March 2019 to 31 August 2026, most recently as Managing Director of our packaging division.“
Mandat und Verantwortung	„In this role she held full profit and loss responsibility for a business with revenue of EUR 180 million and led an organisation of 600 employees across three sites in Germany and Poland.“
Ergebnisse	„She restructured the sales organisation within eighteen months and returned the division to profitability a year ahead of plan.“
Führung	„She built a strong management team, two of whom have since been promoted to group level, and her leadership was valued by her team and by the board alike.“
Verhalten	„Her conduct towards the board, her colleagues and her team was exemplary at all times, and she was highly regarded by customers and partners.“
Gesamturteil	„Her performance was outstanding throughout her time with us.“
Empfehlung und Schluss	„We regret her decision to leave and recommend her for a senior leadership position with complete confidence. We would gladly rehire her.“
Rückfragen	„Should you wish to discuss her time with us, please feel free to contact me.“

Typische Formulierungen im englischen Arbeitszeugnis

Die Formulierung der Note steht offen im Satz („outstanding“, „exemplary“) statt in einer Formel. Verhalten („conduct“) ist eine eigene Kategorie. In britischen Referenzformularen, vor allem für Fachkräfte, kommen Anwesenheit und Pünktlichkeit („attendance and timekeeping“) hinzu. Für die sozialen Kompetenzen des Mitarbeiters stehen Wendungen wie „highly respected by colleagues and clients“, für den Schluss „I recommend her without reservation“ oder „We thank her for her excellent contribution and wish her every success.“ Amerikanische Schreiben beginnen oft mit „It is my pleasure to recommend [Name]“ und enden mit „She would be a tremendous asset to any organization“ oder „We would be pleased to reemploy her“. Beide Sätze stehen in amerikanischer Schreibweise. Der Satz zur Wiedereinstellung wiegt oft schwerer als jedes Adjektiv.

Für die Übertragung eines Zwischenzeugnisses gilt dieselbe Bauweise in der Gegenwart („continues to lead“), ohne Bedauern über das Ausscheiden und mit einem Satz zur laufenden Zusammenarbeit. Ein österreichisches Dienstzeugnis muss nach dem Gesetz nur Art und Dauer der Tätigkeit nennen. Enthält es keine freiwillige Bewertung, liefert es nur den Rahmen, und die Bewertung muss aus anderen Unterlagen kommen, etwa aus Zielvereinbarungen.

Warum die Zeugnissprache ins Englische übersetzt ihre Note verliert und wie sie übertragen wird

Kurz: Wer die Zufriedenheitsformel wörtlich ins Englische übersetzen lässt, erhält einen Satz, dessen Stufe niemand erkennt. Die Wertung dahinter lässt sich übertragen, mit Steigerungswörtern statt Formeln.

Die Zeugnissprache bewertet in festen Abstufungen. Die Spitzenformel mit „vollsten“ steht für sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ für gut, ohne „stets“ für befriedigend und „zu unserer Zufriedenheit“ für ausreichend. Die vollständige Skala mit ihren Zwischenformen steht im Beitrag zu den Noten im Arbeitszeugnis. Diese Sprache ist offen dokumentiert und von der Rechtsprechung anerkannt. Wie sie sich vom verbotenen Geheimcode unterscheidet, steht im Beitrag zum Prüfen des Zeugnisses.

Wort für Wort ergibt die Spitzenformel „always to our fullest satisfaction“, die Stufe gut „always to our full satisfaction“ und ausreichend „to our satisfaction“. Ein Leser in London hält den ersten Satz für grammatisch übersteigert und alle drei für ungefähr gleich freundlich, weil es die Skala in seiner Sprache nicht gibt. Am unteren Ende klingt „to our satisfaction“ wie ein ordentliches Lob, obwohl es im Deutschen die Stufe ausreichend bescheinigt.

