Stellen Sie sich vor: Kein Papierstau mehr, kein monatelanges Warten auf die Unterschrift, kein lästiger Postversand. Ab Januar 2025 können Arbeitszeugnisse in Deutschland vollständig digital und mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellt und rechtsgültig unterschrieben werden. Was bedeutet das für Arbeitnehmer, Personalabteilungen und Unternehmen? Dieser Blogbeitrag beleuchtet alle relevanten Fragen, klärt die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigt praxisnah, wie das digitale Arbeitszeugnis den Bewerbungsalltag vereinfacht. Ob Führungskraft, Personalprofi oder Bewerber – hier erfahren Sie, warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, sich auf das Arbeitszeugnis der Zukunft vorzubereiten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Arbeitszeugnis und warum bleibt es auch 2025 relevant?
Ein Arbeitszeugnis ist mehr als nur ein Dokument – es ist für Arbeitnehmer der offizielle Nachweis über Dauer und Art der Beschäftigung sowie über Leistung und Verhalten während des Arbeitsverhältnisses. Auch im digitalen Zeitalter bleibt das Zeugnis ein zentrales Element für Bewerbungen und Karrierewege. Nach wie vor haben Arbeitnehmer gemäß § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Personalabteilung muss das Zeugnis wohlwollend und wahrheitsgemäß ausstellen, wobei zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis unterschieden wird. Gerade die qualifizierte Bewertung von Leistung, Verhalten und Sozialverhalten bleibt für die berufliche Zukunft entscheidend – egal, ob das Zeugnis handschriftlich, elektronisch oder digital unterschrieben wurde.
Welche gesetzlichen Neuerungen gelten für das digitale Arbeitszeugnis ab 2025?
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht der Gesetzgeber ab Januar 2025 die Ausstellung von Arbeitszeugnissen in elektronischer Form. Das bedeutet: Arbeitszeugnisse können rechtsgültig digital erstellt und digital unterschrieben werden. Die elektronische Form ist laut § 126a BGB und § 109 Abs. 1 GewO ausdrücklich erlaubt, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) genutzt wird. Die gleiche rechtliche Gültigkeit wie das klassische, handschriftlich unterschriebene Zeugnis ist somit garantiert. Die Zustimmung des Arbeitnehmers in elektronischer Form ist erforderlich, wenn das Zeugnis nicht in Papierform, sondern digital übermittelt werden soll. Für Personalabteilungen und Unternehmen markiert das einen Paradigmenwechsel – die Digitalisierung macht den Prozess schneller, moderner und effizienter.
Wie funktioniert die digitale Unterschrift bei Arbeitszeugnissen?
Die digitale Unterschrift im Kontext des Arbeitszeugnisses basiert auf der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung. Diese Signaturform garantiert die höchste Sicherheitsstufe für elektronische Dokumente und erfüllt alle formalen Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Beim digitalen Unterschreiben wird das Zeugnis elektronisch erstellt und anschließend von einer befugten Person per QES unterzeichnet. Die digitale Unterschrift ist dabei das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterzeichnung – aber deutlich fälschungssicherer und schneller. Unternehmen setzen auf etablierte Signaturdienstleister, die für die rechtliche Sicherheit und die Authentizität des Dokuments bürgen. Arbeitszeugnisse digital zu unterschreiben ist somit eine moderne und effiziente Alternative zur klassischen Unterschrift.
Welche Vorteile bietet das Arbeitszeugnis digital für Unternehmen und Arbeitnehmer?
Die Vorteile des digitalen Arbeitszeugnisses liegen auf der Hand:
Effizienz: Arbeitszeugnisse digital auszustellen und digital zu unterschreiben beschleunigt den gesamten Prozess – von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur Zustellung.
Flexibilität: Arbeitnehmer können Zeugnisse direkt elektronisch empfangen und unkompliziert an potenzielle Arbeitgeber weiterleiten.
Sicherheit: Die qualifizierte elektronische Signatur garantiert die Authentizität und schützt vor Manipulation.
