Zwischenzeugnis als Führungskraft: Arbeitszeugnis im Amt

Wann Sie als Führungskraft ein Zwischenzeugnis verlangen können

Die kurze Antwort: Sobald sich über Ihnen oder um Ihre Rolle herum etwas ändert, das Ihre bisherige Leistung aus dem Blick geraten lassen kann. Auf Führungsebene wechseln Berichtslinien, Zuschnitte und Eigentümer immer wieder, ohne dass sich an der eigenen Arbeit etwas geändert hätte, und jedes dieser Ereignisse kann einen Anlass liefern.

Das Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Es beurteilt Aufgaben, Leistung und Verhalten wie ein Zeugnis zum Austritt, steht aber im Präsens und nennt kein Austrittsdatum. Das Zwischenzeugnis für die Führungskraft hält die Bewertung einer Rolle fest, solange die Menschen noch im Haus sind, die diese Rolle beurteilen können. Ein Personalberater, der später Ihre Unterlagen liest, sieht darin oft die einzige schriftliche Bewertung Ihrer jetzigen Aufgabe.

Kein eigenes Gesetz wie beim Arbeitszeugnis, aber ein triftiger Grund reicht

§ 109 der Gewerbeordnung (GewO) regelt nur das Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und gibt dort jedem Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ein Zwischenzeugnis können Sie verlangen, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Als solchen Grund erkennt die Rechtsprechung etwa einen neuen Vorgesetzten oder die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an. Manche Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen ein solches Zeugnis zusätzlich ausdrücklich vor. Für eine diskrete Suche liefert ein Vorgesetztenwechsel einen Anlass, der nichts über Ihre Pläne verrät.

Das BAG hat den Weggang eines Vorgesetzten, dem ein Beschäftigter mehrere Jahre fachlich unterstellt war, als triftigen Grund anerkannt (Urteil vom 01.10.1998, 6 AZR 176/97). Entschieden wurde der Fall zu einer tariflichen Zeugnisregel. Als triftig gilt danach jeder Grund, der das Verlangen bei verständiger Betrachtung berechtigt erscheinen lässt. Nach unserer Einschätzung wird dieser Maßstab in der Praxis auch ohne Tarifregel angelegt. Für Manager und Führungskräfte passt er gut, weil ein Wechsel in Geschäftsführung oder Berichtslinie genau die Person austauschen kann, die ihre Arbeit beurteilt. Als Anlass genannt werden auch ein Wechsel der Abteilung oder ein Einsatz in verschiedenen Abteilungen mit jeweils anderem Vorgesetzten.

Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und öffentlicher Dienst

Im öffentlichen Dienst regelt § 35 TVöD diese Frage ausdrücklich. Nach Absatz 2 können Beschäftigte aus triftigen Gründen auch während der Beschäftigung ein Zeugnis verlangen, und Absatz 4 schreibt vor, das Zeugnis unverzüglich auszustellen. Absatz 1 verlangt schon für das Zeugnis zum Ende der Beschäftigung Angaben zu „Führung und Leistung“, wobei „Führung“ dort das dienstliche Verhalten meint. Außerhalb des öffentlichen Dienstes lohnt vor jeder Bitte ein Blick in Arbeitsvertrag und Tarifvertrag, weil eine dort vereinbarte Regel Ihrer Bitte eine feste Grundlage gibt. Wer seinen Anstellungsvertrag neu verhandelt, kann den Anspruch für bestimmte Anlässe gleich dort vereinbaren, etwa für den Wechsel der Berichtslinie.

Anlässe für ein Zwischenzeugnis auf Führungsebene

Kurz: Jeder Anlass hat auf Führungsebene einen richtigen Zeitpunkt und einen passenden Aussteller. Die Übersicht ordnet die üblichen Gründe danach, was für Sie an ihnen hängt.

Beim Vorgesetztenwechsel zählt die Reihenfolge. Die Bitte gehört in die Wochen zwischen Ankündigung und Weggang, weil nur der scheidende Vorgesetzte Ihre Arbeit aus eigener Anschauung bewerten kann. Sein Nachfolger müsste sich auf Zielvorgaben, Protokolle und die Auskunft Dritter stützen und könnte Ergebnisse nur so konkret beschreiben, wie sie dort dokumentiert sind.

Bei einer Beförderung geht es um die Rolle, die Sie verlassen. Diese Rolle war die Grundlage für den Aufstieg. In ein paar Jahren erinnert sich kaum jemand an ihre Größenordnung. Ein Zwischenzeugnis über die bisherige Aufgabe hält diese Größenordnung fest und trägt auch eine spätere interne Bewerbung.

