Die zunehmende Digitalisierung und Corona machen es möglich – immer mehr Menschen können von zuhause aus im HomeOffice arbeiten.
Auch wenn das verlockend erscheint, birgt die Tätigkeit im HomeOffice auch seine Schattenseiten. Einerseits kann man selbstbestimmter arbeiten, sich seine Zeit flexibler einteilen und so Privates und Berufliches besser vereinbaren sowie durch Wegfall der zeitaufwändigen Fahrten zum Arbeitsplatz Sprit und Kosten sparen. Andererseits machen die gefühlte Isolation und die fehlende Interaktion mit Kolleg*innen sowie die Vermischung von Berufs- und Privatleben durch längere Arbeitszeiten und Erreichbarkeit vielen Menschen zu schaffen.
Eine besondere Herausforderung für das Arbeiten zu Hause ist Selbstmanagement und eine disziplinierte Arbeitsweise, damit das Arbeiten produktiv und das Verhältnis von Arbeit und Freizeit stimmig bleiben. Denn wer kennt das nicht: Eine Menge Arbeit liegt vor einem – im schlimmsten Fall noch Dinge, die wir nicht gerne erledigen – und die tägliche Kontrolle der Arbeit im Unternehmen durch Chef und Kollegen entfällt. Und dann gibt es gerade im HomeOffice noch so viele andere und vielleicht auch angenehmere Sachen, die man machen sollte und könnte.
Wie also sich selbst motivieren und selbst disziplinieren, um strukturiert seine Arbeit zu erledigen, um dann auch einen geregelten Feierabend zu haben, an dem Sie zur Ruhe kommen und sich Privatem widmen können?
Hier ein paar Tipps und Methoden, mit denen Sie im HomeOffice effektiv Ihre Arbeit erledigen.
Inhaltsverzeichnis
Der Arbeitsplatz
Für ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ist ein fester Arbeitsplatz, besser noch ein eigener Raum, unbedingt erforderlich. Damit vermeiden Sie Ablenkung durch Dinge, die über die Arbeit hinaus noch erledigt werden müsste.
Für ein professionelles und effektives Arbeiten benötigen Sie zudem eine professionelle Ausstattung, so wie sie die Kollegen im Büro ebenfalls nutzen. Das heißt, Ihr Arbeitsplatz sollte mit einem angemessen großen Schreibtisch, einem guten Bürostuhl und einem Bildschirm ausgestattet sein.
Ebenfalls absolut notwendig ist eine stabile und schnelle Internetverbindung sowie eine Telefonausstattung mit Mobilteil, Headset und Businessfunktionen.
Wenn Sie dann noch mit Hilfe von Bildern, Pflanzen und persönlichen Gegenständen eine gewisse Wohlfühlatmosphäre schaffen, werden Sie motivierter sein, Ihre Arbeitsstunden an diesem Arbeitsplatz zu verbringen.
Geregelte Arbeitszeiten im HomeOffice
Einer der sicherlich größten Vorteile beim Arbeiten im Home-Office ist die oftmals flexiblere Arbeitszeit. Sie müssen eventuell nicht mehr, wie bisher, zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro sein.
Doch gerade diese Flexibilität birgt auch das Risiko der „Zeitvergeudung“. Der Arbeitsbeginn wird mehr und mehr nach hinten verschoben und somit auch das Arbeitsende, was eventuell dann zu Konflikten mit privaten Terminen führt. Selbstbestimmte aber feste Arbeitszeiten sind daher wichtig und das nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre/n Chef*in und die Kollegen und ggf. Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Unser Tipp: Auch wenn es im Home-Office nicht erforderlich ist in Hemd und Krawatte respektive im Business-Outfit zu arbeiten, ist es dennoch wichtig, sich angemessen zu kleiden. Denn zum einen wird es Ihnen schwerer fallen im Pyjama in den Arbeitsmodus zu kommen und sich richtig zu fokussieren und zum anderen vermeiden Sie Peinlichkeiten, wenn der/die Chef*in oder Kolleg*innen spontan über Teams oder Video anrufen.
