Bewerbung Layout für Führungskräfte: Schrift, Deckblatt, ATS

Inhaltsverzeichnis

1. Bewerbung Layout für Führungskräfte: was ein professionelles Layout auf dieser Ebene leisten muss
2. Schriftart und Schriftgröße in der Bewerbung
3. Satzausrichtung, Zeilenabstand und Seitenränder richtig formatieren
4. Farben in der Bewerbung: eine Akzentfarbe auf weißem Grund
5. Das Deckblatt der Bewerbung für Führungskräfte
6. Das richtige Layout des Lebenslaufes in der Mappe einer Führungskraft
7. Anschreiben-Layout und Foto im Gesamtbild der Bewerbung
8. Was Bewerbermanagementsysteme vom Layout lesen und was nicht
9. Moderne Bewerbung statt Vorlagen aus dem Netz: die häufigsten Gestaltungsfehler
10. Die Bewerbung als PDF-Datei und wer sie für Sie erstellt

Bewerbung Layout für Führungskräfte: was ein professionelles Layout auf dieser Ebene leisten muss

Kurz: Ein gutes Layout fällt auf Führungsebene nicht auf. Wer Ihre Unterlagen liest, sucht die Position, den Arbeitgeber und den Zeitraum. Bei einer Führungskraft kommt das Ergebnis hinzu, das sie dort verantwortet hat. Das Bewerbungsdesign hat die Aufgabe, diese wichtigen Informationen auf jeder Seite ohne Suchen auffindbar zu machen. Farbe, Schrift, Ränder und Foto ordnen sich dem unter.

Ein Aufsichtsrat, ein Gesellschafter oder ein Personalberater sieht jede Woche Unterlagen. Die auffälligen bleiben ihm als auffällig in Erinnerung, die ruhigen als Inhalt. Icons neben den Kontaktdaten, Balken für Sprachkenntnisse, ein farbiger Seitenstreifen mit „Über mich“ stammen aus Vorlagen für den Berufseinstieg, und auf der Ebene, auf der Sie sich bewerben, lesen erfahrene Empfänger sie als Unsicherheit. Das ist unsere Einschätzung aus der Arbeit mit Führungskräften.

Was Eyetracking über den ersten Eindruck einer Bewerbung wirklich zeigt

Die Studie, die im deutschsprachigen Raum am häufigsten zitiert wird, hat StepStone Österreich 2018 mit 33 HR-Verantwortlichen durchgeführt. Sie kamen im Durchschnitt auf 43 Sekunden für das Screening eines Lebenslaufs, davon 22,3 Sekunden für die Berufserfahrung. Die Stichprobe ist klein, das Land ist Österreich, und die Pressemitteilung macht keine Angabe zur Ebene der Befragten. Die oft genannten sechs Sekunden stammen aus einer anderen Quelle. Das US-Karriereportal Ladders maß 2012 sechs und 2018 7,4 Sekunden für die erste Entscheidung, ob ein Lebenslauf weitergelesen wird. Beide Studien messen den ersten Durchgang und nicht die Entscheidung über eine Führungsposition, die in Gesprächen fällt.

Fürs Layout taugen sie trotzdem. Ladders beschreibt die Unterlagen, die im ersten Durchgang am besten abschnitten, als übersichtlich mit klaren Überschriften, fett gesetzten Positionsbezeichnungen, kurzen Aufzählungen und Weißraum, die schlechtesten als vollgestellt mit mehreren Spalten, langen Sätzen und wenig Weißraum. StepStone zeigt, dass die Berufserfahrung die meiste Zeit bekommt. Ein ruhiges Layout gibt ihr deshalb den meisten Platz und setzt Position und Arbeitgeber so, dass ein Blick reicht.

Schriftart und Schriftgröße in der Bewerbung

Kurz: Eine gut lesbare Standardschrift, höchstens zwei Schriftarten, Text zwischen zehn und zwölf Punkt und dieselbe Staffel in allen Unterlagen. Die Schrift ist die Entscheidung, die man am wenigsten sieht und am längsten spürt, weil sie auf jeder Seite steht.

