Headhunter finden: gute Headhunter erkennen und ansprechen

Was macht ein Headhunter im Unterschied zu Personalvermittlung und Personalberatung?

Die kurze Antwort: Ein Headhunter sucht im Auftrag eines Unternehmens Kandidaten für eine bestimmte Stelle, meist eine Führungsposition, die vertraulich und ohne Ausschreibung besetzt werden soll. Bezahlt wird er vom Unternehmen, und daran richtet sich alles aus, was er für Sie tun kann.

Ein Unternehmen, das eine Werksleitung oder einen kaufmännischen Geschäftsführer sucht, schreibt diese Position selten aus. Es erteilt einer Personalberatung das Mandat, Führungskräfte zu finden, die sich nicht bewerben, und der Berater spricht Kandidaten direkt an, auch in fester Anstellung. Diese Direktsuche unterscheidet Headhunting von der klassischen Suche nach Fach- und Führungskräften über Anzeigen und eingehende Bewerbungen. Der Berater erhält vom Auftraggeber ein Anforderungsprofil mit Stationen, Verantwortungsumfang und Gehaltsrahmen, sucht in seinem Netzwerk und seinem Pool, führt Gespräche und legt nach einigen Wochen eine engere Auswahl vor, oft eine Handvoll Kandidaten, für die er einsteht.

Zwei Anbieter treten unter ähnlichen Namen auf. Der Vermittler schlägt konkrete offene Stellen vor, oft auf Erfolgsbasis und aus Anzeigen heraus. Vermittlung ist bei der Suche nach Fachkräften und Spezialisten üblich. Der Headhunter, im Deutschen meist Personalberater oder Executive-Search-Berater genannt, konzentriert sich auf Schlüsselpositionen und seltene Expertenrollen, für die klassisches Recruiting selten geeignete Kandidaten liefert. Wofür Unternehmen Headhunter einschalten, sagt Ihnen also, ob Sie für diese Berater interessant sind: ab der Bereichsleitung, mit erkennbarer Ebene und Qualifikation.

Wer nach einem „Headhunter für Bewerber“ sucht, findet keinen, weil der Berater für das Unternehmen arbeitet. Einen Auftrag von Ihnen nimmt er nicht an, und wer als Kandidat einen Headhunter beauftragen möchte, landet bei Vermittlern oder Karriereberatern. Bei der Stellensuche ab Bereichsleitung lohnt sich der Kontakt trotzdem, weil ein großer Teil dieser Positionen nie in einer Anzeige erscheint. Wer den verdeckten Stellenmarkt erreichen will, braucht Berater, die dort suchen, und ein Umfeld, das seinen Namen nennt, wenn ein Berater anruft. Dieses Umfeld pflegen Sie durch Networking im Executive Search.

Headhunter finden nach Branche, Spezialisierung und Ebene

Kurz: Gesucht ist der Berater, der in Ihrer Branche nachweislich Mandate auf Ihrer Ebene führt, und die Größe der Beratung sagt darüber nichts. Vier Quellen führen zum richtigen Headhunter.

Legen Sie vorher fest, wonach Sie suchen: Funktion, etwa Leitung Finanzen, Branche, etwa Medizintechnik, Ebene, etwa Bereichsleitung oder Geschäftsführung, und Region. Personalberater ordnen potenzielle Kandidaten in genau diese Kategorien ein, und wer nach denselben Kategorien gezielt sucht, landet bei den Beratern, die ihn später anrufen.

Stellenanzeigen der Beratungen

Beratungen schreiben einen Teil ihrer Mandate unter eigenem Namen aus, meist mit Kennziffer und ohne den Namen des Unternehmens, und nennen in der Anzeige den zuständigen Berater. Suchen Sie in den Stellenportalen nach Ihrer Zielfunktion zusammen mit Formulierungen wie „im Auftrag unseres Mandanten“ und notieren Sie über einige Wochen, welche Beratung wiederholt Positionen wie Ihre ausschreibt und welcher Berater dafür steht. Eine Beratung, die in einem Quartal dreimal eine Werksleitung für Zulieferer sucht, sucht sie auch ohne Anzeige.