Formulierung der Noten mit positiven Adjektiven statt Zufriedenheitsformel

Die Übertragung setzt an der Wertung an und stuft mit Adjektiven und Verstärkern ab: „exceptional“, „outstanding“ und „excellent“ für die Spitze, „very good“ und „strong“ darunter, „good“ und „competent“ für den Durchschnitt, „satisfactory“ für das Minimum. Verstärker wie „at all times“, „consistently“ und „throughout“ übernehmen die Rolle des deutschen „stets“. Je mehr Steigerung, desto besser die Bewertung. Amerikanische Verfasser loben dabei kräftiger, als es sich auf Deutsch anhört, britische bleiben knapper.

Deutsche Stufe	Wörtlich (scheitert) und Übertragung in die Wertung des Ziellandes
sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“	wörtlich: „always to our fullest satisfaction“ übertragen: „Her performance was outstanding throughout and consistently exceeded our expectations.“
gut: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“	wörtlich: „always to our full satisfaction“ übertragen: „She performed to a very high standard throughout and regularly exceeded expectations.“
befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit“	wörtlich: „to our full satisfaction“ übertragen: „She performed well and met the expectations of her role.“
ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“	wörtlich: „to our satisfaction“ übertragen: „Her performance was satisfactory.“
Einzelmerkmal sehr gut: „stets sehr schnelle Auffassungsgabe“	wörtlich: „always a very fast comprehension“ übertragen: „She grasped complex issues exceptionally quickly.“

Ein „outstanding“ ohne Ergebnis im Absatz darüber liest ein Leser in London als Höflichkeit.

Falsche Freunde in beide Richtungen

Manche Sätze wechseln beim Sprachwechsel ihr Vorzeichen. Pünktlichkeit und Anwesenheit sind in britischen Referenzformularen häufige Felder („her timekeeping and attendance were exemplary“). Im deutschen Zeugnis einer Führungskraft gilt ein Satz zur Pünktlichkeit in der Praxis als Zeichen dafür, dass zur Leistung wenig zu sagen war. Umgekehrt ist „his pleasant manner made him popular with colleagues“ im Zielland ein Lob, während ein deutscher Leser darin die fehlende Aussage zur Leistung sucht. Wer die Übertragung schreibt, muss deshalb beide Zeugniskulturen kennen, sonst trägt ein gut gemeintes Schreiben des Arbeitgebers im Zielland weniger als das Original.

Anspruch auf ein englisches Arbeitszeugnis, Vorrangklausel und Unterschrift des Ausstellers

Kurz: Der Anspruch nach § 109 GewO umfasst grundsätzlich ein Arbeitszeugnis in deutscher Sprache. Eine zweite Fassung können Sie vereinbaren oder erbitten, und in beiden Fällen bleibt das Original bestehen.

§ 109 der Gewerbeordnung gibt Ihnen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis, auf Verlangen als qualifiziertes Arbeitszeugnis mit Leistung und Verhalten. Eine Sprache nennt das Gesetz nicht. Aus dem Gebot, klar und verständlich zu formulieren, leitet die Rechtsliteratur ab, dass der Arbeitgeber deutsche Arbeitszeugnisse schuldet. Eine Fassung in englischer Sprache ausstellen lassen können Sie nach dieser Lesart nur ausnahmsweise, etwa wenn die Tätigkeit stark von dieser Sprache und einem internationalen Umfeld geprägt war oder der Arbeitsvertrag zweisprachig geschlossen wurde. Höchstrichterlich entschieden ist die Frage nicht. Verlässlich ist nur die Vereinbarung, im Arbeitsvertrag oder im Aufhebungsvertrag. Auf eine sachliche Bitte hin stellen viele internationale Unternehmen die Fassung freiwillig aus, besonders wenn Sie aktiv auf den Arbeitgeber zugehen und einen Entwurf mitbringen.