Ob Serifenschrift oder serifenlos, ist Geschmack. Times New Roman, Georgia und Garamond auf der einen Seite, Arial, Calibri und Helvetica auf der anderen sind alle gut lesbar, am Bildschirm wie auf Papier, und weit verbreitet. Manche halten die Klassiker für altmodisch, an der Lesbarkeit ändert das nichts. Ungeeignet sind Schreibschriften, sehr schmale oder sehr breite Schnitte und Schriften, die nur auf Ihrem eigenen Rechner installiert sind. Eine Kombination aus einer serifenlosen Schrift für die Titelzeilen und einer Serifenschrift für den Lauftext funktioniert, eine Schrift für alles ist die sicherere Wahl.

Bei der Schriftgröße reichen drei Stufen. Der Fließtext steht in elf oder zwölf Punkt, bei einer platzsparenden Schrift in zehn, darunter wird es auf einem Ausdruck anstrengend. Die Abschnittstitel liegen zwei bis vier Punkt darüber, der Name auf der ersten Seite darf deutlich größer sein. Ein Lebenslauf in zehn Punkt neben einem Anschreiben in zwölf sieht aus, als stammten die beiden aus verschiedenen Jahren.

Hervorhebungen setzen Sie sparsam und immer nach demselben Muster. Im Lebenslauf stehen Position und Arbeitgeber fett, sonst nichts. Unterstreichungen wirken wie Links und sind seit der Schreibmaschine überflüssig, kursiv gesetzte Passagen liest niemand gern. Beim Export ins PDF betten Sie die Schrift ein, das Textprogramm bietet die Option beim Speichern an, und die Seite sieht beim Empfänger dann so aus wie bei Ihnen. Ein Parser braucht davon unabhängig echten Text, keinen Scan und kein Bild, was für die Online-Bewerbung über ein Portal zählt.

Satzausrichtung, Zeilenabstand und Seitenränder richtig formatieren

Kurz: Linksbündiger Flattersatz, Zeilenabstand zwischen 1,0 und 1,5, Ränder, die Luft lassen, und keine Norm, die Ihnen eines davon vorschreibt.

Flattersatz hält die Wortabstände gleichmäßig. Blocksatz zieht in kurzen Zeilen Löcher zwischen die Wörter, und in einem Lebenslauf mit vielen kurzen Zeilen sieht das unruhig aus, sobald die automatische Silbentrennung ausgeschaltet ist. Zentrierter Text gehört auf keine Seite Ihrer Unterlagen, auch nicht auf die erste. Die Zeilenabstände, die gängige Textprogramme voreinstellen, liegen innerhalb dieser Spanne. Zwischen zwei Absätzen steht eine halbe bis ganze Leerzeile, und ein Absatz im Anschreiben ist nach sechs Zeilen zu Ende. Die Seitenränder sollten auf keiner Seite unter zwei Zentimeter fallen.

Was die Norm DIN 5008 für die Bewerbung regelt

Die Norm enthält Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung, in der Praxis für den Geschäftsbrief, vom Anschriftfeld über die Betreffzeile und das Datum bis zur Schreibweise von Zahlen, Abkürzungen und Zeichen. Verbindlich ist sie nur dort, wo ein Unternehmen sie intern vorschreibt. Für das Anschreiben ist sie eine sinnvolle Orientierung, weil ein Brief, der wie ein Geschäftsbrief aufgebaut ist, Routine zeigt. Für die erste Seite, den Lebenslauf und das Kompetenzprofil regelt sie kein Layout, denn diese Dokumente sind keine Briefe. Die Schreibweisen der Norm für Datum, Telefonnummern und Zahlen lassen sich dort trotzdem übernehmen. Ratgeber nennen unter Berufung auf sie sehr verschiedene Randmaße für die Bewerbung, und wir übernehmen keine dieser Zahlen ohne den Normtext. Bei einer Bewerbung per Post, etwa an ein Gremium, helfen die Maße des Anschriftfelds, weil die Adresse dann im Fensterumschlag steht. Bei Mailversand und Upload spielt das keine Rolle.

Farben in der Bewerbung: eine Akzentfarbe auf weißem Grund

Kurz: Text in Schwarz oder Dunkelgrau auf Weiß, höchstens eine Akzentfarbe für Titelzeilen und Linien, keine eingefärbten Seiten.

