Referenzen in Bewerbung und Lebenslauf als Führungskraft

Was Referenzen in der Bewerbung einer Führungskraft prüfen

Die kurze Antwort: Referenzen prüfen, ob andere Menschen das Bild bestätigen, das Ihre Unterlagen zeichnen. Ein Aufsichtsrat oder eine Geschäftsführung will vor einer Besetzung mehr hören, als Lebenslauf und Gespräche sagen. Arbeitszeugnisse helfen dabei wenig, denn das Gebot wohlwollender Formulierung lässt kaum offene Kritik zu. Das Referenzgespräch liefert das Fremdbild, das Gremien, Geschäftspartner und Mitarbeitende von Ihnen haben.

In Deutschland gehören Referenzen nicht zu den Pflichtbestandteilen der Unterlagen, und von Bewerbern auf dieser Ebene erwartet in der ersten Runde niemand Namen. Gefragt wird später. Dann zählt, ob Personen bereitstehen, die Ihre Arbeit aus eigener Anschauung kennen und relevante Erfahrungen am Telefon nachvollziehbar beschreiben können.

Eine Referenzliste ist ein eigenes Blatt mit den Personen, die angerufen werden dürfen. Ein Referenzschreiben ist ein Brief ohne bestimmten Empfänger, den jemand über die Zusammenarbeit mit Ihnen verfasst und den Sie mehrfach verwenden können. Ein Empfehlungsschreiben richtet sich dagegen an einen bestimmten Empfänger und eine bestimmte Stelle. Im deutschen Verfahren ist ein Empfehlungsschreiben unüblich, weil die Empfehlung aus dem Netzwerk oder von Headhuntern kommt. Das Arbeitszeugnis zählt nicht zu den Referenzen. Auf das Zeugnis haben Sie einen gesetzlichen Anspruch. Eine Referenz gibt jemand freiwillig.

Im angelsächsischen Raum übernimmt der Reference Check, bei dem ein Recruiter zwei oder drei Referees anruft, die Aufgabe des deutschen Arbeitszeugnisses. Viele Personalabteilungen in den USA und in Großbritannien bestätigen formell nur Position und Zeitraum. Die Substanz liefern die Referees.

Wann und von wem Referenzen eingeholt werden

Kurz: Formell spät und nur mit Ihrer Zustimmung, informell zu jedem Zeitpunkt. Den Zeitpunkt der Freigabe können Sie selbst anbieten.

Führt ein Personalberater oder Headhunter das Mandat, holt er die Auskünfte ein, bei Vorstand und Geschäftsführung auch ein Mitglied des Gremiums oder die Leitung Personal. Formelle Referenzen holt der Berater spät ein, meist nach den Gesprächen im Unternehmen und vor dem Vertrag, und nur bei Personen, die Sie ihm mit Ihrer Zustimmung genannt haben. Ihren aktuellen Arbeitgeber spricht er ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis nicht an. Informelle Rückfragen im gemeinsamen Netzwerk schließt das nicht aus.

Vor einer Berufung in Vorstand oder Geschäftsführung gehören Referenzauskünfte mit Pressespiegel und Registerauszügen zur Prüfung, bevor ein Name ins Gremium geht. Weitere Prüfungen durch einen Dienstleister laufen mit Ihrer Einwilligung. Rechnen Sie in den späteren Gesprächsrunden mit der Frage nach Personen, die Ihre Arbeit bestätigen können, und nennen Sie selbst den Zeitpunkt, ab dem Sie Namen freigeben. In Deutschland stimmen Sie ihn mit dem Berater ab, der dann den Referenzcheck einplanen kann. In der Schweiz nennt das Motivationsschreiben die Ebene der Genannten und den Zeitpunkt, ab dem Sie sie freigeben. In Österreich nennen Sie Referenzen erst nach einem Gespräch und nach Freigabe durch die Genannten.