Eigene Kern- und Randzeiten definieren sowie produktive Zeit identifizieren und ausnutzen
Das Home-Office bietet verstärkt die Möglichkeit, die Arbeitszeit an individuelle Bedürfnisse anzupassen und gemäß dem eigenen Rhythmus den Arbeitstag zu beginnen bzw. zu beenden.
Auch hier möchten wir Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie Ihre ganz persönliche produktive Zeit identifizieren und somit strukturiert und entsprechend Ihrem Biorhythmus arbeiten können.
Wenn Sie beispielsweise der Morgentyp und bereits nach dem Aufstehen am produktivsten sind, erledigen Sie schwierige Aufgaben am besten in dieser Zeit. Für das Nachmittagstief sind dann Routineaufgaben wie Ablage der Mails etc. geeigneter.
Vermeiden Sie häufige „Abendschichten“, da diese zu schlechtem Schlaf und damit zu geringerer Produktivität am nächsten Tag führen. Zwischen Computerarbeit und Schlaf sollten mindestens zwei Stunden liegen, denn wer ständig unter Strom steht, braucht einen Ausgleich, der nichts mit seinem Job zu tun hat.
Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen
Sprechen Sie sich mit Chef*in und Kolleg*innen ab und definieren Sie Kernzeiten, in denen Sie jederzeit erreichbar sind und Randzeiten, in denen Sie flexibler arbeiten.
Damit Ihr/e Chef*in und Ihre Kolleg*innen immer wissen, wann Sie erreichbar sind, ist es sinnvoll, die Arbeitszeit in digitalen Kalendern, wie in Outlook, festzuhalten. So wissen alle Bescheid, wann Sie für Meetings und Termine zur Verfügung stehen oder nicht erreichbar sind.
Nutzen Sie außerdem Tools wie Mindmapping, Teams, OneNote, etc., um effektiv mit Chef*in und Kolleg*innen zusammenzuarbeiten.
Um einer sozialen Isolation entgegenzuwirken, die gerade beim Arbeiten im Home-Office entstehen kann, nutzen Sie öfter die Möglichkeit des persönlichen Telefonkontakts, treffen Sie Kolleg*innen in Teams-Sitzungen oder gerne auch mal zur gemeinsamen Kaffeerunde über Videokonferenz.
Prokrastinieren oder Aufschieberitis
Die Versuchung des Aufschiebens ist im Home-Office noch größer als am Arbeitsplatz, denn es gibt zu viele Möglichkeiten der Ablenkung.
Ganz besonders die komplizierten und unangenehmen Aufgaben möchte man am liebsten erst einmal zur Seite legen und stattdessen lieber kurz die Zeitung lesen, etwas online recherchieren oder bestellen, Mails ablegen oder Telefonate führen.
Das ist zwar vollkommen verständlich, jedoch grundlegend falsch. Zuallererst sollte man sich genau auf diese ungeliebten Aufgaben konzentrieren. Denn sobald diese erledigt sind, steigt die Motivation und das restliche Tagespensum geht viel leichter von der Hand.
Pausen einplanen und einhalten
Pausen steigern die Produktivität und Leistungsfähigkeit. Daher sollten Sie während der Arbeit immer mal wieder zwischen Arbeitsphasen und Pausen wechseln. Dadurch, dass das Gehirn ständig in regelmäßigen Abständen zwischen Konzentration und Entspannung wechselt, arbeiten Sie fokussierter.
Doch gerade im heimischen Arbeitszimmer fällt es den Menschen häufig schwerer Pause zu machen. Definieren Sie daher Pausen von 10-15 Minuten alle 1,5 bis 2 Stunden.
