Arbeitszeugnis selbst schreiben: Zeugnis auf Führungsebene

Inhaltsverzeichnis

1. Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben? Was das Arbeitsrecht regelt
2. Warum Arbeitgeber Führungskräfte ihre Arbeitszeugnisse selbst entwerfen lassen
3. Wann Stichpunkte und wann ein vollständiger Entwurf des Arbeitszeugnisses passen
4. Arbeitszeugnis selber schreiben: Aufbau und Inhalt für Führungskräfte
5. Ein eigenes Arbeitszeugnis in der Stimme des Vorgesetzten schreiben
6. Warum Vorlagen und Musterzeugnisse beim Arbeitszeugnis wenig helfen
7. Häufige Fehler, an denen Personalberater ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis erkennen
8. Wahrheit, Wohlwollen und wer im Zeugnis über die Formulierung entscheidet
9. Den Entwurf übergeben, abstimmen und festhalten
10. Arbeitszeugnis, Lebenslauf und Referenz müssen dasselbe sagen
11. Den Entwurf für Ihr Arbeitszeugnis schreiben lassen

Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben? Was das Arbeitsrecht regelt

Die kurze Antwort: Sie dürfen den Entwurf schreiben, Sie dürfen die Bitte aber auch ablehnen. Mit der Unterschrift wird aus Ihrem Text das Zeugnis Ihres Arbeitgebers, und der Arbeitgeber steht für jeden Satz darin ein.

Den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis regelt § 109 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erhält der Arbeitnehmer ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit als einfaches Arbeitszeugnis, auf Verlangen auch über Leistung und Verhalten. Das Gesetz gibt Ihnen den Anspruch und dem Arbeitgeber die Pflicht, das Zeugnis auszustellen. Einen Entwurf schulden Sie nach diesem Wortlaut nicht.

Der Beitrag gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Ihre Fassung muss dieselben Maßstäbe erfüllen wie ein Text aus der Personalabteilung. Die Rechtsprechung verlangt seit Jahrzehnten, dass ein Zeugnis wahr und wohlwollend ist und das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Seit 2003 verlangt § 109 Abs. 2 GewO außerdem ein klar und verständlich formuliertes Zeugnis ohne Merkmale oder Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als die aus Wortlaut und äußerer Form ersichtliche Aussage zu treffen.

Wer ausstellt, wer unterschreibt, wer haftet

Aussteller bleibt der Arbeitgeber, auch wenn jede Zeile von Ihnen stammt. Üblich ist die Unterschrift mit Name und Funktion durch eine Person über Ihrer Ebene, meist den direkten Vorgesetzten oder die Geschäftsführung. Rang und Stellung des Unterzeichners müssen für den Leser aus dem Zeugnis erkennbar sein (BAG, Urteil vom 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Mit der Unterschrift steht der Arbeitgeber für den Inhalt auch gegenüber Dritten ein. Der Bundesgerichtshof hat einen Arbeitgeber schon 1979 für ein grob unrichtiges Zeugnis haften lassen (BGH, Urteil vom 15.05.1979, VI ZR 230/76).

Für das Arbeitszeugnis für Geschäftsführer gilt eine eigene Grundlage. Fremdgeschäftsführer haben Anspruch auf ein Zeugnis, allerdings aus § 630 BGB statt aus der Gewerbeordnung. Für Gesellschafter-Geschäftsführer hat der Bundesgerichtshof die Frage offengelassen. Unterschreiben sollte das Organ, das den Geschäftsführer bestellt hat.