Die informelle Seite lässt sich nicht steuern. Berater und Aufsichtsräte kennen Menschen, die mit Ihnen gearbeitet haben, und fragen nach, ohne dass Sie jemanden genannt haben, auch beim früheren Unternehmen und auch Jahre nach Ihrem Weggang. Solche Stimmen zeigen, wie Sie in Ihrem Umfeld wahrgenommen werden, und ein Berater gleicht sie mit dem ab, was Ihre genannten Personen sagen. Gehen Sie auch aus einem schwierigen Mandat im Guten, und halten Sie den Kontakt zu früheren Kollegen, Chefs und Mitarbeitenden, auch wenn gerade keine Jobsuche ansteht.

Referenzpersonen auswählen, wenn über Ihnen nur noch Gremien stehen

Kurz: Wählen Sie nach Perspektive. Zwei bis drei Personen aus verschiedenen Richtungen, eine vierte in Reserve.

Einsteigerratgeber verlangen, dass eine Referenz mindestens eine Hierarchiestufe über Ihnen steht, und schließen Gleichrangige aus. Über einer Geschäftsführerin stehen aber nur noch Gesellschafter und Aufsichtsrat, und ein Personalberater will das Fremdbild aus mehreren Richtungen hören. Auf dieser Ebene eignen sich ein früherer Vorgesetzter, ein Aufsichtsrats- oder Beiratsmitglied eines früheren Unternehmens und ein externer Geschäftspartner. Bei Rollen mit großer Führungsspanne kann eine ehemalige Führungskraft aus Ihrem Team oder eine Person aus einem Ehrenamt mit Führungsverantwortung die vierte Perspektive liefern. Wie Sie führen, weiß am besten jemand, den Sie geführt haben.

Jede Person muss dieselbe Prüfung bestehen. Sie hat Ihre Arbeit selbst erlebt, in einer Rolle mit Relevanz für die Stelle, die Sie anstreben, und sie kann Größenordnungen aus Ihrem Lebenslauf bestätigen. Wir raten zu Stimmen aus den letzten fünf Jahren. Eine ältere Stimme deckt einen früheren Teil Ihrer Berufserfahrung ab und beantwortet die Frage nach Ihrer heutigen Arbeitsweise schlechter. Familie und enge Freunde scheiden aus. Ihnen fehlt die Distanz, von der die Glaubwürdigkeit einer Auskunft lebt. Bei internationalen Verfahren sollte mindestens eine Person das Gespräch sicher auf Englisch führen können.

Die Person, die Ihr Arbeitszeugnis unterschrieben hat, muss nicht auf der Liste stehen. Eine zweite Stimme aus demselben Haus ergänzt die schriftliche Bewertung um eine Perspektive auf Ihre Eignung für die neue Rolle. Wir raten zu einer vierten Person in Reserve. Laufen zwei Verfahren parallel, ruft sonst jede Woche jemand bei denselben drei an.

Maßgeschneiderte Bewerbungen

Experten-Tipp

Eine Referenz, die die Zahlen aus Ihrem Lebenslauf aus eigener Anschauung bestätigt, wiegt für einen Personalberater mehr als ein bekannter Name, der Sie nur aus Sitzungen kennt. Müssen Sie zwischen dem ranghöheren und dem aktuelleren Kontakt wählen, nehmen Sie den aktuelleren, sofern er Sie in einer vergleichbaren Rolle erlebt hat.

Christina Becker

Executive Recruiting & LinkedIn-Branding Expertin

Vertrauliches Erstgespräch vereinbaren

Referenzen im Lebenslauf angeben oder separat als Referenzliste

Kurz: Kontaktdaten Dritter stehen nicht im Lebenslauf. Die Namen kommen auf ein eigenes Blatt, das Sie erst herausgeben, wenn danach gefragt wird.

Berater brauchen die Namen erst spät, und ein Lebenslauf mit zwei Seiten benötigt jede Zeile für Ergebnisse. Die Zeile „Referenzen auf Anfrage“ ist verbreitet. Wir raten davon ab, weil jeder Leser weiß, dass eine Geschäftsführerin oder ein Bereichsleiter Referenzen liefern kann. In der Schweiz werden Namen dagegen häufig schon im CV erwartet, und aus ungekündigter Stellung steht dort die Zeile mit dem Zeitpunkt der Freigabe.