Damit Sie – gerade in stressigen Phasen – die Pausen nicht vergessen, stellen Sie sich einen Timer. Nutzen Sie die Pausen aktiv. Trinken Sie einen Kaffee, hängen Sie Wäsche auf oder machen Sie einen kurzen Spaziergang um’s Haus. Das schafft Abstand zur Arbeit und einen freien Kopf.
Gönnen Sie sich zudem eine Mittagspause, in der Sie vielleicht sogar eine Kleinigkeit selbst kochen. Das bringt neue Energie und einen positiven Effekt für das Arbeiten am Nachmittag.
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Experten-Tipp
Aufgaben priorisieren und Ziele setzen
Im Home-Office verliert manch einer sich bei der Abarbeitung anstehender Aufgaben in Kleinigkeiten und hat Schwierigkeiten die Aufgaben zu priorisieren. Die Gefahr des Aufschiebens ist größer als am Arbeitsplatz, wo man sich vom Chef oder der Chefin und den Arbeitskolleg*innen beobachtet fühlt. Daher bedarf es einer besonders guten Planung.
Es gibt verschiedene Methoden, die anstehenden Arbeiten zu priorisieren und zielgerichtet abzuarbeiten. Um herauszufinden, welches Konzept für Ihre eigenen Bedürfnisse am geeignetsten ist, sollten Sie verschiedene Methoden und Techniken ausprobieren.
Arbeiten mit Hilfe von To-Do-Listen
Notieren Sie Ihre anstehenden Aufgaben in To-Do-Listen. Beispielsweise in einer Liste für den Monat, einer für die Woche und einer für den jeweiligen Tag.
Schauen Sie sich am Ende des Arbeitstages die To-Do-Listen an. Streichen Sie die erledigten Aufgaben und übertragen Sie unerledigte bzw. neu hinzugekommene Aufgaben auf den nächsten Tag oder in den nächsten Monat.
Priorisieren Sie dabei Ihre 6 wichtigsten To-Do‘s für den nächsten Tag in Bezug auf ihre Wichtigkeit. Beginnen Sie am darauffolgenden Tag mit dem ersten Punkt auf der Liste und arbeiten Sie die folgenden Punkte der Reihe nach ab. Sind bestimmte Aufgaben zu umfangreich, um sie innerhalb eines Tages zu erledigen, hilft es, sie in kleinere Zwischenschritte aufzuteilen und Stück für Stück abzuarbeiten.
Die Listen können noch old-school-mäßig auf Papier geführt werden, für alle, die es haptisch mögen, oder als Outlook-Aufgaben, die bei Fälligkeit auf dem Bildschirm aufpoppen.
| dringend | nicht so dringend | |
| wichtig | A-Aufgaben Erledigen |
B-Aufgaben Terminieren |
| nicht so wichtig | C-Aufgaben Delegieren |
D-Aufgaben Verwerfen oder ablegen |
Darstellung der Eisenhower-Matrix
Planung der Aufgaben mit der ALPEN Methode
Die ALPEN-Methode ist ein weiteres Konzept den Tagesablauf zu planen und zu strukturieren. Das Akronym ALPEN steht für:
Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Länge der Dauer einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen priorisieren
Nachkontrollieren
Die fünf Arbeitsschritte helfen, den Arbeitsalltag zu visualisieren und zu strukturieren und somit das Arbeitspensum im Home-Office erheblich zu optimieren.
Fazit
Auch wenn man keinen Einfluss auf die Zeit hat, so ist es dennoch sinnvoll sie zu planen.
Wer gutes Zeitmanagement betreibt, kann im Home-Office durchaus effektiv arbeiten und die eigene Produktivität steigern.
Natürlich bedarf es viel Selbstdisziplin, doch mit Beachtung dieser Tipps wird es Ihnen gelingen sich und Ihre Aufgaben zu managen, Arbeits- und Privatleben auch in den eigenen vier Wänden besser zu trennen und darüber hinaus Belastungen, wie Stress und Leistungsdruck, zu verringern.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung dieser Tipps für ein selbstbestimmtes und effektives Arbeiten im Home-Office!
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