In konservativen Branchen wie Banken, Beratungen, Industrie und Recht sind gedeckte Töne üblich. Wer sich dort bewirbt, bleibt bei Dunkelblau, Anthrazit, Dunkelgrün oder einem dunklen Rot. In Marketing, Medien und Agenturen darf der Akzent kräftiger sein. Beides ist Konvention. Was eine Farbe angeblich über Ihren Charakter sagt, steht in vielen Ratgebern, belegt für Bewerbungen ist davon nichts, und ein Personalberater bewertet Ihre Bilanz und nicht Ihr Blau. Manche Bewerber greifen die Hausfarbe des Zielunternehmens auf. Das ist möglich, belegt ist weder ein Vorteil noch ein Nachteil, und der Akzent sollte nicht wie eine Kopie des Firmenlogos aussehen.

Der Seitenhintergrund bleibt weiß. Eingefärbte Seiten, Hintergrundbilder und Wasserzeichen senken den Kontrast, verbrauchen beim Ausdruck Toner und wirken wie eine Broschüre. Graue Schrift darf nicht heller als ein mittleres Grau sein, sonst verschwindet sie auf dem Papier. Die Unterschrift unter dem Anschreiben folgt der alten Konvention. Sie ist blau oder schwarz, eingescannt und in den Brief gesetzt. Die Akzentfarbe und der Hintergrund des Fotos sollten zueinander passen, ein warmgrauer Fotohintergrund beißt sich mit einem kalten Blau.

Das Deckblatt der Bewerbung für Führungskräfte

Kurz: Sinnvoll, wenn es etwas leistet. Ein Titelblatt mit „Bewerbung als Geschäftsführer“, Foto und Name kostet den Leser eine Seite, ohne ihm etwas zu sagen.

Die erste Seite einer Bewerbung für eine Führungsposition beantwortet die Frage, die der Empfänger sich stellt, bevor er den Lebenslauf aufschlägt. Dafür stehen dort die Zielposition als Titel, im Wortlaut der Ausschreibung, darunter fünf bis sechs Kernkompetenzen, jede mit Bezug zu einer Anforderung aus der Anzeige, dann eine Kontaktzeile mit Telefon, E-Mail und dem Link zum LinkedIn-Profil, bei Bedarf zum XING-Profil, und das Foto. Für einen CFO wären das etwa Konzernabschluss nach IFRS, Refinanzierung, Integration nach einer Übernahme und die Führung eines internationalen Finanzteams. Der Leser sieht auf einen Blick, ob Qualifikation und Anforderung zusammenpassen, und der Lebenslauf liefert danach die Belege. Eine Kompetenz, die dort keinen Beleg findet, gehört nicht auf die erste Seite.

Entbehrlich ist die erste Seite, wenn ein Portal Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse in getrennten Feldern verlangt, denn dort hat sie keinen Platz. In englischsprachigen Verfahren ist sie unüblich, dort trägt der CV ein Kurzprofil im Kopf. Wo die Mappe als eine Datei verschickt wird, bleibt sie die erste Seite und bestimmt den Ton mit derselben Schrift, derselben Akzentfarbe und demselben Foto in größerem Format als im Lebenslauf.

Das richtige Layout des Lebenslaufes in der Mappe einer Führungskraft

Kurz: Einspaltig, mit Weißraum, zwei bis vier Seiten, und der Platz gehört den Ergebnissen.

Der tabellarische Lebenslauf hat links eine schmale Spalte für den Zeitraum und rechts die Station. Diese Spalte entsteht über einen Tabulator oder einen hängenden Einzug. Textfelder oder eine Tabelle mit unsichtbaren Rahmen machen beim Auslesen durch ein Bewerbermanagementsystem Probleme. Eine zweite Spalte am Seitenrand, in der Kontaktdaten, Sprachen und Software untergebracht sind, stammt aus Vorlagen der letzten Jahre. Sie nimmt der Berufserfahrung ein Drittel der Breite. Ein Parser liest sie oft in der falschen Reihenfolge.

61% der von StepStone befragten Personalverantwortlichen wünschten sich zwei Seiten, bei älteren Bewerbern mit langjähriger Berufserfahrung durften es bis zu vier sein. Für Führungskräfte ist das der nächste Anhaltspunkt. Wer nach zwanzig Jahren Führung drei Seiten braucht, braucht sie. Falsch wäre, die zwanzig Jahre auf zwei Seiten zu pressen, indem Schrift, Ränder und Zeilenabstand kleiner werden. Der Weg zu weniger Seiten führt über den Inhalt. Stationen, die länger als fünfzehn Jahre zurückliegen, stehen mit Position, Arbeitgeber und Zeitraum in einer Zeile, die letzten zwei oder drei Stationen bekommen den Raum für Verantwortung und Ergebnisse.