Verzeichnisse der Verbände BDU und AESC

Der Fachverband Personalberatung im Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) führt seine Mitglieder mit ihren Schwerpunkten, die AESC die international arbeitenden Executive-Search-Beratungen. Beide Listen zeigen, wer sich auf was spezialisiert hat, und die Mitgliedschaft dient in Gesprächen als Hinweis auf Seriosität. Die Prüfung der Arbeitsweise ersetzt sie nicht.

Beratersuche auf LinkedIn

Die Personensuche findet Berater über Titel und Branche. Suchen Sie nach „Partner“ oder „Principal“ zusammen mit Ihrem Markt und dem Wort Executive Search und lesen Sie, welche Positionen die Person in ihren Beiträgen und in ihrem Werdegang nennt. Wer seit Jahren Mandate im Anlagenbau kommentiert, kennt die Firmen, für die Sie infrage kommen, und hat die Expertise, Ihr Profil dort einzuordnen. Folgen Sie einer Handvoll dieser Berater, bevor Sie schreiben. So sehen Sie, auf welcher Ebene sie arbeiten und mit welchem Ton.

Empfehlungen und frühere Verfahren

Die verlässlichste Quelle bleibt Ihr Umfeld. Fragen Sie Kollegen, die über eine Beratung gewechselt sind, welcher Personalberater sie begleitet hat und wie das Verfahren lief. Berater, die sich in früheren Jahren bei Ihnen gemeldet haben, haben Ihr Profil damals bereits eingeordnet. Eine kurze Nachricht mit dem Stand von heute bringt Sie in ihrem Pool wieder nach oben.

Aus diesen Quellen entsteht eine Liste von drei bis fünf Beratungen. Prüfen Sie bei jeder, auf welcher Ebene sie arbeitet. Wer Mandate für Bereichsleiter und Geschäftsführer im Mittelstand führt, nimmt einen Abteilungsleiter kaum in den Pool auf. Die Ebene erkennen Sie an den ausgeschriebenen Positionen und ihren Gehaltsrahmen. Bei einer größeren Beratung erfragen Sie im Sekretariat oder auf den Beraterseiten, welcher Berater Ihre Branche verantwortet.

Woran Sie gute Headhunter und eine seriöse Personalberatung erkennen

Kurz: Ein professioneller Headhunter nennt Ihnen das Mandat und spätestens vor der Vorstellung den Kunden, gibt Ihre Unterlagen nur mit Ihrer Zustimmung weiter und verlangt von Ihnen kein Geld. Die Tabelle zeigt, woran Sie diese Merkmale erkennen.

„Headhunter“ und „Personalberater“ sind keine geschützten Berufsbezeichnungen. Jeder darf sich so nennen.

Fragen Sie jeden Berater zuerst, welche Positionen auf Ihrer Ebene er in den letzten zwei Jahren besetzt hat. Diese Antwort wiegt mehr als jedes andere Kriterium. Wer das kann, hat die Kunden, für die Sie infrage kommen. Namen darf er oft nicht nennen, eine Beschreibung schon, etwa „kaufmännische Geschäftsführung eines Zulieferers mit 800 Mitarbeitern“. Wer auch das nicht kann, sammelt Profile für Mandate, die er noch nicht hat. Ein seriöser Headhunter sagt das offen.

Wie Sie per Initiativbewerbung Kontakt zu einem Headhunter aufnehmen

Kurz: Die erste Nachricht ist kurz, nennt Position, Ebene, Branche, Zielrichtung, Gehaltsrahmen und Wechselzeitpunkt und geht an einen Berater mit Namen. Ein klassisches Anschreiben braucht sie nicht. Dessen Regeln gelten hier nur für den Ton.