Die Vorrangklausel hält das Original verbindlich

Stellt der Arbeitgeber beide Fassungen aus, gehört in die zweite ein Satz, der dem Original den Vorrang gibt, etwa „This reference is based on the German employment reference dated [date], which remains the legally binding document.“ Im Ausland schadet die Klausel nicht, weil dort niemand das Original liest. Die zweite Fassung muss deshalb so geschrieben sein, dass sie allein trägt. Eine Vereinbarung, die nur die englische Fassung vorsieht, also an Erfüllungs statt, halten Arbeitsrechtler für riskant. Gerichtlich geklärt ist sie nicht, und überwiegend wird angenommen, dass der Anspruch auf das deutsche Zeugnis bestehen bleibt.

Wer die zweite Fassung schreibt und wer sie unterschreibt

Beim Original kommt der Entwurf in der Praxis häufig vom Arbeitnehmer oder von einem Dienstleister, der Arbeitgeber prüft und unterschreibt. Für die zweite Fassung ist derselbe Weg besser, als das Zeugnis ins Englische übersetzen zu lassen, weil nur wenige Personalabteilungen in Deutschland die Zeugniskultur des Ziellandes aus eigener Arbeit kennen. Sie legen einen Entwurf vor, der die Bewertung des Originals überträgt, und der Arbeitgeber gibt ihm durch Prüfung und Unterschrift die Geltung. Ausgangspunkt kann ein Zwischenzeugnis sein. Wie Sie das Zwischenzeugnis vor einem Wechsel nutzen und was für den Sonderfall Geschäftsführer gilt, dessen Anspruch aus dem Anstellungsvertrag folgt, steht im Beitrag zum Prüfen des Zeugnisses.

Behörden brauchen die beglaubigte Übersetzung, Arbeitgeber die Übertragung

Kurz: Die beglaubigte Fassung ist wörtlich und gehört zu Behörden oder zu Arbeitgebern, die sie ausdrücklich verlangen. Die Übertragung ist sinngemäß und gehört zu Arbeitgebern. Manche Verfahren brauchen beides.

Die beglaubigte Fassung fertigt in Deutschland ein Übersetzer an, der von einem Gericht dazu ermächtigt, beeidigt oder öffentlich bestellt ist. Wie er heißt, regelt jedes Bundesland selbst. Er bestätigt Richtigkeit und Vollständigkeit, und genau darin liegt die Grenze: Er muss dem Wortlaut folgen, also die Zufriedenheitsformel mitübersetzen, statt sie zu übertragen. Für ein Visum, einen Aufenthaltstitel, die Anerkennung von Qualifikationen oder ein Gerichtsverfahren ist das richtig, weil die Stelle wissen will, was im Original steht. Manche Stellen verlangen zusätzlich eine Apostille. Weil das Arbeitszeugnis eine private Urkunde ist, wird dafür zuerst die Unterschrift oder eine Kopie notariell beglaubigt und diese Beglaubigung dann apostilliert. Ob ein Arbeitszeugnis überhaupt dazugehört, sagt die zuständige Stelle.

Beim Arbeitgeber ist die beglaubigte Fassung meist die falsche, weil sie alle Probleme der Formeln beglaubigt mitliefert. Verlangt er ausdrücklich, dass Sie das Arbeitszeugnis übersetzen, liefern Sie die wörtliche Fassung und legen die Übertragung daneben.

Anlass	Passende Fassung
Visum, Aufenthaltstitel, Anerkennung, Gericht	Beglaubigte Fassung des Originals, bei Bedarf mit Apostille
Bewerbung bei einem Arbeitgeber in Großbritannien oder den USA	Übertragung, vom Arbeitgeber unterschrieben, dazu Referenzen
Englischsprachiger Konzern in Deutschland	Original im Anhang, Übertragung auf Anforderung
Arbeitgeber verlangt ausdrücklich eine Übersetzung	Wörtliche Fassung wie verlangt, dazu die Übertragung
Behörde und Arbeitgeber zugleich	Beide Fassungen, jede für ihren Empfänger

Referenzpersonen auswählen, briefen und diskret halten

Kurz: Im Zielland steht neben dem Schriftstück eine Person, die Auskunft gibt. In Großbritannien sind zwei Referenzpersonen üblich, in den USA zwei bis drei, und der Anruf beim früheren Arbeitgeber ist dort Teil des Verfahrens.

