Arbeitszeugnis prüfen und Formulierungen entschlüsseln

Inhaltsverzeichnis

1. Arbeitszeugnis richtig prüfen: Was der Empfänger zuerst liest
2. Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was Gesetz und Rechtsprechung verlangen
3. Arbeitszeugnis entschlüsseln heißt, die Zufriedenheitsformel zu lesen
4. Wo bei Codes im Arbeitszeugnis die Zeugnissprache endet und der verbotene Geheimcode beginnt
5. Formulierungen im Zeugnis Schritt für Schritt prüfen
6. Beredtes Schweigen im Absatz zur Führung
7. Die Schlussformel ist freiwillig und bleibt nach einer berechtigten Beanstandung trotzdem stehen
8. Wie Sie beim Arbeitgeber eine Berichtigung verlangen und bis wann
9. Zwei Sonderfälle für Arbeitszeugnisse vor dem Wechsel
10. Vom Prüfbefund zum guten Arbeitszeugnis, das Ihre Rolle trägt

Arbeitszeugnis richtig prüfen: Was der Empfänger zuerst liest

Die kurze Antwort: Lesen Sie zuerst den Schlussabsatz, dann die Gesamtnote und den Aufgabenblock mit den genannten Erfolgen und zuletzt die Form mit Datum, Unterschrift und Rechtschreibung. In dieser Reihenfolge, von hinten nach vorne, lesen Personalberater ein Zeugnis häufig. Was der zukünftige Arbeitgeber zuerst sieht, prägt die Erwartung, mit der er den Rest liest.

Verschlüsselt wirkt der Text, weil zwei Anforderungen gegeneinander arbeiten. Das Zeugnis muss wahr sein und soll seinem Inhaber trotzdem nicht unnötig schaden. Aus dieser Spannung ist eine Sprache entstanden, die Kritik in freundliche Formeln kleidet. Für Laien klingen ein gutes und ein schlechtes Arbeitszeugnis oft gleich freundlich. Der geübte Leser erkennt den Unterschied an wenigen Stellen. Bei Führungskräften kommt der Absatz zur Führung als eigene Prüfstelle hinzu. Welche Formulierungen im Arbeitszeugnis welcher Note entsprechen, ist in der Übersicht zu den Noten im Arbeitszeugnis zusammengestellt.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was Gesetz und Rechtsprechung verlangen

Kurz: Wahrheit und Wohlwollen stammen aus der Rechtsprechung und nicht aus dem Gesetz, das Anspruch, Klarheit und Form regelt. Die Unterscheidung hilft beim Prüfen, weil sie zeigt, woran ein Gericht eine Formulierung misst.

Die Rechtsprechung verlangt seit Jahrzehnten, dass ein Zeugnis wahr und wohlwollend ist und das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Seit 2003 verlangt § 109 Abs. 2 GewO außerdem ein klar und verständlich formuliertes Zeugnis ohne Merkmale oder Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als die aus Wortlaut und äußerer Form ersichtliche Aussage zu treffen. Nach Absatz 1 derselben Vorschrift hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis, im einfachen Fall über Art und Dauer der Beschäftigung. Den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das auch Leistung und Verhalten beurteilt, haben Sie, sobald Sie es verlangen. Mit Ihrer Einwilligung darf der Arbeitgeber das Zeugnis auch in elektronischer Form ausstellen (Absatz 3).

Beim Prüfen ist ein tatsächlich unzulässiges Merkmal der seltenere Fall, begründet aber einen klaren Anspruch auf Berichtigung.

Arbeitszeugnis entschlüsseln heißt, die Zufriedenheitsformel zu lesen

Kurz: Die Note hängt an zwei Stellschrauben, dem Wort „stets“ und der Steigerung der Zufriedenheit. Die Beweislast verteilt sich danach, in welche Richtung jemand von der Mitte abweichen will.

