Executive Search für Führungskräfte: Ablauf der Direktsuche

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet Executive Search, und wo kommt Ihr Netzwerk ins Spiel?
2. Wie Executive Search abläuft, wenn Sie die gesuchte Führungskraft sind
3. Wie Researcher suchen und woher Ihr Name kommt
4. Off-Limits: warum ein Beraterhaus Sie nie anruft
5. Der erste Anruf im Büro: was der Berater bei der Direktansprache darf
6. Das Gespräch mit dem Headhunter vorbereiten, aus dem sein Bericht entsteht
7. Warum das Honorar des Beraters Ihre Stellung im Verfahren bestimmt
8. Was bei Executive Search für Vorstand und Geschäftsführung anders läuft
9. Ein strategisches Netzwerk aufbauen, das Personalberater als Quelle anrufen
10. Netzwerk pflegen, ohne um etwas zu bitten
11. Der nächste Schritt: Unterlagen und Profil, die ein Researcher richtig einsortiert

Was bedeutet Executive Search, und wo kommt Ihr Netzwerk ins Spiel?

Die kurze Antwort: Executive Search bezeichnet die Suche nach geeigneten Kandidaten für Führungspositionen und unternehmenskritische Schlüsselfunktionen durch eine Personalberatung, die im Auftrag eines Unternehmens arbeitet und die Kandidaten direkt anspricht. Bezahlt wird sie vom Auftraggeber. Sie als Kandidat zahlen nichts und erteilen auch keinen Auftrag.

Typische Suchaufträge gelten einer Geschäftsführung, einer Werkleitung oder der Leitung des Vertriebs. Der Berater übersetzt das Gespräch mit dem Mandanten in ein Suchprofil, ermittelt Personen, die in anderen Häusern dieselbe Aufgabe tragen, und legt eine Auswahl der geeigneten Persönlichkeiten vor. Im Deutschen heißt das Direktsuche oder Direktansprache, im Englischen direct search. Personalberater, Headhunter und Executive Search Consultants meinen dieselbe Person. Etwas anderes ist die Personalvermittlung, die Fach- und Spezialistenstellen auf Erfolgsbasis vermittelt, meist mit klassischer Personalbeschaffung über Anzeigen und mit Bewerbern, die sich beim Vermittler gemeldet haben.

Aus Ihrer Sicht gibt es damit zwei Wege. Bei der Suche durch den Berater werden Sie gefunden und entscheiden nur, ob Sie auffindbar sind und wie Sie antworten. Das Netzwerk ist der Weg, den Sie selbst gehen. Verbunden sind beide über den Researcher, der für einen Suchauftrag Namen sammelt und dafür auch Menschen fragt, die Sie kennen. Wie groß der Anteil der Personalsuche über Kontakte am Gesamtmarkt ist, misst das IAB. Bei 27% der Neueinstellungen des Jahres 2025 waren eigene Beschäftigte oder persönliche Kontakte entscheidend, Online-Kanäle kamen zusammen auf 52% (IAB-Forum, Kubis, Juni 2026). Eine eigene Zahl für die Führungsebene weist die Erhebung nicht aus, auch nicht für den verdeckten Stellenmarkt ab Bereichsleitung.

Wie Executive Search abläuft, wenn Sie die gesuchte Führungskraft sind

Kurz: Über Ihren Namen wird meist zweimal entschieden, bevor Sie etwas davon merken, bei der Zielfirmenliste und bei der Longlist. Danach entscheiden Sie mit, und ab dem vertraulichen Bericht entscheidet der Kunde des Beraters.

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse mit dem Kunden. Aus Aufgabe, Berichtslinie, finanzieller Ausstattung der Position und Unternehmenskultur entsteht ein detailliertes Anforderungsprofil, das der Kunde freigibt und das Sie in der Regel nicht vollständig zu sehen bekommen. Am Telefon hören Sie später eine Kurzfassung davon. Erfüllen Sie ein Kriterium darin nicht, hilft auch ein starker Lebenslauf wenig, weil sich der Berater mit jedem Vorschlag beim Kunden festlegt.

Zum Profil gehört die Zielfirmenliste mit den Unternehmen, Suchfeldern und Branchen, in denen gesucht wird. Der BPM/BDU-Leitfaden zur Zusammenarbeit mit Personalberatungen sieht vor, dass der Berater diese Liste dem Kunden zur Freigabe vorlegt und der Kunde Off-Limit-Adressen wie Kunden und Kooperationspartner benennt (BPM/BDU, April 2019). Steht Ihr Arbeitgeber auf der Zielfirmenliste, folgt die Identifikation, in der Beratersprache auch Ident oder Mapping genannt. Der Researcher rekonstruiert, wer dort die gesuchte Funktion innehat, und schreibt die Namen in eine Longlist.