Ein Betriebsübergang, etwa im Rahmen eines Carve-outs, wechselt den Arbeitgeber und damit den, der am Ende das Zeugnis schreibt. Das BAG hat entschieden, dass der Erwerber an ein Zwischenzeugnis gebunden ist, das der bisherige Arbeitgeber vor dem Übergang erteilt hat (Urteil vom 16.10.2007, 9 AZR 248/07).

Vor einer Elternzeit oder einem Sabbatical sichert das Zwischenzeugnis den Stand vor der Pause. Bei einem Jobwechsel aus ungekündigter Position belegt es Ihre jetzige Aufgabe. Zeichnet sich eine Trennung ab, gehört das Zwischenzeugnis in die Verhandlung über den Aufhebungsvertrag, gemeinsam mit Freistellung und Abfindung. Droht eine Kündigung, ist es womöglich das letzte Dokument, das noch ohne Konflikt entsteht.

Was ins Zwischenzeugnis gehört: Inhalt wie im Arbeitszeugnis der Führungskraft

Kurz: Dieselben Bausteine wie im Arbeitszeugnis für Manager zum Austritt, dazu alles, was die Größe der Rolle messbar macht. Ein Zwischenzeugnis, das wie ein einfaches Arbeitszeugnis nur Art und Dauer der Tätigkeit nennt, hilft auf dieser Ebene kaum, und ein Zeugnis ohne Führungsbezug trägt für die nächste Führungsposition nicht.

Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung im Managerzeugnis

Die Aufgabenbeschreibung ist im Arbeitszeugnis einer Führungskraft der Teil, den ein späterer Leser zuerst mit dem Lebenslauf vergleicht. Dieser Teil macht die hierarchische Einordnung klar, indem er nennt, ob die Führungskraft direkt dem Geschäftsführer unterstellt ist oder an einen Bereichsleiter berichtet und welche Bereiche sie verantwortet. Dazu kommen der Umfang der Personalverantwortung mit der Zahl der direkt und indirekt geführten Mitarbeitenden, das Budget in einer Größenordnung sowie Angaben zum Verantwortungsumfang und zu Vollmachten wie Prokura oder Handlungsvollmacht. Bei leitenden Angestellten und Prokuristen reicht das Wort Prokura allein selten. Der Text sollte auch sagen, wofür sie gebraucht wurde, etwa für Verträge oder die Einstellung von Personal. Nach längerer Zugehörigkeit stehen die Tätigkeiten in chronologischer Reihenfolge. Fehlt eine dieser Angaben, wirkt die Rolle kleiner, als sie war. Konkrete Erfolgsbeispiele und ihre Zahlen sollten zu denen in Ihrem Lebenslauf passen, weil ein Personalberater beide Dokumente nebeneinanderlegt.

Weil die Rolle weiterläuft, darf das Zwischenzeugnis auch laufende Vorhaben nennen. Ein Umbau, der zur Hälfte umgesetzt ist, steht dann mit dem Stand zum Ausstellungsdatum im Text. Den Abschluss ergänzt der Aussteller im späteren Zeugnis.

Mitarbeiterführung, Führungsstil und besondere Erfolge

Die Beurteilung der Führungsleistung gehört in einen eigenen Absatz. Dieser Absatz bewertet den Führungsstil, die Entwicklung der Mitarbeitenden und die Delegation und nennt in den oberen Stufen Ergebnisse mit Größenordnung. Ein Zeugnis ohne diesen Absatz liest mancher Empfänger als Hinweis auf Führungsschwäche. Ein geübter Leser trennt Führungsstil und Führungserfolg. Ein motivierender Führungsstil ohne erreichtes Ziel wiegt für ihn weniger als ein Satz, der beides verbindet.

Sind Sie direkt der Geschäftsführung unterstellt, bewertet der Text zusätzlich strategisches und unternehmerisches Handeln, etwa bei einem Umbau der Organisation oder in der Arbeit mit Gremien. Beim Sozialverhalten nennt das Zeugnis das Verhalten gegenüber Vorgesetzten zuerst, dann das Verhältnis zu den Kollegen auf gleicher Ebene und zu den Mitarbeitenden. Auf höherer Ebene stehen Geschäftsführung, Gesellschafter oder Aufsichtsrat an erster Stelle, der Betriebsrat folgt als eigene Gruppe.