Wählen Sie nach eigener Anschauung und Gewicht. Für eine Führungskraft kommen frühere Vorgesetzte, Gesellschafter, Mitglieder des Aufsichtsrats oder Beirats, Kunden und Geschäftspartner infrage, die Ihre Verantwortung und Ergebnisse selbst erlebt haben. Bei Geschäftsführern und Vorständen übernimmt diese Rolle, wer das Original verantwortet: der Aufsichtsratsvorsitz, ein Gesellschafter oder der Beiratsvorsitz. Fragen Sie jede Person vorher an, nennen Sie die Position und die zwei oder drei Punkte, auf die es ankommt, damit Aussage und Unterlagen zusammenpassen.

Auch Jahre nach dem Ausscheiden schreiben frühere Vorgesetzte und Gesellschafter noch Empfehlungen. Zwei oder drei Schreiben aus den letzten Stationen tragen mehr als ein Stapel wörtlicher Fassungen, lückenlose Zeugnisse erwartet in Großbritannien und den USA kaum jemand. Die Beschäftigungszeiten selbst werden aber oft geprüft. In regulierten Branchen wie dem Finanzsektor reicht diese Prüfung mehrere Jahre zurück.

LinkedIn-Empfehlungen als sichtbare Ergänzung

Empfehlungen im LinkedIn-Profil sind das öffentliche Gegenstück zum Empfehlungsschreiben. Sie ersetzen weder in Deutschland das Zeugnis noch im Ausland die Referenzperson. Am stärksten wirken sie, wenn dieselbe Person, die Sie als Referenz benennen, Sie auch dort mit wenigen konkreten Sätzen empfiehlt. Wie ein Profil in der Sprache des Ziellandes aufgebaut wird, zeigt die Seite zum LinkedIn-Profil für Führungskräfte.

Diskretion in ungekündigter Stellung

Wer aus einer laufenden Position heraus sucht, benennt niemanden aus dem aktuellen Unternehmen, bevor ein Angebot vorliegt, und vermerkt das in den Unterlagen. Die Namen gehen erst auf Anfrage heraus, bei einer Suche über einen Personalberater erst nach Abstimmung mit ihm, weil er Zeitpunkt und Empfänger kennt. Klären Sie außerdem vorab mit früheren Arbeitgebern, ob und wie sie Auskunft geben, denn viele Personalabteilungen in Deutschland geben am Telefon aus Datenschutzgründen ohne Ihre Einwilligung keine Auskunft und verweisen auf das Zeugnis.

Wer die Übertragung bei der Bewerbung im Ausland und im Konzern in Deutschland liest

Kurz: Britische Arbeitgeber lesen die Übertragung und rufen dann die Referenzperson an. In den USA wiegt die Übertragung schwerer, weil Arbeitgeber dort selbst oft nur Position und Zeitraum bestätigen. Ein Konzern in Deutschland liest beide Fassungen.

Britische Arbeitgeber holen Referenzen oft erst mit dem Angebot ein, häufig schriftlich, und erhalten von früheren Arbeitgebern oft nur eine knappe Bestätigung. Die Beurteilung verlagert sich dann auf das Gespräch mit der Referenzperson.

Die HR-Organisation SHRM beschreibt die Limited-Reference-Policies amerikanischer Arbeitgeber, die aus Haftungsgründen nur Position, Titel und Beschäftigungszeitraum bestätigen, als Entscheidung, das Risiko von Klagen wegen Verleumdung oder Ungleichbehandlung zu senken. Umso mehr Gewicht liegt auf dem Anruf bei der Referenzperson, und umso mehr Wirkung hat ein Schreiben, das Ergebnisse mit Größenordnung nennt.