Die Ansprache selbst ist ein kurzer Anruf, der Interesse, Ebene und Wechselzeitpunkt klärt. Passt das, folgt ein Interview beim Berater, in dem er Stationen, Verantwortung und Wechselmotiv prüft. Daraus schreibt er den vertraulichen Bericht, der Ihren Werdegang mit seiner Einschätzung Ihrer Eignung verbindet. Den Bericht liest der Kunde, bevor er Sie zum ersten Mal sieht.

Aus den Berichten stellt der Berater die Shortlist zusammen, meist drei bis fünf Profile. Der Kunde führt dann eigene Gesprächsrunden, und erst vor dem Vertrag holt der Berater formelle Referenzen ein, ausschließlich bei Personen, die Sie ihm mit Ihrer Zustimmung genannt haben. Ihren aktuellen Arbeitgeber spricht er ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis nicht an. Die Konditionen moderiert er im Auftrag seines Kunden, weshalb Sie Ihre Linie für die Gehaltsverhandlung ohne ihn vorbereiten. Bis zur Unterschrift vergehen meist mehrere Monate, dazu kommt Ihre Kündigungsfrist.

Wie Researcher suchen und woher Ihr Name kommt

Kurz: Ein Researcher arbeitet die Zielfirmenliste ab, filtert Business-Netzwerke und fragt Menschen, die das Marktumfeld kennen. Den ersten Anruf führt in vielen Beraterhäusern er und nicht der Partner.

Die Suche beginnt mit öffentlichen Quellen wie Firmenwebsites, Geschäftsberichten, Pressemitteilungen und dem Handelsregister. Daraus baut der Researcher je Zielfirma nach, wer die gesuchte Funktion innehat und wer darunter berichtet. Parallel filtert er Business-Netzwerke nach Funktionsbezeichnung, Unternehmen, Branche und Region. Ein Profil mit „Head of Supply Chain“ bei einem Automobilzulieferer erscheint bei der Suche nach Leitern Supply Chain in der Zulieferindustrie. Steht in der Kopfzeile Ihres LinkedIn-Profils nur „Director Operations“ ohne Bereich und Markt, fällt Ihr Profil durch diesen Filter.

Die dritte Quelle sind Menschen. Ein Researcher ruft Branchenkenner, frühere Kandidaten und Personen an, die das Haus schon platziert hat, und fragt, wen sie für diese Aufgabe empfehlen würden. Obwohl dieser Quellenanruf in keinem Leitfaden der Verbände beschrieben ist, bringt er bei Positionen ab Bereichsleitung gerade die Namen, die keine Datenbank kennt. Ob Ihr Name dabei fällt, entscheidet jemand aus Ihrem Umfeld.

Aus Datenbank, Netzwerk und Quellenanrufen wächst die Longlist weiter. Der Researcher qualifiziert am Telefon vor, und der Berater übernimmt das Gespräch erst mit den potenziellen Kandidaten, die ernsthaft in Frage kommen. Wo der Researcher vorqualifiziert, ist ein knapper, freundlicher Rückruf die Voraussetzung dafür, dass Sie den Berater kennenlernen.

Off-Limits: warum ein Beraterhaus Sie nie anruft

Kurz: Ein Berater spricht die Mitarbeitenden seiner eigenen Kunden nicht an, während des Auftrags und eine vereinbarte Zeit danach. Arbeitet ein Beraterhaus für Ihr Unternehmen, ruft es Sie für den geschützten Bereich nicht an, so gut Sie passen.

Im BPM/BDU-Leitfaden heißt die Regel Abwerbeverbot, Klientenschutz, Off-Limit- oder No-Touch-Regelung. Der Kunde legt fest, für welche Unternehmensbereiche sie gilt. Bei kleineren Unternehmen kann das ganze Haus gemeint sein, bei Konzernen meist nur ein Bereich wie die Corporate Functions, ein Standort oder eine Business Unit. Den Zeitraum legen große Beratungshäuser laut Leitfaden oft vertraglich fest, etwa auf sechs, zwölf oder achtzehn Monate nach der letzten Einstellung.