Adressieren Sie die Nachricht an den Berater, den Ihre Recherche ergeben hat, per Mail oder als Nachricht im Netzwerk, und hängen Sie ein Kurzprofil auf einer Seite und die Vita an. Das folgende Beispiel ist erfunden und zeigt die Bauweise. Übernehmen Sie die Struktur, nie die Sätze, weil Berater Formulierungen aus dem Netz wiedererkennen.

Beispiel: „Sehr geehrte Frau [Name], Ihre Beratung hat in den vergangenen Monaten mehrfach Leitungspositionen im Finanzbereich mittelständischer Medizintechnikhersteller ausgeschrieben. Ich leite seit fünf Jahren das Finanzwesen eines Herstellers mit 600 Mitarbeitern und drei Standorten und strebe als nächsten Schritt die kaufmännische Geschäftsführung in einem produzierenden Unternehmen mit 300 bis 1.500 Mitarbeitern an. Mein Zielgehalt liegt zwischen 180.000 und 200.000 Euro, ein Wechsel ist frühestens in sechs Monaten möglich. Mein Arbeitgeber weiß von dieser Anfrage nichts. Ich bitte um vertrauliche Behandlung und um einen Hinweis, falls Sie für mein Unternehmen tätig sind. Kurzprofil und Vita sind angehängt. Mit freundlichen Grüßen“

Danach kommt meist eine kurze Bestätigung, manchmal ein Telefonat, und dann oft über Monate nichts. Das ist kein Desinteresse. Ohne passendes Mandat gibt es nichts zu besprechen.

Das Erstgespräch mit dem Headhunter vorbereiten

Kurz: Im ersten Gespräch prüft der Berater, ob Sie fachlich und vom Timing her zu seinem Mandat passen, und Sie erfahren, ob das Mandat einen Wechsel wert ist.

Ruft ein Berater an, ohne dass Sie ihn kontaktiert haben, bitten Sie um einen Termin, statt sofort zu sprechen; sonst sitzen Sie mit halber Aufmerksamkeit am Schreibtisch Ihres Arbeitgebers. Vor dem Termin prüfen Sie Beratung und Person auf deren Profilen und anhand der Checkliste oben.

Halten Sie fünf Dinge bereit: die aktuelle Vita, den Wechselgrund in zwei Sätzen, die Zielposition, den Gehaltsrahmen als Spanne und die Kündigungsfrist. Ein Berater fragt nach der Kündigungsfrist, weil sein Kunde die Position meist früher besetzen will. Oft ist sie verhandelbar. Dann stellen Sie Ihre Fragen. Gibt es ein konkretes Mandat, oder geht es um die Aufnahme in den Pool? Seit wann ist die vakante Position unbesetzt und warum? Wer entscheidet, an wen berichtet die Position, wie weit ist die Auswahl, und arbeitet die Beratung exklusiv für dieses Unternehmen?

Sprechen Sie über Wirkung statt über Stationen, genau wie später im Vorstellungsgespräch beim Unternehmen: welche Veränderung Sie verantwortet haben, in welcher Größenordnung, mit welchem Ergebnis. Ein Berater, der Sie seinem Kunden in einem Satz vorstellen kann, ruft Sie an. Im Beispiel oben lautet dieser Satz: Leitung Finanzen eines Herstellers mit 600 Mitarbeitern, bereit für die kaufmännische Geschäftsführung. Sagen Sie außerdem klar, was nicht verhandelbar ist, etwa Standort, Reisetätigkeit oder ein Umzug. Ein Absprung im dritten Gespräch kostet Sie beim Berater mehr als eine Absage im ersten.

Wie die Zusammenarbeit mit Headhuntern läuft und wer sie bezahlt

Kurz: Diskretion ist die Grundlage der Zusammenarbeit, Exklusivität ein Hinweis auf die Nähe des Beraters zum Kunden, und das Honorar zahlt in jedem Fall das Unternehmen.