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung steht gegen Ende des Textes. Ein typischer Satz lautet „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ und entspricht der Note gut. Der Superlativ „stets zur vollsten Zufriedenheit“ steht für die Spitzenstufe, „zur vollen Zufriedenheit“ ohne „stets“ für die mittlere Note 3, „zu unserer Zufriedenheit“ ohne Steigerung für Note 4, eine Einschränkung wie „die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ für Note 5 (mangelhaft) und die Bemühens-Formel für die unterste Stufe. Die Skala mit allen Zwischenformen finden Sie in der Notenskala im Arbeitszeugnis.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2014 entschieden, dass „zur vollen Zufriedenheit“ die mittlere Note ist und der Arbeitnehmer eine bessere Bewertung darlegen und beweisen muss, auch wenn in seiner Branche überwiegend gute und sehr gute Noten vergeben werden (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Umgekehrt trägt nach der Rechtsprechung das Unternehmen die Beweislast, wenn es schlechter als befriedigend bewerten will.

Wo bei Codes im Arbeitszeugnis die Zeugnissprache endet und der verbotene Geheimcode beginnt

Kurz: Verboten ist ein Merkmal, das eine versteckte Zusatzaussage treffen soll. Was im Netz als Geheimcodes im Arbeitszeugnis kursiert, gehört meist in eine von zwei anderen Kategorien.

Die offene Zeugnissprache. Zufriedenheitsformel, „stets“ und Bemühens-Formel sind in der Personalpraxis etabliert, und Gerichte ziehen sie als Maßstab heran. Auf diese Abstufungen können Sie Ihre Prüfung stützen.

Der Geheimcode im Rechtssinn. Das Gesetz verbietet nicht einzelne Begriffe als solche. Es kommt auf den objektiven Empfängerhorizont an, also darauf, wie ein unbefangener, fachkundiger Leser den Text versteht. Die Deutung einer Liste im Internet zählt dafür nicht. Angreifbar sind außerdem Inhalte, die nicht in ein Zeugnis gehören, etwa Angaben zu Krankheiten oder zum Gehalt, eine Betriebsrats- oder Gewerkschaftstätigkeit ohne Ihren Wunsch und Straftaten ohne Bezug zur Tätigkeit. Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz hat ein gefaltetes und getackertes Exemplar nicht als unzulässiges Geheimzeichen gewertet.

Die Folklore. Listen angeblich verdeckter Botschaften deuten Alltagswörter um, etwa „gesellig“ als Hinweis auf Alkohol. Manche Ratgeber halten solche Chiffren für erlaubt, solange sie branchenüblich seien. Eine Formulierung mit verdecktem Zweck bleibt aber auch dann verboten, wenn die ganze Branche sie benutzt. Streitig ist allein, ob Wörter wie „gesellig“ überhaupt Chiffren sind. Einen Beleg dafür gibt es nicht. Einzelne Wörter wie „solide“ oder „im Wesentlichen“ haben durchaus einen Notenwert, der sich allerdings erst im Satz zeigt. Ein Leser, der jedes freundliche Adjektiv als Warnung nimmt, redet einen ordentlichen Text schlecht oder beginnt einen Streit ohne Substanz.

Formulierungen im Zeugnis Schritt für Schritt prüfen

Kurz: Vergleichen Sie jede Stelle im Text mit Ihrer tatsächlichen Rolle und mit den übrigen Stellen. Satzmuster und Form prüfen Sie im Anschluss.

Die Tabelle vom Schlussabsatz über Fachwissen und Sozialverhalten bis zur Form

Stelle	Worauf Sie achten
Schlussabsatz	Dank, Bedauern und Wünsche für die berufliche Zukunft vorhanden und auf der Stufe der Gesamtnote, siehe Schlusssatz in fünf Stufen
Gesamtnote	„stets“ und Steigerung der Zufriedenheit, passend zu den Einzelmerkmalen, siehe Notenskala
Aufgabenblock	Positionsbezeichnung, Führungsspanne, Budget und Berichtslinie wie in der Realität, keine Wertung wie „erfolgreich“ zwischen den Aufgaben, siehe Führungsleistung je Note
Einzelmerkmale	Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitsqualität und Arbeitserfolg auf derselben Stufe wie die Gesamtnote, bei guter Arbeitsleistung mit Ergebnis wie „stets gute Ergebnisse“ und einer Größenordnung, siehe Formulierungen je Merkmal
Sozialverhalten	Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitenden in dieser Reihenfolge, bei Außenkontakt auch das Verhalten gegenüber Kunden, siehe Reihenfolge und Abstufung
Form	Überschrift, Briefbogen, persönliche Daten, Datum, Unterschrift und Rechtschreibung, Einzelheiten unten in diesem Abschnitt