Wann Sie die Bitte ablehnen oder nur Stichpunkte liefern

Ein Eigenentwurf lohnt sich, wenn Sie und der Aussteller dieselbe Note im Kopf haben. Solange ein offener Streit um die Bewertung oder den Austrittsgrund ohne absehbare Einigung läuft, ist die knappere Form die vorsichtigere. Ein Volltext würde zur Verhandlungsvorlage, die der Arbeitgeber im Rahmen seines Ermessens umschreiben darf, während Ihre Obergrenze schon schriftlich vorliegt, bevor über die Note gesprochen wurde. Sobald über eine Einigung verhandelt wird, gehört der vollständige Text mit der vereinbarten Note als Anlage in den Vertrag. Ein zerrüttetes Verhältnis zum Unterzeichner spricht ebenfalls gegen einen Volltext, weil er dann jede wohlwollende Formulierung als Forderung liest. Zurückhaltung empfiehlt sich auch, wenn der Vorgesetzte eine Fassung erwartet, die über das hinausgeht, was er im Referenzgespräch bestätigen würde.

Warum Arbeitgeber Führungskräfte ihre Arbeitszeugnisse selbst entwerfen lassen

Kurz: Die Bitte, das Zeugnis selbst zu verfassen, ist auf Führungsebene üblich und sagt über die Wertschätzung wenig aus. Die Bitte gibt Ihnen Einfluss auf die Beschreibung Ihrer Aufgaben.

Das Zeugnis einer Bereichsleiterin soll Führungsspanne, Budget, Berichtslinie und die Ergebnisse mehrerer Jahre wiedergeben. Die Projekte im Einzelnen und ihre Größenordnung kennt niemand so genau wie die Führungskraft selbst. Bei Führungskräften entsteht das Zeugnis häufig auf Grundlage eines Entwurfs, und dieser Entwurf kommt oft vom Arbeitnehmer selbst. Die Bitte, das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben, kommt etwa beim Austritt nach eigener Kündigung, beim Aufhebungsvertrag oder vor einer Umstrukturierung. Für Sie zählt, was der Text später leisten muss, wenn ein Personalberater oder ein Aufsichtsrat ihn neben Ihre übrigen Unterlagen legt.

Wann Stichpunkte und wann ein vollständiger Entwurf des Arbeitszeugnisses passen

Kurz: Mitwirken können Sie auf zwei Arten. Stichpunkte liefern Fakten und lassen die Bewertung beim Arbeitgeber, ein vollständiger Entwurf in Zeugnissprache legt auch die Noten vor.

Stichpunkte nennen Führungsspanne, Budget, Berichtslinie und Standorte, dazu drei bis fünf Ergebnisse mit Größenordnung und die Projekte, die im Unternehmen jeder kennt. Einen vollständigen Entwurf zu erstellen lohnt sich, wenn der Aussteller die übliche Formelsprache nicht sicher beherrscht, wenn der Vorgesetzte ausdrücklich einen Text erwartet oder wenn ein Aufhebungsvertrag den Wortlaut als Anlage verlangt. Ein überzogener Volltext hat einen Nachteil, weil der Unterzeichner nicht an ihn gebunden ist und ihn verwerfen kann, statt einzelne Sätze zu korrigieren.

Anlass	Passende Form der Mitwirkung
Eigene Kündigung im guten Einvernehmen	Vollständiger Entwurf, abgestimmt mit dem Unterzeichner vor der Übergabe
Verhandlung über Aufhebungsvertrag oder Vergleich	Vollständiger Text als Anlage zum Vertrag, mit vereinbarter Note und vereinbartem Schlusssatz
Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel oder Umstrukturierung	Stichpunkte oder Entwurf im Präsens, solange der bisherige Vorgesetzte noch unterschreiben kann
Offener Streit um Note oder Austrittsgrund ohne absehbare Einigung	Stichpunkte zu Aufgaben und Ergebnissen, die Bewertung bleibt Sache des Arbeitgebers
Geschäftsführung oder Vorstand	Entwurf für das Organ, das bestellt hat, mit Kennzahlen auf Unternehmensebene

Arbeitszeugnis selber schreiben: Aufbau und Inhalt für Führungskräfte

Kurz: Der Aufbau folgt den festen Regeln des qualifizierten Zeugnisses. Auf Führungsebene kommen Befugnisse, ein Absatz zur Führungsleistung und ein Schlusssatz hinzu, dessen Stufe zur Gesamtnote passt.