Formulierung im Präsens, Anlass und Schlussformel

Im Zwischenzeugnis stehen die Formeln im Präsens („erledigt“ statt „erledigte“), und die Zeile zum Ausscheiden entfällt, weil niemand geht. An ihre Stelle tritt üblicherweise der Satz „Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit“. Mit dieser Zeile fallen Sätze wie „Sie verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch“ und jedes Bedauern weg. Die Beurteilung der Führung lautet dann etwa „Sie führt ihr Team effizient und kollegial und ist bei ihren Mitarbeitenden anerkannt und geschätzt“. Den Anlass muss der Text nicht nennen. Üblich ist die Wendung, das Zeugnis werde auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt. Erlaubt ist auch der Hinweis auf einen Vorgesetzten- oder Abteilungswechsel.

Dank und Zukunftswünsche gehören nach der Rechtsprechung nicht zum erforderlichen Inhalt eines Zeugnisses (BAG, Urteil vom 11.12.2012, 9 AZR 227/11). Wünsche für den weiteren beruflichen Weg bleiben im Zwischenzeugnis möglich. Ein Empfänger erwartet in der Schlussformel trotzdem beides, den Dank für die bisherige Arbeit und den Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit.

Maßgeschneiderte Bewerbungen

Experten-Tipp

Aus der Praxis: Die Zahlen für ein Zwischenzeugnis würde ich aus dem letzten Zielvereinbarungsgespräch nehmen. Diese Werte hat Ihr Vorgesetzter selbst mitgetragen, und er übernimmt sie in den Zeugnistext eher als Kennzahlen, die er zum ersten Mal sieht.

Christina Becker

Executive Recruiting & LinkedIn-Branding Expertin

Vertrauliches Erstgespräch vereinbaren

Unterschrift und Zeitpunkt beim Zwischenzeugnis einer Führungskraft

Kurz: Zeichnen sollte, wer Ihre Leistung selbst erlebt hat. Fragen Sie, bevor diese Person geht. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Manche Tarifverträge wie der TVöD schreiben eine vor.

Wer unterschreibt, sagt dem Leser, wer Sie beurteilt hat. Bei einer Führungskraft ist das jemand über ihrer Ebene, bei einer Bereichsleitung in der Regel ein Mitglied der Geschäftsführung. Berichten Sie direkt an den Geschäftsführer, sollte er selbst zeichnen und nicht eine Person auf der Ebene der beurteilten Führungskraft. Trägt das Dokument allein die Unterschrift der Personalabteilung, kann ein Empfänger das als Zeichen lesen, dass sich die Führungsebene nicht festlegen wollte.

Das Dokument steht auf dem Briefbogen des Unternehmens und trägt Ort, Datum und eine eigenhändige Unterschrift. Mit Ihrer Einwilligung darf der Arbeitgeber es auch in elektronischer Form erteilen. Ohne diese Einwilligung erhalten Sie es auf Papier. Nennen Sie in Ihrer Bitte am besten selbst einen Termin, der zum Anlass passt. Beim Vorgesetztenwechsel ist das der letzte Arbeitstag des bisherigen Vorgesetzten, beim Betriebsübergang der Stichtag.

Zwischenzeugnis beim Arbeitgeber anfordern, ohne Ihre Pläne offenzulegen

Kurz: Stützen Sie die Bitte auf einen Anlass, der für sich trägt, und stellen Sie sie schriftlich. Die Suche nach einer neuen Stelle ist zwar als Grund anerkannt, offen genannt belastet sie aber das Verhältnis zu einem Arbeitgeber, bei dem Sie womöglich noch Jahre bleiben.

Liegt neben der Suche ein zweiter Anlass vor, etwa ein Vorgesetztenwechsel, eine Beförderung oder ein neuer Zuschnitt Ihres Bereichs, nennen Sie diesen. Verlangen Sie per Mail oder Brief ausdrücklich ein Zeugnis, das wie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis die Leistung und das Verhalten beurteilt, damit keine bloße Bescheinigung über Art und Dauer zurückkommt.

Ein Satz genügt, etwa: „Da meine Vorgesetzte das Unternehmen zum Quartalsende verlässt, bitte ich um ein Zwischenzeugnis über meine Leistung und mein Verhalten, das sie noch selbst unterzeichnen kann.“ Das Angebot, einen Entwurf beizusteuern, gibt Ihnen Einfluss auf die Beschreibung Ihrer Aufgaben.