Neben der Stufe verraten einige Satzmuster eine schwächere Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens. Passivformen wie „wurde mit der Leitung betraut“ beschreiben jemanden, dem etwas zugewiesen wurde, während „verantwortete“ jemanden beschreibt, der handelte. Betonte Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit lenken in einem Managerzeugnis von dem ab, was fehlt. Verneinungen wie „nicht unerhebliche Erfolge“ klingen positiv und bleiben unter dem, was ein Aussteller mit „erhebliche Erfolge“ gesagt hätte. Stehen Nebenaufgaben vor der Kernaufgabe oder die Kollegen vor den Vorgesetzten, kann der Empfänger darin eine Gewichtung lesen. Ob ein einzelnes Muster auf Absicht oder Unkenntnis des Ausstellers zurückgeht, zeigt erst der Vergleich mit Gesamtnote und Schlussabsatz.

Datum, Unterschrift und Rechtschreibfehler im Arbeitszeugnis

Das Dokument trägt eine Überschrift, steht auf dem Briefbogen des Unternehmens und nennt Ihre persönlichen Daten, die Beschäftigungszeit und die zuletzt ausgeübte Position mit ihrer richtigen Bezeichnung. Üblicherweise liegt das Ausstellungsdatum nah am Austritt. Üblich ist auch die Unterschrift mit Name und Funktion durch eine Person über Ihrer Ebene, meist den direkten Vorgesetzten oder die Geschäftsführung. Ein Rechtschreibfehler wirkt ebenso nachlässig wie ein Grammatikfehler und ist ein berechtigter Anlass, um ein fehlerfreies Exemplar zu bitten. Faltung, Knick und Heftklammer sind kein Mangel, solange sich das Dokument sauber kopieren lässt. Auf diese Kopierfähigkeit stellt auch das Bundesarbeitsgericht ab.

Den Grund der Beendigung nennt das Zeugnis nur, wenn Sie das wünschen. Eine Wendung wie „auf eigenen Wunsch“ oder „im besten Einvernehmen“ lohnt sich, wenn sie für Sie spricht. In der Personalpraxis wird ein Enddatum, das weder auf die Monatsmitte noch auf das Monatsende fällt, mitunter als Hinweis auf eine fristlose Kündigung gelesen, auch wenn es rechtlich nichts darüber aussagt. Kommt das Dokument nur als PDF, prüfen Sie, ob Sie der elektronischen Form zugestimmt haben. Ohne diese Einwilligung steht Ihnen ein unterschriebenes Exemplar auf Papier zu.

Beredtes Schweigen im Absatz zur Führung

Kurz: Fehlt eine Aussage, die in der Branche erwartet wird, liest der Empfänger die Lücke als Bewertung. Bei Führungskräften betrifft das vor allem den Absatz zur Führung.

Das Bundesarbeitsgericht hat das beredte Schweigen 2008 an einem Fall behandelt, in dem es um die Belastbarkeit eines Tageszeitungsredakteurs ging. Das Gericht stellte dabei auf den Zeugnisbrauch der Branche ab. Lässt der Aussteller eine solche Eigenschaft weg, kann das gegen die Pflicht zu einem wahren und klaren Zeugnis verstoßen.

Prüffragen zur Führungsleistung

Nach unserer Einschätzung gehört die Führungsleistung auf der Führungsebene zu dem, was der Zeugnisbrauch erwartet. Ein Managerzeugnis ohne Führungsbezug trägt für eine gleichwertige oder höhere Position nicht, auch wenn jede fachliche Formel die Spitzenstufe zeigt. Legen Sie Ihre tatsächliche Rolle neben den Text. Steht die Führungsspanne mit der Zahl der Mitarbeitenden darin? Wird die Führungsleistung bewertet oder nur erwähnt, etwa mit „Er führte sein Team“ ohne jede Abstufung? Tauchen Budget, Ergebnisverantwortung und Berichtslinie auf? Nennt der Text Ihren Beitrag zu Umbau, Wachstum oder strategischen Projekten? Steht die Geschäftsleitung als Bezugsgruppe in der Bewertung des Verhaltens ab Bereichsleitung üblicherweise an erster Stelle?