Vertraulichkeit gilt in beide Richtungen. Der Berater nennt seinen Kunden erst, wenn er Sie vorstellen will, und Sie behandeln das Mandat vertraulich, auch gegenüber Kollegen, die dafür infrage kämen. Dasselbe erwarten Sie von Personalberatern, die Sie unaufgefordert anrufen. Fragen Sie den Berater nach den Datenschutzregeln seiner Beratung: wie lange Ihre Unterlagen gespeichert bleiben und wer im Haus sie einsehen kann. Wer Ihren Namen aus einem laufenden Verfahren weitergibt, arbeitet nicht seriös.

Exklusivität heißt, dass nur eine Beratung das Mandat bearbeitet. Solche Verfahren laufen meist strukturierter, mit kürzeren Wegen und höherer Priorität, weil der Berater keinen Wettbewerber um dasselbe Mandat fürchten muss. Bei einer Retained-Suche ist er außerdem unabhängig vom Ergebnis bezahlt. Ein Qualitätsmerkmal für sich ist Exklusivität nicht. Einen zweiten Weg ins Unternehmen brauchen Sie für diese Position nicht. Eine parallele Bewerbung dort landet meist ohnehin beim Berater und lässt Sie ausgerechnet bei dem Menschen unabgestimmt wirken, der Sie vertreten soll. Legt Ihr Arbeitgeber während des Verfahrens ein Gegenangebot vor, erfährt der Berater es von Ihnen, bevor Sie entscheiden. Wie Sie es bewerten, steht in den Fragen zum Vorstellungsgespräch.

Die Vergütungsmodelle erklären das Tempo. Bei der Retained-Suche zahlt das Unternehmen in Teilbeträgen unabhängig vom Ergebnis, bei der Contingency-Suche nur bei Besetzung der Position. Das Honorar liegt typischerweise zwischen 20% und 35% des Bruttojahresgehalts. Für Sie entstehen keine Kosten. Verlangt jemand welche, haben Sie keinen Headhunter vor sich.

Nach dem ersten Gespräch bleibt die Beziehung Ihre Aufgabe. Eine kurze Nachricht alle sechs bis zwölf Monate mit dem Stand, etwa neuer Verantwortung oder neuer Wechselbereitschaft, hält Ihren Eintrag im Pool aktuell. Wöchentliche Nachfragen, ob es etwas Neues gibt, erreichen das Gegenteil. Personalberater, die Sie über Jahre kennen, schätzen Ihre Stärken besser ein und rufen wegen der Mandate an, die zu Ihnen passen.

Welche Unterlagen der Headhunter braucht

Kurz: Ein Berater greift Monate nach dem ersten Kontakt auf Ihre Unterlagen zurück und muss daraus in zwei Minuten Ebene, Verantwortung und Ergebnisse ablesen.

Das Kurzprofil auf einer Seite trägt oben rechts das Datum und nennt aktuelle Position, Verantwortungsgrößen wie Budget, Mitarbeiter und Standorte, drei Ergebnisse mit Zahl und Zeitraum und die Zielrichtung. Die Vita dahinter, drei bis vier Seiten, bezeichnet Rollen so, wie der Markt sie nennt, führt Zeiträume ohne Lücken auf und wechselt von Zuständigkeiten zu Wirkung, also Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis. Personalberater prüfen zuerst Level, Stationen, Verantwortungsumfang, Brüche und Leistung, also genau das, was auf die erste Seite des Lebenslaufs gehört. Klären Sie vor dem Versand, ob der Berater Kurzprofil und Vita erwartet oder die vollständige Mappe mit Zeugnissen, die er auf Führungsebene spätestens vor der Vorstellung beim Kunden anfordert.

Lebenslauf und Referenzen gehören zusammen. Halten Sie zwei bis drei Personen bereit, die der Berater mit Ihrer Zustimmung anrufen darf, etwa einen früheren Vorgesetzten oder einen Beiratsvorsitzenden, und kündigen Sie den Anruf dort an. Gehen Sie beim alten Arbeitgeber im Guten, weil Berater dort Stimmen einholen, oft informell und Jahre später. Reichen Sie alles als PDF ein und achten Sie darauf, dass Kurzprofil, Vita und Ihr Profil im Netz dieselbe Funktionsbezeichnung tragen.