Lehnt der Arbeitgeber ab, fassen Sie schriftlich nach und beschreiben Sie den Anlass konkreter, etwa mit dem Datum des Wechsels. Eine Klage steht am Ende dieses Weges und verträgt sich schlecht mit einer Zusammenarbeit, die weiterlaufen soll. Passt gar kein Anlass, helfen Ihre letzte schriftliche Beurteilung oder die Auskunft eines früheren Vorgesetzten weiter.

Warum das Zwischenzeugnis Ihr späteres Arbeitszeugnis vorwegnimmt

Kurz: Ein gutes Zwischenzeugnis schützt Sie davor, dass ein späterer Vorgesetzter Jahre neu bewertet, die er nicht erlebt hat. An die Bewertung im Zwischenzeugnis ist der Arbeitgeber für das Endzeugnis nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich gebunden. Abweichen darf er nur, wenn Ihre spätere Leistung oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigt. Lesen Sie ein Zwischenzeugnis deshalb mit derselben Sorgfalt wie ein Endzeugnis, denn Fehler, die Sie jetzt korrigieren lassen, wandern später nicht in das Dokument, das Sie beim Wechsel vorlegen, und auch nicht in dessen englische Fassung.

Die Bindung gilt nach der Entscheidung von 2007 auch für einen neuen Arbeitgeber nach einem Betriebsübergang. Hinzu kommt die Beweislast. Für eine Note besser als befriedigend trägt im Streit der Arbeitnehmer die Darlegungs- und Beweislast (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Ein gutes Zeugnis aus der laufenden Zeit ist dafür ein Beleg, der von Ihrem Arbeitgeber selbst stammt. Bei langer Zugehörigkeit lohnt sich ein Zwischenzeugnis je Rollenwechsel, damit auch frühe Erfolge schriftlich vorliegen.

Zwischenzeugnis prüfen und Formulierungen des Arbeitszeugnisses als Entwurf vorbereiten

Kurz: Ein Zwischenzeugnis lässt sich leichter ändern als ein Endzeugnis, weil Sie mit dem Aussteller weiter zusammenarbeiten. Die Prüfung ist dieselbe, nur der Ton der Bitte um Korrektur ist ein anderer.

Entscheidend sind die Gesamtformel der Leistungsbeurteilung und der Absatz zur Führung, der eigene Verstärker und ein Ergebnis braucht. Daneben prüfen Sie, ob die Aufgabenbeschreibung Berichtslinie, Führungsspanne und Budget vollständig nennt und ob die Reihenfolge in der Verhaltensbeurteilung zu Ihrer Ebene passt. Die Schritt-für-Schritt-Prüfung im Beitrag zur Zeugnisprüfung geht diese Stellen einzeln durch. Fällt Ihnen ein Fehler auf, bringen Sie ihn im Gespräch als Vorschlag ein und legen Sie gleich eine konkrete Formulierung vor.

Bei Führungskräften entsteht das Zeugnis häufig auf Grundlage eines Entwurfs, und dieser Entwurf kommt oft vom Arbeitnehmer selbst. Bereiten Sie dafür Stichpunkte zu diesen Angaben vor und ergänzen Sie die wichtigsten Ergebnisse mit Größenordnung und Zeitraum. Textbausteine aus fremden Arbeitszeugnissen helfen dabei wenig, weil erfahrene Leser sie wiedererkennen und ein individuelles Arbeitszeugnis in der Sprache des Hauses erwarten.

Ein gutes Arbeitszeugnis für Führungskräfte beginnt beim Zwischenzeugnis

Für ein Zwischenzeugnis bleibt oft nur die Zeit zwischen der Ankündigung eines Wechsels und dem Tag, an dem der Aussteller geht. Was in dieser Zeit schriftlich festgehalten wird, prägt die Bewertung dieser Jahre bis zum Austritt. Wir formulieren Arbeitszeugnisse für Führungskräfte als Entwurf, Zwischenzeugnisse ebenso wie Zeugnisse zum Austritt. Die Beschreibung der Aufgaben nennt darin Berichtslinie, Spanne und Budget, die Führungsleistung steht in einem eigenen Absatz, und die Ergebnisse kann ein Personalberater nachprüfen. Ihr Arbeitgeber erhält einen Text, den er prüfen, anpassen und zeichnen kann. Den Rahmen finden Sie unter Arbeitszeugnis für Führungskräfte, den Ablauf unter Arbeitszeugnis schreiben lassen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Rolle und den Anlass.