Jede Lücke zwischen Ihrer realen Verantwortung und dem Text ist ein Punkt, den Sie beanstanden können. Durchsetzen lässt er sich dort, wo die Aufgabenbeschreibung dadurch unvollständig oder unwahr wird.

Die Schlussformel ist freiwillig und bleibt nach einer berechtigten Beanstandung trotzdem stehen

Kurz: Einen Anspruch darauf, dass Dank, Bedauern und gute Wünsche im Zeugnis stehen, gibt es nicht. Hat der Aussteller die Schlussformel einmal erteilt, darf er sie wegen einer berechtigten Beanstandung trotzdem nicht streichen.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2012 entschieden und 2022 bestätigt, dass der Schlusssatz persönliche Empfindungen des Arbeitgebers ausdrückt und nicht zum geschuldeten Inhalt gehört (9 AZR 227/11 und 9 AZR 146/21). Sind Sie mit einem erteilten Schlusssatz nicht einverstanden, können Sie nach dem Urteil von 2012 nur ein Zeugnis ohne ihn verlangen und keinen besseren. Steht er im Zeugnis, messen Personaler ihn an der Gesamtnote darüber.

Anders liegt es, wenn Sie an anderer Stelle eine berechtigte Korrektur verlangen. Streicht das Unternehmen deswegen den Schlusssatz, verstößt es gegen das Maßregelungsverbot des § 612a BGB, das auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gilt. Im entschiedenen Fall musste der Arbeitgeber die zuvor erteilte Dankes- und Wunschformel wieder aufnehmen (BAG, Urteil vom 06.06.2023, 9 AZR 272/22).

Einen Schlusssatz, den der Arbeitgeber noch nicht erteilt hat, können Sie nur durchsetzen, wenn er vereinbart ist. Bei einer Trennung per Aufhebungsvertrag oder im Vergleich vor dem Arbeitsgericht lohnt es sich, die Note und den vollständigen Text als Anlage festzuhalten, einschließlich Dank, Bedauern und Zukunftswunsch in der Abstufung, die zur Note passt.

Wie Sie beim Arbeitgeber eine Berichtigung verlangen und bis wann

Kurz: Beanstanden Sie schriftlich und zeitnah nach Erhalt. Legen Sie jeder Beanstandung einen eigenen Formulierungsvorschlag bei.

Nennen Sie dem Aussteller jede Passage einzeln, begründen Sie die Änderung und setzen Sie eine angemessene Frist. Nach unserer Einschätzung übernehmen viele Arbeitgeber gut begründete Vorschläge, weil ihnen ein Streit ebenso wenig nützt wie Ihnen. Das berichtigte Zeugnis ist ein neues Exemplar ohne sichtbare Korrektur und trägt das ursprüngliche Ausstellungsdatum, denn ein Dritter soll nicht erkennen können, dass es geändert wurde.

Der Anspruch auf Berichtigung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem er entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Früher kann er verwirkt sein, wenn Sie lange nichts unternehmen und der Arbeitgeber annehmen durfte, dass Sie nichts mehr verlangen. Das Bundesarbeitsgericht hat eine Verwirkung in einem Fall nach rund zehn Monaten angenommen, was als Orientierung taugt und nicht als feste Frist. Noch kürzer laufen oft Ausschlussfristen aus Arbeits- und Tarifverträgen. Der Beitrag gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Lenkt das Unternehmen nicht ein, bleibt die Klage auf ein richtiges Zeugnis, im Alltag oft „ein Arbeitszeugnis anfechten“ genannt. Der Antrag muss genau bezeichnen, welche Passage wie lauten soll. Die Arbeitsgerichte verteilen die Beweislast dann nach der Stufe. Für eine bessere Note als die mittlere tragen Sie Zielvereinbarungen, Beurteilungen, ein Zwischenzeugnis oder Erfolgsnachweise vor. Sammeln Sie dieses Material, solange Sie noch Zugang dazu haben.