Wie Headhunter Sie per Direktansprache finden

Kurz: Berater suchen im Netzwerk nach Funktionsbezeichnung, Branche und Ebene, und Ihr Profil erscheint nur, wenn diese Begriffe in Kopfzeile und Stationen stehen.

Für Berater ist Active Sourcing, die Suche und Ansprache von Kandidaten, die sich nicht bewerben, der Normalfall. Laut einer Bitkom-Erhebung (2024) rekrutieren auch 28% der deutschen Unternehmen selbst auf diesem Weg über Business-Netzwerke. Ihre Recruiter arbeiten mit denselben Filtern wie Berater: Titel, Unternehmen, Branche, Region, Berufserfahrung. Ein Profil mit „Leitung Einkauf“ bei einem Pharmahersteller erscheint bei der Suche nach Einkaufsleitern in der Pharmaindustrie; eines mit „Senior Manager“ ohne Bereich und Markt erscheint bei keiner Suche.

Die Kopfzeile nennt Funktion, Branche und Ebene statt eines Slogans. Die Stationen tragen Verantwortungsgrößen und je ein Ergebnis, das mit der Vita übereinstimmt, weil der Berater beide vergleicht, bevor er anruft. Und das Profil zeigt in Maßen Aktivität, etwa einen Kommentar zu einem Thema Ihres Fachs, damit erkennbar ist, dass es gepflegt wird. Empfehlungen früherer Vorgesetzter stützen die Einordnung.

Sichtbarkeit entsteht auch außerhalb des Netzwerks, durch Vorträge auf Fachveranstaltungen und Arbeit in Verbänden, weil Berater dort Führungskräfte mit erkennbarer Ebene erleben. XING spielt für die Ansprache eine kleinere Rolle als früher, ein gepflegtes Profil dort schadet aber nicht. Für das LinkedIn-Profil gilt zusätzlich eine Vorsicht: Die Einstellung, mit der Sie Ihre Wechselbereitschaft nur Recruitern mit Lizenz anzeigen, schließt den eigenen Arbeitgeber nicht sicher aus.

Maßgeschneiderte Bewerbungen

Experten-Tipp

Ein Berater ist keine Notfallnummer. Pflegen Sie den Kontakt, bevor Sie ihn brauchen: Antworten Sie professionell, auch wenn eine Anfrage gerade nicht passt, und empfehlen Sie Kollegen. Berater merken sich Verlässlichkeit und kommen mit den passenden Mandaten zurück.

Christina Becker

Executive Recruiting & LinkedIn-Branding Expertin

Vertrauliches Erstgespräch vereinbaren

Der nächste Schritt: Unterlagen, die ein Headhunter seinem Kunden vorlegt

Ob ein Berater Sie anruft, entscheidet sich an dem, was er in zwei Minuten aus dem Kurzprofil auf einer Seite, der Vita und dem Profil im Netzwerk lesen kann. Wir erstellen diese drei Dokumente so, dass sie dieselbe Funktion, dieselbe Ebene und dieselben Ergebnisse nennen und ein Berater Sie seinem Kunden in einem Satz vorstellen kann. Den Rahmen finden Sie unter Bewerbung für Führungskräfte, für Geschäftsführung und Vorstand unter Bewerbung für Geschäftsführer und LinkedIn-Profil für Geschäftsführer, den Ablauf unter Bewerbung schreiben lassen. Acht Fragen, an denen Sie einen seriösen Anbieter erkennen, stehen im Beitrag zum Bewerbungsservice für Führungskräfte. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem unverbindlichen, vertraulichen Gespräch über Ihre Ausgangslage und die Position, die Sie anstreben.