Innerhalb einer Station steht die Positionsbezeichnung fett in der ersten Zeile, der Arbeitgeber daneben oder darunter, der Zeitraum in der linken Spalte. Darunter folgen zwei bis fünf Aufzählungspunkte, jeder mit einer Verantwortung oder einem Ergebnis in Zahlen. Die Abschnitte heißen Berufserfahrung, Ausbildung, Weiterbildung und Sprachen, damit der Leser und der Parser sie finden. Balken und Sterne für Skills belegen nichts und fallen weg.

Anschreiben-Layout und Foto im Gesamtbild der Bewerbung

Kurz: Das Anschreiben nutzt die volle Seitenbreite und dieselbe Typografie wie der Lebenslauf, und das Foto ist ein Layout-Element, das sich der Mappe unterordnet.

Das Bewerbungsschreiben als Geschäftsbrief

Das Bewerbungsanschreiben hat eine Seite und den Aufbau eines Geschäftsbriefs mit Briefkopf, Anschrift des Unternehmens, Datum rechts, fett gesetzter Betreffzeile, Anrede, drei bis fünf Absätzen, Grußformel und Unterschrift. Ein Motivationsschreiben, falls ein Unternehmen es verlangt, folgt demselben Aufbau. Seitenbalken mit einer Kurzvorstellung oder einem Anlagenverzeichnis nehmen dem Text Platz, den er für die Argumentation braucht. Die Akzentfarbe der übrigen Seiten kehrt im Briefkopf wieder.

Das Foto als Layout-Element

Ein Foto ist freiwillig. In Deutschland ist es auf Führungsebene üblich, und die StepStone-Studie zeigt, warum die Qualität zählt. 42% der befragten Personalverantwortlichen schlossen von einem schlechten Foto auf eine schlechte Bewerbung, obwohl sie es im Schnitt nur 1,8 Sekunden ansahen. Als Layout-Element gehört das Foto auf die erste Seite, oben rechts oder mittig unter der Zielposition, im Lebenslauf kleiner oder gar nicht. Das Format richtet sich nach dem Platz. Neben der Kontaktzeile passt Hochformat, über einem Kurzprofil Querformat, und Hintergrund und Akzentfarbe sollten zusammenpassen. Fotograf, Kleidung, Retusche, Aktualität und die Rechtsfrage behandelt der Beitrag zum Bewerbungsfoto für Führungskräfte.

Was Bewerbermanagementsysteme vom Layout lesen und was nicht

Kurz: Ein Bewerbermanagementsystem liest Text und keine Gestaltung. Was der Parser nicht lesen kann, fehlt in den Datenfeldern des Portals.

Wer die Bewerbung online über das Portal eines Konzerns einreicht, schickt sie durch einen Parser, der den Lebenslauf ausliest und Stationen, Abschlüsse und Kontaktdaten in Datenfelder schreibt. Direktansprache und Executive Search laufen meist daran vorbei, dort geht die Datei an einen Berater oder an die Person, die entscheidet. Die ausgelesenen Datenfelder speisen die Suche der Recruiter, auch wenn sie die Datei daneben meist noch öffnen können. Verloren gehen dort beim Layout Kontaktdaten in der Kopfzeile, die manche Parser überspringen, Grafiken und Text, der als Bild eingebettet ist. Titelseite und Kompetenzprofil stören den Parser nicht, sie werden nur nicht ausgewertet. Was ein solches System tut, welche Formatregeln im Einzelnen gelten und ab welcher Ebene es an Bedeutung verliert, erklärt der ATS-Lebenslauf für Führungskräfte.

Moderne Bewerbung statt Vorlagen aus dem Netz: die häufigsten Gestaltungsfehler

Kurz: Eine moderne Bewerbung erkennt man auf Führungsebene an klarer Typografie, Weißraum, einer Akzentfarbe, einspaltiger Struktur und einer Datei, die überall gleich aussieht. Icons, Kreisdiagramme und Infografiken kommen darin nicht vor.