Für Sie entsteht daraus eine Landkarte mit blinden Flecken. Ihr Profil kann in der Datenbank eines Hauses liegen, das Sie für die vereinbarte Dauer nicht ansprechen darf, soweit Ihr Bereich geschützt ist, weil es im letzten Jahr eine Suche in Ihrem Bereich für Ihren Arbeitgeber abgeschlossen hat. Arbeiten Sie in einer anderen Sparte desselben Konzerns, kann ein Anruf dagegen kommen. Der Wechsel zu einem Wettbewerber verstößt gegen keine dieser Regeln, weil die Sperre nur den Kunden des Beraters schützt. Zielfirmenlisten enthalten meist gerade Wettbewerber.

Eine zweite Sperre kann Sie nach einem Wechsel über einen Berater treffen. Manche Häuser sichern ihren Kunden zu, platzierte Kandidaten nicht für weitere Suchaufträge anzusprechen. Das ist eine Zusage einzelner Anbieter und keine Regel der Verbände. Sie kann erklären, warum sich der Berater, der Sie vor drei Jahren vorgestellt hat, seither nicht mehr meldet. Arbeitet ein Haus für Ihren Arbeitgeber, fragen Sie, für welchen Bereich und wie lange die Sperre gilt, und setzen bis dahin auf andere Beraterhäuser.

Der erste Anruf im Büro: was der Berater bei der Direktansprache darf

Kurz: Der Berater darf Sie am Arbeitsplatz anrufen, nach Ihrem Interesse fragen, die Position knapp umschreiben und einen Termin vereinbaren. Das eigentliche Gespräch gehört nach der Rechtsprechung nicht in dieses Telefonat.

Der Bundesgerichtshof hat 2004 entschieden, dass ein Personalberater einen Arbeitnehmer am Arbeitsplatz in einem ersten Telefonat nach seinem Interesse an einer neuen Stelle fragen und diese kurz beschreiben darf. Wettbewerbswidrig wird der Anruf, wenn der Berater weiterspricht, obwohl der Angerufene kein Interesse hat, oder das Gespräch über eine knappe Stellenbeschreibung hinaus ausdehnt (BGH, Urteil vom 4. März 2004, I ZR 221/01). Die Regel betrifft das Verhältnis zwischen dem Berater und dem Arbeitgeber, dessen Leute er kontaktiert, und begründet für Sie keine Pflicht.

Am Telefon nennen Sie eine private Nummer und einen Termin nach Feierabend. Bis dahin bereiten Sie vor, was seriöse Personalberater im Erstgespräch von Ihnen wissen wollen und welche Fragen Sie selbst stellen, vom konkreten Suchauftrag bis zur Exklusivität.

Das Gespräch mit dem Headhunter vorbereiten, aus dem sein Bericht entsteht

Kurz: Passt das Telefonat am Abend, lädt Sie der Berater zu einem ausführlichen Interview ein, aus dem Ihr vertraulicher Bericht entsteht. Sie bereiten sich auf einen Text vor, den ein anderer über Sie schreibt.

Nach dem Leitfaden der Verbände führt der Berater dieses Interview persönlich, nur ausnahmsweise per Video und dann ohne Aufzeichnung. Er fragt entlang der Anforderungen der Position und stellt allen Kandidaten einer Suche gleiche oder ähnliche Fragen, damit er sie vergleichen kann (BPM/BDU, April 2019). Bitten Sie schon im Telefonat um die Positionsbeschreibung oder wenigstens um die Kernanforderungen. Zu jeder Anforderung legen Sie ein Ergebnis aus Ihrer Laufbahn zurecht, mit Größenordnung und Zeitraum, das Sie in wenigen Sätzen erzählen können. Fragt er nach Ihrem Wechselmotiv, genügt eine Antwort in zwei Sätzen darauf, was Sie suchen und warum gerade jetzt.

Im Bericht stehen laut Leitfaden neben dem Werdegang harte Fakten wie Gehalt und Kündigungsfrist, Ihre Kompetenzen und eine Begründung, warum Sie aus Sicht des Beraters für die Aufgabe geeignet sind. Für das Gehalt nennen Sie ein Jahreszielgehalt mit Spanne. Für den Bericht kann der Berater zusätzlich Ihr heutiges Gehalt erfragen. Ihre Kündigungsfrist nennen Sie so genau, wie sie im Vertrag steht. Titel und Zeiträume gleichen Sie vor dem Interview mit Ihrer Vita und Ihrem LinkedIn-Profil ab, weil der Berater Ihre Angaben aus dem Gespräch in den Bericht übernimmt.

Fragen Sie im Interview, ob im Verfahren eine Eignungsdiagnostik vorgesehen ist, beim Berater oder beim Kunden. Bei der Besetzung von Führungspositionen soll nach dem Leitfaden stets geprüft werden, ob ein solches Verfahren zum Einsatz kommt. Steht ein Management Audit an, wissen Sie früh, worauf Sie sich neben dem Vorstellungsgespräch beim Unternehmen einstellen.

