Anruf vor Bewerbung – Das 1×1 eines gelungenen Telefonanrufs

Viele Bewerber/innen unterschätzen immer noch die Chancen, welche ein Telefonanruf vor Versand der Unterlagen bieten kann. Gerade einmal 10% der Bewerber/innen nutzen die Möglichkeit, sich mit einem gelungenen Telefonanruf von den Mitbewerbern/innen abzuheben.

Doch wieso lassen die restlichen 90% diese Möglichkeit ungenutzt verstreichen?

Die häufigsten Antworten, welche wir auf diese Fragen bekommen, sind folgende:

1. Die Angst etwas Falsches zu sagen oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen und damit die Chance auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu schmälern
2. „Zu viel Aufwand!“

Den Bewerber/innen mit der zweiten Antwort können auch wir nicht helfen, den mit der ersten schon.

a) Informationsgewinnung

Ein Anruf vor Versand der Bewerbungsunterlagen eignet sich sehr gut dazu, Informationen über das Unternehmen einzuholen.

Heutzutage finden sich fast alle relevanten Informationen auf der Website des Unternehmens oder in Pressemitteilungen und Zeitungsartikeln, welche ebenfalls fast alle im Internet zu finden sind.

Falls Sie allerdings darüber hinaus noch weitere Informationen haben möchten, können Sie für eine weitergehende Recherche in der Telefonzentrale des Unternehmens anrufen und sich von dort aus in die Abteilung für PR und Öffentlichkeitsarbeit verbinden lassen. Dort erhalten Sie nach Rückfrage in der Regel gerne weitere Unterlagen, wie Flyer und Unternehmensbroschüren oder bei großen Unternehmen auch Pressemappen, Mitarbeiterzeitungen, etc.

b) Erster Kontakt mit weiterer Informationsgewinnung

Wie im ersten Artikel zu diesem Thema schon erläutert, sind Stellenanzeigen mitunter ab und zu etwas schwammig formuliert. Es geht aus der Aufgabenbeschreibung dann beispielsweise nicht ganz hervor, was die eigentlichen Aufgabenbereiche und Verantwortungsgebiete sind.

Beispiele dazu finden Sie im ersten Artikel „Anruf vor Bewerbung – Telefonieren Sie sich in die erste Reihe“.

Ein weiteres Beispiel, welches uns erst vor kurzem wieder untergekommen ist, ist folgende Aufgabenbeschreibung für eine Stelle als Abteilungsleiter:

• Vertriebsarbeit und Verhandlungen mit Nachunternehmern
• Aufbau eines Handwerkernetzwerks
• Planung und Steuerung von Urlaubsvertretungen und Notdiensten

Es gab innerhalb der Stellenanzeige keine Information über die Größe der zu führenden Abteilung oder über die detaillierten Aufgaben innerhalb dieser Position.

Hier kann es deshalb hilfreich sein, vor Versand der Unterlagen im Unternehmen anzurufen und nachzufragen, welche Aufgaben- und Verantwortungsbereiche die Position detailliert beinhaltet und wie viele Mitarbeiter geführt werden sollen.

Sie haben nach einem solchen Anruf dann auch den Vorteil, dass Ihnen der Einstig in das Anschreiben deutlich erleichtert wird, denn Sie können nach solch einem Gespräch Ihr Anschreiben einfach und zielführend mit einem Satz á la „Vielen Dank für das interessante und freundliche Telefongespräch gestern Vormittag“ starten.

Sollte der/die verantwortliche Personalchef/in oder Geschäftsführer/in nicht zu sprechen sein und Sie nur mit einem/r Personalreferenten/in oder dem/der Assistenten/in des Entscheidungsträgers telefoniert haben, könnte der Einleitungssatz Ihres Bewerbungsschreibens zum Beispiel folgendermaßen aussehen: „Aufgrund des freundlichen und informativen Telefongesprächs mit Ihrem Mitarbeiter Herr XY / Ihrer Mitarbeiterin Frau XY habe ich mich entschlossen, mich bei Ihnen auf die Stelle als XYZ zu bewerben.“

Der/Die Entscheidungsträger/in wird sich nach solch einem Einstiegssatz bestimmt bei Herrn oder Frau XY nach dem Gespräch mit Ihnen erkundigen und sich den persönlichen Eindruck schildern lassen – und schon sind Sie im Gespräch.

Bei einer solchen telefonischen Intervention geht es im Grunde um zwei Dinge:

1. Interesse zu wecken und den/die Personalentscheider/in dazu zu bringen, sich mit Ihren Unterlagen ausführlicher zu beschäftigen als mit denen Ihrer Mitbewerber/innen
2. Für sich selbst abzuklären, ob die Stelle für Sie in Frage kommt

Näheres dazu finden Sie im bereits erwähnten Blogartikel.

c) Nachfassen

Sollten Sie nach ein bis zwei Wochen keine Eingangsbestätigung bekommen haben, können Sie im entsprechenden Unternehmen anrufen und nachfragen, ob die Unterlagen eingegangen sind und ob noch Fragen zu der Bewerbung oder zu Ihrer Person bestehen.

Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Bewerbung nicht unter- oder verlorengegangen ist und rufen sich zudem nochmals ins Gedächtnis. Wenn sich aus diesem Nachfragen und aufgrund tatsächlich bestehender Rückfragen dann bereits ein erstes Telefoninterview ergibt, umso besser!

Bereiten Sie sich also auch auf solch ein Gespräch gut vor! Wie genau und was Sie vor einem solchen Anruf beachten müssen, erfahren Sie im nächsten sowie im letzten Kapitel dieses Beitrags.

Etwa 4 Wochen nach Versand der Bewerbung dürfen Sie auch ruhig nochmals anrufen und nachfragen, wie weit der Stand der Dinge ist und bis wann Sie mit einer Antwort rechnen dürfen.