Zwei Sonderfälle für Arbeitszeugnisse vor dem Wechsel

Kurz: Ein Zwischenzeugnis sichert die Bewertung, solange das Verhältnis intakt ist. Für Geschäftsführer gilt ein eigener Anspruch mit anderem Aussteller und anderem Maßstab.

Das Zwischenzeugnis als Anker

Ein Zwischenzeugnis können Sie verlangen, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Als solchen Grund erkennt die Rechtsprechung etwa einen neuen Vorgesetzten oder die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an. Manche Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen ein solches Zeugnis zusätzlich ausdrücklich vor. Für eine diskrete Suche liefert ein Vorgesetztenwechsel einen Anlass, der nichts über Ihre Pläne verrät.

An die Bewertung im Zwischenzeugnis ist der Arbeitgeber für das Endzeugnis nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich gebunden. Abweichen darf er nur, wenn Ihre spätere Leistung oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigt. Lesen Sie ein Zwischenzeugnis deshalb mit derselben Sorgfalt wie ein Endzeugnis, denn Fehler, die Sie jetzt korrigieren lassen, wandern später nicht in das Dokument, das Sie beim Wechsel vorlegen, und auch nicht in dessen englische Fassung.

Sonderfall Geschäftsführer

Der Zeugnisanspruch aus dem Gewerberecht gilt nur für Arbeitnehmer, und GmbH-Geschäftsführer sind das in aller Regel nicht. Für den Fremdgeschäftsführer, der nicht an der Gesellschaft beteiligt ist, folgt der Anspruch nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aus § 630 BGB, der bei einem dauernden Dienstverhältnis auf Verlangen ein Zeugnis über Leistung und Führung vorsieht. Für Gesellschafter-Geschäftsführer hat das Gericht die Frage offengelassen.

Da der Geschäftsführer im Unternehmen niemanden über sich hat, stellt das Zeugnis in der Regel das Organ aus, das ihn bestellt hat, in der GmbH meist die Gesellschafterversammlung. Der Maßstab verschiebt sich auf die Unternehmensebene mit Ergebnisentwicklung und strategischen Entscheidungen, während Formeln zur Arbeitsweise zurücktreten. Beim Ausscheiden gehört der Zeugnistext ins Trennungspaket, zusammen mit Freistellung und Abfindung.

Vom Prüfbefund zum guten Arbeitszeugnis, das Ihre Rolle trägt

Lässt sich der Text nicht mehr ändern, übernehmen andere Unterlagen die Aufgabe. Ein Lebenslauf mit Größenordnungen zu Umsatz, Budget und Führungsspanne zeigt, was der Text verschweigt. Referenzen ehemaliger Vorgesetzter bestätigen diese Angaben. Ein gutes Zwischenzeugnis aus derselben Zeit belegt die Bewertung vor dem Bruch.

Einfacher als jede Berichtigung ist ein Entwurf, in dem Schlussabsatz, Gesamtnote und Aufgabenblock zueinander passen, bevor unterschrieben wird, sei es beim Zwischenzeugnis, in der Anlage zum Aufhebungsvertrag oder im Trennungspaket. Wir erstellen Arbeitszeugnisse für Führungskräfte als Entwurf für den Arbeitgeber und überarbeiten bestehende Zeugnisentwürfe, sodass Ihre Führungsrolle mit Spanne, Budget und belegbaren Ergebnissen an den Stellen steht, die der Empfänger zuerst liest. Den Rahmen finden Sie unter Arbeitszeugnis für Führungskräfte, für die Unternehmensebene unter Arbeitszeugnis für Geschäftsführer und den Ablauf unter Arbeitszeugnis schreiben lassen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem vertraulichen Gespräch über Ihre Rolle und den Anlass, für den Sie das Zeugnis brauchen.