Klären Sie vor dem Ende des Interviews, wann Sie erfahren, für welches Unternehmen der Berater sucht. Vereinbaren Sie außerdem, dass Ihr Bericht erst mit Ihrer Zustimmung beim Kunden liegt.

Warum das Honorar des Beraters Ihre Stellung im Verfahren bestimmt

Kurz: Wie der Berater bezahlt wird, entscheidet mit darüber, ob Ihr Lebenslauf nur mit Ihrer Zustimmung bei einem Unternehmen landet. Fragen Sie deshalb im Erstgespräch, auf welcher Basis gesucht wird.

Executive Search läuft üblicherweise als Retained Search. Der Kunde zahlt ein Festhonorar in Raten, besonders häufig nach der Drittelregelung mit einer Rate bei Auftragsvergabe, einer nach der Präsentation der Kandidaten und einer bei Vertragsschluss. Bezugsgröße ist nach dem BPM/BDU-Leitfaden häufig die Vergütung der zu besetzenden Position, und Berater berechnen oft um die 30% des Jahresbruttoeinkommens. Weil der Retainer unabhängig vom Ergebnis fließt, kann sich der Berater über Monate einem Suchauftrag widmen und führt ihn in der Regel exklusiv.

Bei der Contingency Search verdient das Haus erst, wenn sein Kandidat eingestellt wird, und mitunter arbeiten mehrere Anbieter parallel am selben Auftrag. Unter diesem Druck versenden manche Anbieter Lebensläufe, ohne dass die Betroffenen davon wissen. Die anzeigengestützte Suche, auch Selection genannt, läuft über eine Stellenanzeige des Beraters, meist mit Kennziffer und ohne den Namen des Unternehmens. Dort bewerben Sie sich selbst, und der Berater entscheidet, wem er Ihre Bewerbung zeigt.

Was bei Executive Search für Vorstand und Geschäftsführung anders läuft

Kurz: Auf C-Level vertritt ein Gremium das auftraggebende Unternehmen, und der Berater schreibt das Kandidatenprofil für dieses Gremium. Seine Einschätzung prägt die engere Auswahl stärker als auf den Ebenen darunter.

Einen Vorstand sucht der Aufsichtsrat, häufig über seinen Personalausschuss, bei einer GmbH suchen die Gesellschafter oder ein Beirat. Das Gremium führt später auch das Vorstellungsgespräch für Vorstand und Geschäftsführung. Es besteht aus mehreren Personen, die sich untereinander abstimmen müssen, und liest vor dem ersten Gespräch den vertraulichen Bericht des Beraters zusammen mit Ihrer C-Level-Bewerbung. Der Bericht beeinflusst, wer eingeladen wird und welche Fragen Ihnen dort gestellt werden.

Die Diskretion ist auf dieser Ebene strenger, weil der amtierende Stelleninhaber manchmal noch nichts von der Suche weiß. Den Namen des Unternehmens erfahren Sie deshalb spät, und vorher fragt der Berater nach möglichen Interessenkonflikten wie einem Aufsichtsratsposten oder Beteiligungen.

Ein strategisches Netzwerk aufbauen, das Personalberater als Quelle anrufen

Kurz: Das Netzwerk, das Ihnen im Executive Search nützt, besteht aus den Menschen, die ein Researcher anruft, wenn er Namen für Führungs- und Schlüsselpositionen sucht. Das sind weniger Leute, als die Verbindungszahl in Ihrem Profil vermuten lässt.

Nach unserer Erfahrung aus der Recruiting-Praxis fragen Researcher dafür etwa frühere Vorgesetzte, Beiratsmitglieder, Wirtschaftsprüfer, Anwälte, Unternehmensberater und Verbandsvertreter Ihres Fachgebiets, weil diese über mehrere Unternehmen hinweg sehen, wer was verantwortet und wessen Fachkompetenz im Markt anerkannt ist. Dazu kommen Berater aus früheren Verfahren und Kollegen, die selbst über einen Berater gewechselt sind. Gehen Sie Ihre Kontakte mit einer einzigen Frage durch. Welche davon würden Ihren Namen nennen, wenn ein Researcher nach jemandem für Ihre Aufgabe fragt, und könnten begründen, warum?