Bevor Sie beginnen, Ihr Arbeitszeugnis selber zu schreiben, lohnt ein Blick auf die Grundform. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus Einleitung, Beschreibung des Unternehmens und der Aufgaben, Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten, Austrittsgrund und Schlusssatz, am Ende stehen Ort, Datum und Unterschrift.

Teil	Was der Entwurf auf Führungsebene in jedem Abschnitt des Zeugnisses enthält
Einleitung	Name, optional persönliche Daten wie das Geburtsdatum, Positionsbezeichnung wie im Organigramm sowie die Dauer der Anstellung und die Funktionen, in denen Sie im Unternehmen tätig waren
Aufgaben	Tätigkeitsbereich, Berichtslinie, Zahl der Mitarbeitenden, Budget, Standorte, Prokura oder Einstellungsbefugnis
Leistung	Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, drei bis fünf Ergebnisse mit Größenordnung, danach die Gesamtnote
Führungsleistung	Eigener Absatz mit Führungsstil, Entwicklung der Mitarbeitenden und einem Ergebnis des Teams
Verhalten	Geschäftsführung oder Gesellschafter als erste Bezugsgruppe, dann Kollegen, Mitarbeitende, Kunden
Schluss	Austrittsgrund, Dank, Bedauern und Zukunftswünsche auf der Stufe der Gesamtnote

Aufgaben mit Spanne, Budget und Berichtslinie

Die Aufgabenbeschreibung prägt, für welche Ebene der Leser Sie hält. Prokura, Einstellungs- und Entlassungsbefugnis, Budget und Berichtslinie sind die Befugnisse, die die Position ausmachen, und sie gehören in diesen Teil. Der Empfänger liest eine kleinere Rolle, sobald eines davon fehlt. Passivformen wie „wurde mit der Leitung betraut“ beschreiben jemanden, dem etwas zugewiesen wurde, während „verantwortete“ jemanden beschreibt, der handelte.

Die Führungsleistung als eigener Absatz

Bei Führungskräften bewertet ein eigener Absatz die Führungsleistung, in denselben Abstufungen wie die fachlichen Merkmale. Fehlt dieser Absatz, fehlt dem Zeugnis der Teil, an dem die nächste Position gemessen wird. Im selbst verfassten Text gerät er leicht zur Liste von Leistungen und Eigenschaften wie „motivierend“ oder „wertschätzend“, die jeder Leser schon oft gesehen hat. Tragfähig wird er mit Belegen wie den erfundenen Beispielen der Tabelle, die neben der Fachkompetenz zeigen, wie andere unter Ihnen gearbeitet haben.

Eigenschaft ohne Beleg	Dieselbe Aussage mit Beleg
„Sie führte ihr Team motivierend.“	„Sie führte ihre 45 Mitarbeitenden stets zielorientiert und senkte die Fluktuation in zwei Jahren um die Hälfte.“
„Er förderte seine Mitarbeitenden.“	„Er baute zwei Teamleitungen aus den eigenen Reihen auf, die heute eigene Bereiche führen.“
„Sie delegierte sinnvoll.“	„Die Verantwortung für die drei Standorte übertrug sie an die Standortleitungen und behielt die Ergebnissteuerung.“

Gesamtnote und Wünsche für die berufliche Zukunft auf derselben Stufe

Dank, Bedauern und gute Wünsche sind freiwillig, und gerade deshalb wird ihre Abstufung gelesen. Einen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es nicht. In der Personalpraxis wird der Schlusssatz trotzdem als Bestätigung der Gesamtnote gelesen, und ein Text mit Bestnoten und knappem Schluss wirkt in sich widersprüchlich. Im eigenen Entwurf droht der umgekehrte Fehler, wenn auf eine Beurteilung eine Stufe tiefer ein überschwänglicher Schluss mit Dank zum Abschied aus dem Unternehmen und Wünschen für die Zukunft folgt.

Ein eigenes Arbeitszeugnis in der Stimme des Vorgesetzten schreiben

Kurz: Sie schreiben einen Text Ihres Arbeitgebers über sich, in der dritten Person und mit der Bewertung, die Ihr Vorgesetzter mitträgt. Ihre Selbsteinschätzung hat darin keinen Platz.