Die Liste ist ein eigenes Dokument im Layout Ihrer Unterlagen, mit derselben Schrift und Kopfzeile wie der Lebenslauf, übersichtlich auf einer Seite. Je Person nennen Sie den vollständigen Namen, die heutige Funktion mit Unternehmen, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse und den Bezug zu Ihnen in maximal zwei Zeilen. Ordnen Sie die Personen so, dass die wichtigste Perspektive oben steht. Ein erfundener Bezug lautet „Vorsitzender des Aufsichtsrats der früheren Gesellschaft, 2020 bis 2024, Berichtslinie als Geschäftsführer“. Prüfen Sie vor jeder Weitergabe, ob Funktion und Kontaktdaten noch stimmen.

Namen und Nummern Dritter haben auch in Karriereportalen, in Lebensläufen im Netz und im LinkedIn-Profil nichts zu suchen. Was Sie in ein Portal hochladen, landet in Bewerbermanagementsystemen, die Sie nicht kontrollieren, und die Daten gehören nicht Ihnen. Auch an die ersten Unterlagen sollten Sie die Liste nicht anhängen. Sie geht als PDF an den Berater oder das Unternehmen und nennt nur die Personen, die für dieses Verfahren zugestimmt haben.

Referenzen informieren und vorbereiten, ohne ihnen Worte vorzugeben

Kurz: Fragen Sie vor jedem Verfahren neu und geben Sie Themen mit statt Formulierungen.

Sagen Sie jeder Person, um welche Rolle es geht und, soweit schon offen, bei welchem Unternehmen. Nennen Sie nur Personen, die informiert sind und zugestimmt haben. Ein Berater ruft an, sobald er einen Namen hat, und eine überraschte Referenz antwortet kürzer und vorsichtiger, auch wenn sie Sie schätzt.

Geben Sie der Person die eingereichte Fassung Ihres Lebenslaufs mit und die Stellenbeschreibung oder die Kernanforderungen der Zielstelle. So nennt die Person am Telefon dieselben Titel und Zahlen wie Ihre Unterlagen. Nennen Sie zwei, drei Themen, die für die neue Rolle relevant sind und zu denen die Person aus eigener Kenntnis etwas sagen kann, etwa eine Qualifikation, die in der neuen Branche zählt, oder den Umbau eines Bereichs. Ein erfahrener Berater hört auswendig gelernte Sätze heraus. Eine Person, die frei aus eigener Erinnerung erzählt, klingt überzeugend.

Sprechen Sie heikle Punkte wie eine Lücke, einen Konflikt oder eine Trennung vorher ausführlich an und fragen Sie, wie die Person sie aus ihrer Sicht beschreiben würde. Kündigen Sie den Anruf an, sobald der Berater ihn plant. Nach Abschluss des Verfahrens erfährt jede Person von Ihnen das Ergebnis, mit einem Dank, auch wenn es eine Absage war.

Referenzen aus ungekündigter Stellung, ohne dass der heutige Arbeitgeber davon erfährt

Kurz: Vor einem Angebot nennen Sie niemanden aus dem heutigen Haus. Ein Verbot gibt es nicht, aber ein Anruf dort würde Ihren Wechsel offenlegen.

Frühere Chefs, Gremienmitglieder früherer Unternehmen und externe Partner aus früheren beruflichen Stationen kennen Ihre Arbeit, ohne im heutigen Haus zu sitzen. Die Frage nach Ihrer jüngsten Arbeit beantworten ehemalige Vorgesetzte oder Kollegen, die Ihr heutiges Unternehmen inzwischen verlassen haben und Sie dort erlebt haben. Ihr heutiger Chef oder der Aufsichtsrat Ihres jetzigen Unternehmens kommt erst in Frage, wenn das neue Unternehmen nach dem Angebot noch auf dieser Stimme besteht.