Solche Kontakte entstehen dort, wo man Sie arbeiten sieht. Das sind Projekte mit Externen, Verbandsgremien sowie Branchen- und Fachveranstaltungen, bei denen ein Berater Ihre Ebene und Ihre Kenntnisse der Branche erlebt, sobald Sie auf dem Podium sitzen oder einen Vortrag halten. Wer im Sinne des Personal Branding zusätzlich Fachbeiträge schreibt, wird auch von Beratern gesehen, die er nie getroffen hat. Nach einem guten Gespräch schreiben Sie innerhalb weniger Tage eine kurze Nachricht mit Bezug auf das Gesagte.

Eine Kontaktanfrage in einem Business-Netzwerk an jemanden, den Sie nicht persönlich kennen, enthält einen Satz dazu, woher Sie von der Person wissen oder was Sie an ihrer Arbeit beschäftigt. An eine bestimmte Person in einem Zielunternehmen kommen Sie besser über einen gemeinsamen Kontakt heran, der Sie vorstellt oder Ihre Initiativbewerbung ankündigt.

Netzwerk pflegen, ohne um etwas zu bitten

Kurz: Melden Sie sich einige Male im Jahr, bevor Sie etwas brauchen. Jede dieser Nachrichten bringt dem anderen etwas, das ihm nützt.

Eine Bitte nach zwei Jahren Funkstille verbraucht den Kontakt genau dann, wenn Sie ihn brauchen. Halten lässt er sich mit einem Hinweis auf eine Entwicklung im Markt des anderen oder mit der Vorstellung eines Menschen, der ihm weiterhelfen kann. Dafür genügt eine kurze Liste der Namen, auf die es ankommt, mit dem letzten Kontakt und dem nächsten Anlass, die Sie in festen Abständen durchgehen.

In ungekündigter Stellung fällt Pflege nicht auf, wenn sie schon immer lief. Auffällig wird die plötzliche Betriebsamkeit nach Jahren der Stille. Über Interna Ihres Arbeitgebers schweigen Sie im Gespräch mit Beratern und Kontakten, weil jeder Zuhörer daraus schließt, wie Sie mit seinen Interna umgehen würden. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot betrifft erst den Wechsel selbst und nicht das Gespräch darüber. Ob eines gilt, prüfen Sie, bevor Sie einem Berater zusagen.

Legen Sie sich außerdem eine Antwort in zwei Sätzen auf die Frage zurecht, was Sie eigentlich suchen, am besten als Kern Ihrer Bewerbungsstrategie, in der auch die Reihenfolge von Netzwerk und Berater steht. Ohne diese Antwort kann Sie niemand weiterempfehlen, auch wenn er es möchte. Führt ein Kontakt zu einem Gespräch über eine Vakanz, folgt das förmliche Verfahren trotzdem, oft mit einem Berater, den das Unternehmen inzwischen beauftragt hat.

Auch die Berater selbst gehören zu diesem Netzwerk. Ruft ein Researcher an und der Auftrag passt nicht, antworten Sie trotzdem zügig, nennen den Grund in einem Satz und empfehlen, wenn Sie können, eine passende Person. In diesem Moment sind Sie selbst die Quelle, die er angerufen hat. Nach unserer Einschätzung notieren Berater, wer verlässlich antwortet und wer Namen kennt, und lesen diese Notiz beim nächsten Auftrag wieder. Hat sich Ihre Verantwortung verändert, etwa durch einen größeren Bereich oder eine neue Rolle, schicken Sie den Beratern, die Sie kennen, eine kurze Nachricht dazu.

Der nächste Schritt: Unterlagen und Profil, die ein Researcher richtig einsortiert

Nennt eine Quelle Ihren Namen, prüft der Berater ihn an Ihrem Profil und Ihrer Vita, bevor Sie zum ersten Mal angerufen werden. Dort muss stehen, was die Quelle am Telefon nur andeuten kann, nämlich Funktion, Ebene und Ergebnisse mit Zahl, die er später in den vertraulichen Bericht übernimmt. Eine Vita, die Zuständigkeiten statt Ergebnisse aufzählt, gibt ihm dafür nichts. Wir erstellen Bewerbungsunterlagen für die Führungsebene und das LinkedIn-Profil so, dass sie die Begründung schriftlich liefern, die Ihr Umfeld am Telefon gibt, und zwar in den Begriffen, nach denen Researcher filtern. Wir kennen keine Suchaufträge und vermitteln nicht. Unterlagen für Geschäftsführung und Vorstand beschreibt die Seite Bewerbung für Geschäftsführer, das Profil für die Ebenen darunter die Seite LinkedIn-Profil für Führungskräfte. Den Ablauf eines Auftrags finden Sie unter Bewerbung schreiben lassen. Am Anfang steht ein unverbindliches, vertrauliches Gespräch darüber, welche Rolle Sie anstreben und was Ihre Unterlagen dafür zeigen müssen.