Pinterest, Canva, Etsy und die Vorlagengalerien der Textprogramme bieten Muster und Vorlagen für die Bewerbung in jeder Farbe, viele davon für wenige Euro oder ohne Bezahlung zum Download. Ihre Schwäche ist ihre Verbreitung. Ein Design, das tausendfach im Umlauf ist, erkennt ein Empfänger wieder, und er weiß, dass die Bewerbung aus einer Vorlage stammt, bevor er den Namen gelesen hat. Dazu kommt der Zuschnitt. Die meisten Vorlagen sind für den Berufseinstieg gebaut, mit Platz für ein Praktikum, und viele davon setzen auf Textfelder und Spalten, die ein Parser nicht sauber liest. Eine kreative Bewerbung mit Illustrationen und ungewöhnlichem Format hat ihren Ort in Designberufen. Für eine Führungskraft in Industrie, Handel oder Finanzwesen wirkt sie wie ein Kostüm, und ein ansprechendes Layout sieht dort anders aus.

Wenn Sie Ihre Mappe selbst gestalten und wissen wollen, ob die Bewerbung einheitlich ist, prüfen Sie sie gegen diese Liste. Jeder Punkt kommt in Vorlagen aus dem Netz regelmäßig vor und fehlt in einem professionellen Design.

• Mehr als eine Akzentfarbe oder farbige Schrift im Lauftext
• Rahmen um die Seite oder um einzelne Abschnitte
• Text unter zehn Punkt, um Platz zu gewinnen
• Drei oder mehr Schriftarten
• Ein anderes Design je Dokument, etwa ein Anschreiben aus einer anderen Vorlage als der Lebenslauf
• Seitenränder unter zwei Zentimetern und Zeilenabstand unter 1,0
• Seitenbalken, Icons, Sterne, Balken und Kreisdiagramme
• Hintergrundbilder, Wasserzeichen und eingefärbte Seiten
• Zentrierter Text

Ein einheitliches Design über die gesamte Bewerbung ist der Punkt, an dem nach unserer Erfahrung viele selbst gebaute Mappen scheitern, weil Anschreiben und Lebenslauf zu verschiedenen Zeiten entstanden sind. Blättern Sie deshalb einmal durch die ganze Datei und vergleichen Sie auf jeder Seite Schrift, Größe, Farbe, Rand und die Gestaltung des Kopfes mit der ersten.

Die Bewerbung als PDF-Datei und wer sie für Sie erstellt

Versandt wird eine Datei, in der Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Kompetenzprofil vorn stehen und Arbeitszeugnisse und Zertifikate dahinter, in der Reihenfolge der Stationen, die neuesten zuerst. Diese Reihenfolge folgt der Lesereihenfolge des Empfängers, und für eine interne Bewerbung als Führungskraft gilt derselbe Standard wie für eine externe. Verlangt ein Portal Einzeldateien, exportieren Sie Lebenslauf und Anschreiben getrennt und lassen die erste Seite weg. Der Dateiname nennt Nachnamen und Zielposition, etwa „Bewerbung_Mustermann_Geschaeftsfuehrer_Vertrieb.pdf“, und in den Metadaten der Datei steht Ihr Name als Autor, nachdem Sie fremde Einträge, etwa einen früheren Arbeitgeber, dort entfernt haben. Schriften sind eingebettet, die Dateigröße bleibt klein, weil Portale oft nur wenige Megabyte zulassen und gescannte Zeugnisse die Bewerbungsmappe aufblähen. Für den Versand an ein Gremium auf Papier drucken Sie auf Weiß und verzichten auf Klarsichthüllen und Mappen mit Prägung. Öffnen Sie die fertige Datei vor dem Versand auf dem Handy. Wenn Sie zoomen müssen, um eine Station zu lesen, ist die Schrift zu klein.

Eine Bewerbung schreiben, ein Anschreiben erstellen und dabei Schrift, Satz, Farbe, erste Seite, Stationen und Parser im Blick behalten kostet Abende, die eine Führungskraft selten hat. Wir erstellen Bewerbungsunterlagen für Führungskräfte mit Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Kompetenzprofil in einem Layout, das einen Aufsichtsrat nicht ablenkt und einen Parser übersteht, und das passende LinkedIn-Profil, das Personalberater vor dem ersten Anruf aufrufen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Position und die Rolle, die Sie anstreben.