Verlangt ein Unternehmen vor der Zusage eine Stimme aus Ihrem heutigen Haus, fragen Sie nach dem Zeitpunkt und erklären Ihr Interesse an Vertraulichkeit sachlich. Ein professioneller Satz dafür lautet „Mein heutiges Unternehmen können Sie nach einem Angebot kontaktieren, bis dahin bitte ich um Vertraulichkeit“. Im englischsprachigen Verfahren steht dafür die Zeile „My current employer may be contacted once an offer has been made“.

Nach der Trennung: Referenzgeber und Sprachregelung im Aufhebungsvertrag

Kurz: Was frühere Gremien und Chefs über die Trennung sagen, lässt sich vor der Unterschrift regeln und danach kaum noch.

Endet ein Mandat durch einen Aufhebungsvertrag, gehören neben Zeugnis und Freistellung auch Ihre Referenzen in den Vertrag. Der Aufhebungsvertrag nennt die Referenzgeber namentlich, etwa den Aufsichtsratsvorsitzenden oder einen Gesellschafter, und die Aussage, die sie zur Trennung treffen. Dieselbe Aussage bildet die Sprachregelung, die für Ihren Lebenslauf, Ihr LinkedIn-Profil und jedes Referenzgespräch gilt. Einen früheren Chef bindet sie nur, soweit er Vertragspartei ist oder die Regelung ihn erfasst.

Aus der Freistellung heraus bewerben Sie sich mit einem Zwischenzeugnis, das im Aufhebungsvertrag vereinbart ist, und mit Personen, deren Aussage zur Sprachregelung passt. Ein Personalberater hört dann dieselbe Begründung von Ihnen im Gespräch, liest sie in den Unterlagen und hört sie am Telefon von der genannten Person.

War das Verhältnis zur letzten Station belastet und regelt kein Vertrag die Auskunft, bleiben andere Perspektiven aus derselben Zeit. Ein Kollege auf gleicher Ebene, ein Beiratsmitglied oder ein großer Kunde hat Sie in derselben Rolle erlebt. Lassen Sie die Station nicht aus. Eine fehlende Stimme aus der jüngsten Station wirft Fragen auf, die eine sachliche Erklärung beantwortet. Wie bei Lücken im Lebenslauf genügt dafür ein Satz, der zur Sprachregelung passt.

Was Ihr früherer Arbeitgeber über Sie sagen darf

Kurz: Ihr früheres Unternehmen kann auch dann gefragt werden, wenn Sie niemanden von dort nennen.

Nach der älteren Linie des Bundesarbeitsgerichts darf ein früheres Unternehmen einem anderen Unternehmen mit berechtigtem Interesse Auskunft über Ihre Leistung und Ihr Verhalten geben, auch ohne Ihre Zustimmung, solange die Auskunft zutreffend ist und im Rahmen des Arbeitszeugnisses bleibt. Ob diese Linie unter der DSGVO hält, ist höchstrichterlich nicht entschieden.

Eine Auskunft muss wahr sein. Macht ein früherer Arbeitgeber vorsätzlich falsche Angaben, kann er Ihnen gegenüber auf Schadensersatz haften. Gilt für Ihr Arbeitsverhältnis Schweizer Recht, ist eine solche Auskunft nur mit Ihrer Zustimmung zulässig.

Bei den Personen, die Sie selbst nennen, kommt der Datenschutz hinzu. Die Datenschutz-Grundverordnung kennt neben der Einwilligung das berechtigte Interesse als Grundlage für eine Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Rückfrage bei der Person bleibt trotzdem der sichere Weg. Sie ist dann vorbereitet, und ihre Kontaktdaten gehören nicht Ihnen. Der Beitrag gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wenn Sie selbst als Referenz angefragt werden

Kurz: Sagen Sie nur zu, wenn Sie die Arbeit selbst beurteilen können, und sagen Sie im Gespräch nur, was stimmt.