Im Endzeugnis steht alles in der Vergangenheit, „sie verantwortete“ und nie „ich“. Im Zwischenzeugnis stehen die Formeln im Präsens („erledigt“ statt „erledigte“), und die Zeile zum Ausscheiden entfällt, weil niemand geht. Der Ton gehört dem Haus.

Klammern Sie Kontextwissen aus. Stichpunkte für das eigene Haus dürfen ein Projekt beim Namen nennen, der Zeugnistext für fremde Leser beschreibt es nach seiner Wirkung. Firmeninterne Projektnamen, Gremien, Arbeitsabläufe oder Aufgaben, die außerhalb niemand kennt, werden draußen leicht missverstanden. Jede Abkürzung übersetzen Sie in eine Aussage, die ein fremder Leser versteht.

Warum Vorlagen und Musterzeugnisse beim Arbeitszeugnis wenig helfen

Kurz: Ein Musterzeugnis kennt weder Ihre Zahlen noch den Ton Ihres Hauses. Die richtigen Formulierungen für Ihre Rolle stehen in keiner Sammlung.

Textbausteine aus fremden Arbeitszeugnissen helfen wenig, weil erfahrene Leser sie wiedererkennen und ein individuelles Arbeitszeugnis in der Sprache des Hauses erwarten. Auch individuelle Formulierungen prüfen Sie mit einer Frage: Würde Ihr Vorgesetzter diesen Satz am Telefon wiederholen, wenn ein Personalberater nachfragt?

Häufige Fehler, an denen Personalberater ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis erkennen

Kurz: Dass ein Zeugnis vom Arbeitnehmer stammt, ist für sich kein Makel. Schaden entsteht dort, wo Note, Substanz, Austrittsgrund und Referenz nicht zusammenpassen.

Erfahrene Leser lesen einen Eigenentwurf genauer und suchen die Stellen, an denen Eigenlob stinkt. Wertungen gehören in die Beurteilung und nicht in die Aufgabenbeschreibung, ein „erfolgreich“ zwischen den Aufgaben verrät den Eigenentwurf.

Signal im Text	Wie der Leser es deutet
Lob schon in der Aufgabenbeschreibung	Der Arbeitnehmer hat selbst geschrieben und wollte jede Zeile aufwerten
Aneinanderreihung von Spitzenformeln ohne Ergebnisse	Formeln ohne Substanz, die Note trägt nicht
Bestnote, obwohl der Entschluss, das Unternehmen zu verlassen, vom Arbeitgeber ausging	Die Frage, warum ein Unternehmen eine solche Kraft gehen lässt
Deutlich länger als übliche Zeugnisse des Hauses	Kein Vorgesetzter hätte sich diese Mühe gemacht
Fachsprache des eigenen Ressorts, die der Unterzeichner nicht spricht	Der Text stammt nicht von dem, der ihn unterschrieben hat

Geheimcodes in Arbeitszeugnissen verraten weniger als Widersprüche

Verdeckte Codes verbietet § 109 Abs. 2 GewO, und für den Eigenentwurf spielen sie kaum eine Rolle. Weil in der Mehrzahl der ausgestellten Zeugnisse gute und sehr gute Formeln stehen, sagt eine Eins allein wenig. Ein Gefälligkeitszeugnis erkennt der Empfänger an Formeln ohne Substanz, ein gutes Arbeitszeugnis an Zahlen, die er im Lebenslauf wiederfindet.

Wahrheit, Wohlwollen und wer im Zeugnis über die Formulierung entscheidet

Kurz: Solange nichts anderes vereinbart ist, darf der Arbeitgeber Ihren Entwurf im Rahmen seines Ermessens umformulieren und kürzen. Unwahres muss er nicht unterschreiben.