Viele Führungskräfte bewerben sich, ohne das Land zu verlassen, bei einem Konzern, in dem Englisch Konzernsprache ist, der Vorgesetzte in London sitzt oder Investoren mitlesen. Dann liest die Personalabteilung in München das Original und der Hiring Manager in London die Übertragung. Was in dieser Konstellation für Foto, Umfang und Anlagen gilt, steht im Beitrag zu den Bewerbungsunterlagen auf Englisch.

Aspekt	Großbritannien und USA
Übliches Schriftstück	Großbritannien: knappe Bestätigung von Position, Gehalt und Dauer USA: Bestätigung von Position, Titel und Zeitraum
Schriftliche Wertung	Großbritannien: möglich, muss fair und zutreffend sein USA: aus Haftungsgründen oft keine
Referenzpersonen	Großbritannien: zwei, oft erst nach dem Gespräch USA: zwei bis drei, oft telefonisch befragt
Rolle der Übertragung	Großbritannien: ergänzt die Auskunft, Verfasser bleibt erreichbar USA: ersetzt die fehlende Wertung, Ergebnisse mit Zahlen

Dasselbe gilt für den internationalen Personalberater: Sitzt er im Zielland, hilft ihm das Original wenig, weil er die Abstufungen nicht kennt. Er arbeitet mit der Übertragung und mit Referenzpersonen, die er anrufen darf.

Checkliste für die Zeugnisunterlagen: was Sie übersetzen lassen und was Sie übertragen

Kurz: Fünf Unterlagen in dieser Reihenfolge, alle bereit. Ungefragt gehen nur CV und Cover Letter hinaus.

1. Deutsches Arbeitszeugnis im Original: das Rechtsdokument, das Sie behalten, auch wenn eine zweite Fassung vorliegt.
2. Übertragung: vom Arbeitgeber unterschrieben, mit Hinweis auf das verbindliche Original, auf Anforderung nachgereicht.
3. Referenzpersonen: zwei bis drei, angefragt und gebrieft, mit Funktion, Bezug zu Ihnen und Kontaktdaten, erst auf Anfrage.
4. Beglaubigte Fassung: nur für Behörden oder auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitgebers.
5. CV, Cover Letter und LinkedIn-Profil in der Zielsprache: mit denselben Positionsbezeichnungen, Zeiträumen und Ergebnissen wie das Zeugnis.

Von mehreren deutschen Arbeitszeugnissen werden die letzten zwei oder drei übertragen, ältere Stationen belegt der Lebenslauf. Der letzte Schritt ist der Abgleich. Schreibt die Übertragung wie im Beispiel oben „Managing Director of our packaging division“, während der Lebenslauf „Head of Division“ sagt, fällt das beim Anruf auf und kostet Vertrauen.

Der nächste Schritt: Arbeitszeugnis schreiben lassen, bevor es ins Englische übertragen wird

Ein Arbeitszeugnis auf Englisch ist gelungen, wenn ein Leser in London dieselbe Bewertung erkennt, die ein Leser in Frankfurt aus der deutschen Formel liest, und wenn beide Fassungen dieselben Ergebnisse nennen. Die Übertragung des Arbeitszeugnisses ins Englische setzt eine Bewertung voraus, die schon auf Deutsch trägt. Wir formulieren Arbeitszeugnisse für Führungskräfte als Entwurf, den Ihr Arbeitgeber nur noch prüfen und unterschreiben muss, und Sie können ein vorhandenes Zeugnis prüfen lassen, bevor Sie eine zweite Fassung erbitten. Den Rahmen finden Sie unter Arbeitszeugnis für Führungskräfte und, für Organmitglieder, unter Arbeitszeugnis für Geschäftsführer. Cover Letter und CV im Standard des Ziellandes entstehen in der Bewerbung auf Englisch für Führungskräfte. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Position und das Zielland.