Rechtsgültigkeit: Digitale Arbeitszeugnisse sind gemäß § 126a BGB, § 109 Abs. 1 GewO und der eIDAS-Verordnung rechtskonform digital und haben die gleiche rechtliche Gültigkeit wie Papierzeugnisse.
Nachhaltigkeit: Digital ausstellen heißt auch: Gut für die Umwelt – weniger Papier, weniger Versand per Post.
Transparenz: Arbeitnehmer können die elektronische Form einsehen und digital unterschriebene Dokumente jederzeit speichern und vorlegen.
Das alles macht das digitale Arbeitszeugnis zur modernen und effizienten Alternative für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen.
Welche Anforderungen stellt § 109 Abs. 1 GewO an das digitale Arbeitszeugnis?
Laut § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) muss ein Arbeitszeugnis schriftlich und wohlwollend ausgestellt werden. Ab 2025 ist auch die elektronische Form ausdrücklich erlaubt, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird. Das Arbeitszeugnis muss die Dauer und Art der Beschäftigung bestätigen (einfaches Zeugnis) bzw. zusätzlich eine detaillierte Bewertung von Leistung und Verhalten enthalten (qualifiziertes Zeugnis). Das digitale Arbeitszeugnis muss folgende formalen Anforderungen erfüllen:
Vollständige digitale Ausstellung
Elektronisch unterschrieben durch eine befugte Person
Authentizität und Seriosität des Dokuments müssen gewährleistet sein
Zustimmung des Arbeitnehmers in elektronischer Form
Erfüllung aller Vorgaben der eIDAS-Verordnung
Die elektronische Form des Zeugnisses ist damit genauso gültig wie die Papierform – die digitale Unterschrift beschleunigt und vereinfacht den gesamten Ablauf.
Experten-Tipp
Wie läuft der Prozess: Arbeitszeugnis digital ausstellen, unterschreiben und zustellen?
Die Digitalisierung macht das Ausstellen, Unterschreiben und Übermitteln von Arbeitszeugnissen so einfach wie nie:
Erstellung: Die Personalabteilung erstellt das Arbeitszeugnis digital als PDF-Dokument.
Unterschrift: Eine befugte Person signiert das Zeugnis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Übermittlung: Das elektronisch unterschriebene Dokument wird dem Arbeitnehmer per E-Mail oder über ein geschütztes Online-Portal zugestellt.
Bestätigung: Der Arbeitnehmer bestätigt den Erhalt in elektronischer Form (Zustimmung des Arbeitnehmers).
Weitergabe: Das digital unterschriebene Zeugnis kann sofort weiterverwendet werden – zum Beispiel bei Bewerbungen oder für Behörden.
Der gesamte Prozess ist vollständig digital, spart Zeit und Ressourcen und bietet maximale rechtliche Sicherheit.
Wie wird die Authentizität eines digital unterschriebenen Zeugnisses sichergestellt?
Die Authentizität eines digital unterschriebenen Arbeitszeugnisses ist durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) garantiert. Die QES ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und rechtlich gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift. Sie basiert auf einem Zertifikat, das von einem akkreditierten Trust-Service-Provider ausgestellt wird. Das digital unterschriebene Dokument kann jederzeit auf Echtheit und Integrität überprüft werden – Manipulationen sind praktisch ausgeschlossen. Unternehmen und Personalabteilungen profitieren so von maximaler Rechtssicherheit und Seriosität. Die eIDAS-Verordnung regelt europaweit die Standards für elektronische Signaturen und sorgt für einen einheitlichen Rechtsrahmen.
Was müssen Personalabteilungen und HR-Profis 2025 konkret beachten?
Für Personalabteilungen bedeutet das digitale Arbeitszeugnis ab 2025 einen Umbruch – aber auch zahlreiche Chancen. Wichtig ist:
Die rechtssichere Auswahl eines zertifizierten Anbieters für qualifizierte elektronische Signaturen (QES).
Die Schulung der Mitarbeiter in der digitalen Ausstellung und Unterzeichnung von Arbeitszeugnissen.
Die Anpassung der HR-Prozesse und Dokumentationspflichten an die neuen gesetzlichen Vorgaben.