Das Bundesarbeitsgericht hält fest: „Es bleibt Sache des Arbeitgebers, das Zeugnis im Einzelnen abzufassen, wobei die Formulierung in seinem pflichtgemäßen Ermessen steht“ (BAG, Urteil vom 15.11.2011, 9 AZR 386/10). Ihre Fassung bleibt ein Vorschlag. Dass ein Zeugnis wohlwollend formuliert sein muss, erlaubt keine Übertreibung.

Für die Note gilt eine Beweisregel. Das Bundesarbeitsgericht hat 2014 entschieden, dass „zur vollen Zufriedenheit“ die mittlere Note ist und der Arbeitnehmer eine bessere Bewertung darlegen und beweisen muss, auch wenn in seiner Branche überwiegend gute und sehr gute Noten vergeben werden (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Umgekehrt trägt nach der Rechtsprechung das Unternehmen die Beweislast, wenn es schlechter als befriedigend bewerten will. Setzen Sie eine Spitzennote an, stützen Sie sie mit Ergebnissen, die der Unterzeichner selbst bestätigen kann.

Schweigt der Entwurf einer Vertriebsleitung etwa zur Verhandlungsführung, einer Eigenschaft, die Zeugnisse dieser Position üblicherweise nennen, liest der Empfänger die Lücke als Aussage. Lässt der Aussteller eine solche Eigenschaft weg, kann das gegen die Pflicht zu einem wahren und klaren Zeugnis verstoßen. Ein Entwurf, der der Wahrheit standhält und nichts Wesentliches auslässt, kommt am ehesten unverändert zurück.

Ein Fall vor dem Bundesarbeitsgericht

Der kaufmännische Geschäftsführer einer GmbH, die ein Krankenhaus betreibt, klagte gegen seine Kündigung. Am 19. März 2025 schlossen beide Seiten einen Vergleich. Er bekam ein wohlwollendes qualifiziertes Zeugnis zugesagt und durfte einen Entwurf einreichen, von dem die Klinik „nur aus wichtigem Grund abweichen darf“. Der Arbeitgeber hielt den eingereichten Text für unvereinbar mit der Zeugniswahrheit. Für die operative Leitung sei der Geschäftsführer „lediglich mitverantwortlich“ gewesen. Auch Strategie und Finanzen habe er nicht allein verantwortet. Die Hauptverantwortung für das medizinische Personal habe bei einem Mitgeschäftsführer gelegen.

Das Bundesarbeitsgericht hält eine solche Klausel für vollstreckbar (BAG, Beschluss vom 7. Mai 2026, 8 AZB 25/25). Ein Verstoß gegen Zeugniswahrheit oder Zeugnisklarheit ist danach ein wichtiger Grund, vom Entwurf abzuweichen. Der Arbeitgeber hatte Umstände nachvollziehbar vorgetragen, die bei erheblichen Teilen der Tätigkeitsbeschreibung eine Verletzung der Zeugniswahrheit möglich erscheinen lassen. Ein Zwangsgeld gab es deshalb nicht. Ob der Entwurf tatsächlich unrichtig war, hat das Gericht nicht festgestellt. Das muss ein neues Erkenntnisverfahren klären.

Für den eigenen Entwurf folgt daraus, dass die Tätigkeitsbeschreibung einer geteilten Verantwortung standhalten muss. Wo die Geschäftsführung eine Aufgabe geteilt hat, beschreiben „verantwortlich“ und „mitverantwortlich“ zwei verschiedene Rollen.

Den Entwurf übergeben, abstimmen und festhalten

Kurz: Übergeben Sie eine bearbeitbare Datei und verhandeln Sie über Note und Substanz. Um einzelne Wörter zu ringen, kostet Zeit und selten etwas Wesentliches.

Schicken Sie den Entwurf als Word-Datei mit einem kurzen Begleitsatz, der ihn als Vorschlag kennzeichnet. Klären Sie wichtige Informationen wie Ausstellungsdatum und Unterzeichner, bevor der Text in Umlauf geht. Wollen Sie sichergehen, bitten Sie darum, Änderungen vor der Unterschrift zu sehen. Sobald ein Arbeitszeugnis ausgestellt ist, lässt es sich nur mit Aufwand ändern, ein Entwurf dagegen leicht. Zum fertigen Dokument gehören Firmenpapier, Ort, Datum und eigenhändige Unterschrift. Elektronisch darf der Arbeitgeber das Zeugnis nur mit Ihrer Einwilligung ausstellen (§ 109 Abs. 3 GewO).