Es ist auch durchaus möglich, dass Sie eines Tages, völlig unerwartet, einen Anruf erhalten und der oder die Personalverantwortliche einer der Firmen, bei welchen Sie sich beworben haben, ist am Telefon. Auch einige Personaler/innen nutzen die Vorteile eines Telefonanrufs.

Dadurch kann der/ die Personalexperte/in viel über den Bewerber/ die Bewerberin erfahren, wie beispielsweise ob er/ sie souverän mit einer überraschenden Situation umgehen kann und wie er/ sie in solch einer Situation reagiert. Außerdem erfährt er/ sie eventuell auch etwas über das private Umfeld des Bewerbers/ der Bewerberin und darüber, mit wem er oder sie zusammenwohnt.

Die Person, welche anruft, ist immer im Vorteil, da sie sich auf die Situation vorbereiten kann während der oder die Angerufene spontan agieren muss und oftmals noch nicht einmal seine oder ihre Unterlagen vor sich liegen hat.

Wie reagieren Sie nun in dieser Situation und was können Sie tun?

Sollten Sie sich gerade an einem lauten Ort oder bei Freunden befinden, sollten Sie sich mit der Aussage entschuldigen „Ich bin gerade einkaufen, kann ich Sie in einer Stunde (gegen 17:00 Uhr) zurückrufen?“. Wählen Sie die Uhrzeit, an welcher Sie garantiert zu Hause sind, plus etwa eine halbe Stunde zur Vorbereitung und melden Sie sich dann unbedingt pünktlich!

Eine klassische Lösung, wenn Sie zu Hause sind aber Ihre Unterlagen gerade nicht vorliegen haben, ist: „Guten Tag Herr XYZ. Ich bin gerade dabei meinen Besuch zu verabschieden. Könnte ich Sie in 10 Minuten zurückrufen?“ Fragen Sie dann aber auf jeden Fall nach der Durchwahlnummer, um die Person direkt erreichen zu können.

Nun haben Sie ein paar Minuten Zeit, um sich Ihre Unterlagen zurecht zu legen und sich innerlich auf das Gespräch vorzubereiten, denn solch ein Gespräch kann leicht als ein Vor-Vorstellungsgespräch gewertet werden.

Bleiben Sie also ruhig, atmen Sie tief durch und achten Sie darauf deutlich und flüssig zu sprechen.

Am besten gelingt das mit üben, üben, üben. Fragen Sie dazu Freunde und Verwandte, ob sie mit Ihnen verschiedene Szenarien am Telefon durchspielen können. Sie werden sehen, auch wenn Sie sich am Anfang eventuell etwas dumm vorkommen, es hilft!

Für den Fall, dass Sie nicht erreichbar sind, sollten Sie einen professionellen Ansagetext auf Ihre Mobilbox sprechen, so dass Ihnen der oder die Personaler/in eine Nachricht hinterlassen kann. Achten Sie hier unbedingt auf Professionalität und löschen Sie eventuell „Spaß-Ansagen“ bereits vor Beginn Ihres Bewerbungsprozesses!

a) Achten Sie auf eine ruhige Umgebung!

Während eines Gespräches mit einem interessierten Arbeitgeber sollte Ihre Umgebung absolut ruhig sein. Das bedeutet, dass Sie auf keinen Fall in einem Café oder irgendwo unterwegs telefonieren sollten.

Auch das Gebell Ihres Hundes, klapperndes Geschirr, weil Ihr*e Partner*in das Geschirr vom Frühstück abräumt oder Kindergeschrei im Hintergrund wirken nicht gerade professionell und lenken schnell vom eigentlichen Inhalt des Gespräches ab.

Außerdem sollten Sie absolut NIE während Ihrer Arbeitszeit telefonieren oder in einer Umgebung mit Bürolärm, denn diesen Schnitzer kann und wird Sie eventuell sogar die Einladung zum Vorstellungsgespräch kosten.

b) Kein unnützes Geplapper oder Geschwafel

Stellen Sie nur die Fragen, welche wirklich relevant sind und antworten Sie auf die Fragen Ihres Gesprächspartners kurz, knapp und sachlich – wie im Vorstellungsgespräch übrigens auch.

Die Zeit Ihres Gegenübers (egal ob es sich um Ihre/n potentielle/n Vorgesetzte/n oder um den/ die Personalchef*in handelt) ist in der Regel knapp bemessen. Das sollten Sie wissen und auch zeigen, indem Sie bei allen Fragen und Aussagen kurz und knapp auf den Punkt kommen. Möchte Ihr Gesprächspartner mehr Informationen haben, wird er Ihnen entsprechende tiefergehende Fragen stellen.

c) Stimmlage, Sprachgeschwindigkeit und Tonfall

Achten Sie beim Telefonieren und auch später im Telefongespräch auf eine angenehme Tonlage, eine mittlere Sprachgeschwindigkeit und auf eine generell ruhige Präsenz.

Wenn Sie unsicher sind, wie Ihre Stimme am Telefon wirkt, können Sie Freunde und Verwandte danach fragen und beispielsweise ein Übungsgespräch am Telefon führen und aufnehmen. Machen Sie das so lange, bis Sie mit Tonlage, Geschwindigkeit und Ihren insgesamten Telefonpräsenz zufrieden sind.

d) Unterlagen und Notizen

Bevor Sie in einem Unternehmen anrufen und jemanden aus der Personalabteilung oder Ihren zukünftigen Vorgesetzten sprechen möchten, sollten Sie sich Ihre Unterlagen zurechtlegen und Notizen zu Ihren geplanten Fragen machen, so dass Sie keine Frage vergessen und durch eventuelle Gegenfragen