Die Information der Arbeitnehmer über die Vorteile und den Ablauf des digitalen Zeugnisses.
Die Einhaltung der Zustimmungserfordernisse des Arbeitnehmers in elektronischer Form.
Mit der Umstellung auf digitale Arbeitszeugnisse sparen Personalabteilungen Zeit, Ressourcen und bieten Arbeitnehmern einen echten Mehrwert – bei voller Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen.
Wie sicher ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift in puncto Sicherheit und Rechtsgültigkeit sogar überlegen. Während eine handschriftliche Unterschrift relativ leicht gefälscht werden kann, ist die QES durch ein persönliches Zertifikat, Verschlüsselung und mehrstufige Authentifizierungsverfahren geschützt. Die digitale Unterschrift beschleunigt und vereinfacht den Unterzeichnungsprozess, verhindert Missbrauch und bietet maximale Nachweisbarkeit. Die gleiche rechtliche Gültigkeit ist gesetzlich festgeschrieben – das schafft Vertrauen bei Arbeitgebern, Personalabteilungen und Arbeitnehmern.
Welche praktischen Tipps helfen bei der Umstellung auf digitale Arbeitszeugnisse?
Frühzeitig informieren: Personalabteilungen sollten sich bereits jetzt mit den Anforderungen und Anbietern für digitale Unterschriften auseinandersetzen.
Interne Prozesse anpassen: Die digitale Ausstellung und Unterschrift erfordern neue Workflows – klare Verantwortlichkeiten und technische Standards sind entscheidend.
Schulung der Mitarbeiter: Alle Beteiligten sollten im Umgang mit digitalen Arbeitszeugnissen und der QES geschult werden.
Transparente Kommunikation: Arbeitnehmer sollten über die Vorteile und den Ablauf der digitalen Ausstellung informiert werden.
Datenschutz und IT-Sicherheit: Digitale Arbeitszeugnisse müssen sicher gespeichert und übertragen werden – Datenschutzbestimmungen sind einzuhalten.
Fazit: Die wichtigsten Punkte zum digitalen Arbeitszeugnis auf einen Blick
Arbeitszeugnisse können ab 2025 vollständig digital ausgestellt und mit qualifizierter elektronischer Signatur unterschrieben werden.
Die elektronische Form bietet die gleiche rechtliche Gültigkeit wie Papierzeugnisse.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) garantiert maximale Sicherheit und Authentizität.
Personalabteilungen und Arbeitnehmer profitieren von effizienteren, nachhaltigen und rechtskonformen Prozessen.
Die Umstellung erfordert Anpassungen, Schulungen und klare Prozesse – ist aber ein Gewinn für alle Beteiligten.
Exklusive Experten-Tipps
Vorbereitung ist alles: Bereiten Sie sich frühzeitig auf die digitale Ausstellung von Arbeitszeugnissen vor – das reduziert Stress und Fehlerquellen zum Stichtag 2025.
Vertrauenswürdige Partner: Setzen Sie auf etablierte Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturen – das erhöht die Akzeptanz und vereinfacht die Nachweispflicht.
Digitale Kommunikation stärken: Nutzen Sie die Chance, mit digitalen Arbeitszeugnissen auch die HR-Kommunikation insgesamt zu modernisieren.
Rechtssicherheit beachten: Klären Sie im Vorfeld, wie die Zustimmung des Arbeitnehmers dokumentiert wird.
Akzeptanz fördern: Erläutern Sie Mitarbeitenden und Führungskräften die Vorteile des digitalen Zeugnisses mit konkreten Praxisbeispielen.
Qualifizierte Arbeitszeugnisse, die Türen öffnen
Unser Angebot für Leader und Visionäre
Wir sind ein Team aus Brancheninsidern und HR-Experten, das Unterlagen entwickelt, die Ihre Erfolge und Führungsqualitäten in Szene setzen und Ihnen den entscheidenden Vorteil verschaffen.
Sparen Sie wertvolle Zeit, setzen Sie auf unsere Expertise und erreichen Sie die Spitze. Wir bringen Sie in die Pole-Position für Ihre nächste Top-Position.