Der Zeugnistext als Anlage zum Aufhebungsvertrag

Ein Satz wie „Der Arbeitgeber erteilt ein wohlwollendes qualifiziertes Zeugnis“ verspricht wenig, denn wohlwollend muss jedes Zeugnis sein, und die Note steht dann zur Diskussion, wenn Sie keine Verhandlungsposition mehr haben. Vereinbaren Sie stattdessen die Note, etwa „sehr gut“ in Leistung und Verhalten, und legen Sie den vollständigen Text als Anlage bei. Eine Schlussformel mit Dank und Bedauern ist nur durchsetzbar, wenn sie vereinbart ist, deshalb gehört sie in dieselbe Anlage.

Im gerichtlichen Vergleich kann sich der Arbeitgeber verpflichten, ein Zeugnis nach dem Entwurf des Arbeitnehmers zu erteilen. Der Arbeitnehmer kann die Erteilung dann vollstrecken lassen. Abweichen darf der Arbeitgeber nur, wenn der Entwurf unrichtig ist, und welche Leistungen er stärker hervorheben will, entscheidet er weiterhin selbst (BAG, Beschluss vom 09.09.2011, 3 AZB 35/11). Eine ähnliche Regelung lässt sich im Aufhebungsvertrag vereinbaren.

Was im Zwischenzeugnis steht, bindet das Endzeugnis

An die Bewertung im Zwischenzeugnis ist der Arbeitgeber für das Endzeugnis nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich gebunden. Abweichen darf er nur, wenn Ihre spätere Leistung oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigt.

Arbeitszeugnis, Lebenslauf und Referenz müssen dasselbe sagen

Kurz: Ein Personalberater legt Zeugnis und Lebenslauf nebeneinander und ruft später den früheren Vorgesetzten an. Ihr Text ist die Gelegenheit, alle drei Quellen auf denselben Stand zu bringen.

Arbeitszeugnis und Lebenslauf sollten dieselbe Verantwortung in denselben Größenordnungen nennen. Übernehmen Sie Titel der Position, Spanne, Budget und Ergebnisse aus Ihrem Lebenslauf wörtlich oder passen Sie ihn an das an, was der Arbeitgeber bestätigt. Lesen Sie Enddatum, Sprachregelung und Zeugnistext im Entwurf des Aufhebungsvertrags so, wie sie später im Lebenslauf und in Ihrer LinkedIn-Station stehen.

Die Referenz prüft den Text von außen. Arbeitszeugnisse helfen bei der Frage nach dem Fremdbild wenig, denn das Gebot wohlwollender Formulierung lässt kaum offene Kritik zu. Was der frühere Vorgesetzte am Telefon sagt, muss zu dem passen, was er unterschrieben hat, und eine Fassung, die er nur widerwillig gezeichnet hat, wird in diesem Gespräch hörbar.

Den Entwurf für Ihr Arbeitszeugnis schreiben lassen

Ein Zeugnisentwurf in eigener Sache verlangt die genaue Kenntnis Ihrer Verantwortung und zugleich den Abstand dessen, der sie bewertet. Wir schreiben den Zeugnisentwurf für Führungskräfte, den Ihr Arbeitgeber prüfen, anpassen und unterschreiben kann, mit Aufgaben samt Berichtslinie, Spanne und Budget, der Führungsleistung als eigenem Absatz und Ergebnissen, die ein Personalberater nachprüfen kann. Ihre Angaben erfassen wir über einen strukturierten Fragebogen, Sie erhalten den Text als bearbeitbare Word-Datei, und alles bleibt vertraulich. Den Rahmen finden Sie unter Arbeitszeugnis für Führungskräfte, den Ablauf unter Arbeitszeugnis schreiben lassen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Position und den Anlass.