Frühere Mitarbeitende, Kollegen und Berater bitten auf Führungsebene auch Sie um eine Auskunft. Ist Ihre Einschätzung nicht klar positiv oder haben Sie die Person nicht in der Rolle erlebt, um die es geht, lehnen Sie höflich ab, etwa mit dem Satz „Ich denke, Sie finden Personen, die Ihre jüngste Arbeit besser beurteilen können“.

Im Referenzgespräch klären Sie zuerst, um welche Position es geht und in welcher Phase das Verfahren steht. Dann beschreiben Sie, wie lange und in welcher Konstellation Sie zusammengearbeitet haben, und belegen Ihre Einschätzung mit einem Beispiel, das Sie selbst erlebt haben. Auf die Frage nach Schwächen antworten Sie ehrlich und konkret. Ein Satz wie „Sie war in politischen Situationen manchmal zu direkt“ macht das Lob davor glaubwürdig. Am Ende steht eine klare Aussage, für welche Aufgaben Sie die Person für geeignet halten.

Geschäftsgeheimnisse Ihres heutigen oder früheren Unternehmens (§ 2 Nr. 1 GeschGehG) gehören nicht in ein Referenzgespräch, soweit Sie aus einem Arbeits- oder Dienstverhältnis zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (§ 4 GeschGehG). Aus Ihrem laufenden Arbeitsverhältnis schulden Sie Ihrem Unternehmen außerdem Rücksicht auf seine Interessen (§ 241 Abs. 2 BGB).

Bittet jemand um ein Referenzschreiben, genügt eine Seite. Das Schreiben beschreibt, seit wann und in welcher Rolle Sie zusammengearbeitet haben, nennt die Leistung, die Sie beobachtet haben, mit einer Größenordnung und endet mit einer Zusammenfassung Ihrer Einschätzung und einer klaren Empfehlung. Einen fertigen Text der anfragenden Person zu unterschreiben ist bequem, aber ein Berater erkennt fremde Sätze, und Ihr Name steht darunter. Stichpunkte zur gemeinsamen Arbeit können Sie annehmen und in eigenen Worten verwenden.

Unterlagen, die Ihre Referenzgeber bestätigen können

Kurz: Ihre Referenzen können nur bestätigen, was Ihre Unterlagen konkret nennen.

Am Ende eines Verfahrens hat ein Personalberater eine Übersicht aus Ihren Unterlagen, Ihrem LinkedIn-Profil und den Aussagen der angerufenen Personen. Stimmen Titel, Zeiträume und Größenordnungen überein, entsteht ein stimmiger Gesamteindruck. Weicht ein Titel ab oder nennt eine angerufene Person einen kleineren Umsatz als der Lebenslauf, kostet das Vertrauen, und bewusst falsche Angaben können hier auffallen. Drei bis fünf LinkedIn-Empfehlungen von Menschen, die Ihre Führung aus verschiedenen Richtungen erlebt haben, stützen ein LinkedIn-Profil. Am stärksten wirken sie, wenn Sie dort dieselbe Person empfiehlt, die Sie auch für das Telefonat nennen.

Lässt sich ein schwacher Zeugnistext nicht mehr ändern, zeigt ein Lebenslauf mit Größenordnungen zu Umsatz, Budget und Führungsspanne, was der Zeugnistext verschweigt, und frühere Chefs bestätigen diese Angaben am Telefon.

Wir übernehmen die Erstellung von Lebenslauf, Anschreiben und Kompetenzprofil für Bewerbungen auf Führungsebene, mit Ergebnissen und Größenordnungen je Station, die Ihre Referenzen bestätigen können, und auf Wunsch das LinkedIn-Profil in derselben Sprachregelung. Den Umfang finden Sie unter Bewerbung schreiben lassen, den Lebenslauf im Paket unter Lebenslauf schreiben lassen, das Profil unter LinkedIn-Profil erstellen lassen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Position und die Stelle, um die es geht.