CV Parsing im E-Recruiting: Auswertung von Lebenslauf und Bewerbung durch KI – Vor- und Nachteile für Bewerber

Wie funktioniert CV Parsing?

Was ist CV Parsing?

So nennt man ein noch relativ neues Verfahren, bei dem Lebensläufe mit Hilfe künstlicher Intelligenz maschinell ausgelesen werden. Das bedeutet, spezielle Computerprogramme durchsuchen Lebensläufe oder auch ganze Bewerbungen automatisch und entnehmen daraus die für das Unternehmen wichtige Informationen, wie persönliche Daten, Bildungsabschluss und Berufserfahrung aber auch Kenntnis in verschiedenen Fachbereichen oder Soft Skills.  Diese ermöglicht es Recruitern, große Mengen an Daten effizient zu verarbeiten, da diese Informationen nicht mehr von Hand in eine Datenbank übertragen werden müssen, was den Auswahlprozess für die Personalverantwortlichen vereinfacht und beschleunigt.

Dies macht es einfacher und effizienter für Unternehmen, die besten Anwärter für eine Stelle schnell zu finden und beispielsweise One-Click-Bewerbungen anzubieten. Vor allem in großen Unternehmen, die bis zu 1.500 Bewerbungen auf eine zu besetzende Position erhalten, können so schneller und einfacher die Personen, welche für die Position geeignet sind, identifiziert werden.

Aber können Sie als Job-Suchende/r erkennen, ob ein Mensch oder eine Maschine Ihre Unterlagen sichtet? Ja, in der Regel ist ersichtlich, dass die Bewerbung durch ein CV Parsing Tool ausgewertet wird, wenn Sie ihre Bewerbung nicht mehr per Mail verschicken können sondern die Dokumente über eine Bewerbungsplattform hochladen müssen.

CV Parsing Tools

Ein CV Parsing Tool ist eine Art hilfreiche Software, die in der Lage ist Bewerbungsdokumente zu analysieren und zu verarbeiten. Sie extrahiert mit Hilfe fortschrittlicher Technologien,  Syntaxanalyse und einem bestimmten Algorithmus wichtige Daten aus den Unterlagen oder dem Lebenslauf eines Bewerbers – die Lebensläufe werden also in Tabellen umgewandelt.

Diese Strukturierung ist besonders nützlich, da sie es Personalverantwortlichen ermöglicht, auf einen Blick die wesentlichen Informationen eines potenziellen neuen Mitarbeiters zu erfassen. Doch der CV Parser geht noch einen Schritt weiter: Er überträgt diese strukturierten Daten automatisch in ein sogenanntes Bewerbermanagementsystem.

In diesem System werden alle Daten zentral gespeichert und verwaltet. Dies erleichtert nicht nur den Vergleich verschiedener Bewerberprofile, sondern auch die Nachverfolgung von Bewerbungsverläufen und die Kommunikation. Das System kann beispielsweise automatisch Bewerbungen nach bestimmten Kriterien filtern oder sortieren, was den Rekrutierungsprozess und das Bewerbermanagement erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Vor- und Nachteile von CV Parser und E-Recruiting

Aber nicht nur der Personalabteilung sondern auch den Bewerbern bietet das CV-Parsing einige Vorteile. Beispielsweise ermöglicht die Unterstützung durch KI, große Mengen an Bewerberdaten schnell und präzise zu verarbeiten. Dies führt zu einem reibungsloseren Ablauf, einer schnelleren Besetzung von offenen Stellen und einer verbesserten Candidate Experience für potenzielle Bewerber.

Vorteile für Bewerber

Es gibt einige weitere Vorteile für Job-Suchende durch die Auswertung von Bewerbungen mit Hilfe KI-gestützter Systeme, wie beispielswiese Objektivität und Fairness. So können KI-Systeme dabei helfen, unbewusste Voreingenommenheit zu reduzieren, indem sie Bewerbungen auf Grundlage festgelegter Kriterien und ohne menschliche Vorurteile auswerten. Dazu muss jedoch sichergestellt werden, dass die KI-Algorithmen dementsprechend trainiert werden. Zudem kann die künstliche Intelligenz dabei helfen, die Übereinstimmung zwischen den Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber und den Anforderungen der Stelle zu verbessern, was die Chancen auf eine erfolgreiche Besetzung der Position und Zufriedenheit auf beiden Seiten erhöht. Des Weiteren kann die Einordnung der Bewerbung durch einen CV-Parser dazu beitragen, potenziell geeignete Stellen zu identifizieren, an die der Bewerbende selbst vielleicht noch überhaupt nicht gedacht hat, und so neue Karrieremöglichkeiten eröffnen.

Fortgeschrittene KI-Systeme können darüber hinaus dabei helfen, den Recruiting-Prozess noch transparenter zu gestalten, indem sie Einblick in den Status der versandten Bewerbung und die nächsten Schritte geben.

Nachteile für Bewerber – Wenn der Computer Bewerbung oder Lebenslauf aussortiert

Der Einsatz dieser neuen Technologie birgt neben allen Vorteilen aber leider auch einige Nachteile für Bewerbungskandidaten. Einer der größten Nachteile ist der Verlust der persönlichen Note im Auswahlprozess. KI-Systeme können die menschliche Intuition und das Feingefühl nicht ersetzen, was besonders bei der Beurteilung kreativer oder weniger quantifizierbarer Aspekte eines CVs ins Gewicht fällt und dann gegebenenfalls zu einer Absage führt, obwohl die vom Unternehmen gewünschten Anforderungen und die gebotenen Qualifikationen des potenziellen Mitarbeiters zum Großteil übereinstimmen.

Ein weiteres Problem ist die übermäßige Fokussierung auf Schlüsselwörter bzw. sogenannte Keywords. KI-Systeme neigen dazu, Bewerber zu bevorzugen, die genau die Sprache oder die spezifischen Begriffe verwenden, die das System erkennt. Dies kann dazu führen, dass hochqualifizierte Kandidaten, deren Bewerbungen nicht exakt diese Kriterien erfüllen, übersehen werden. Hinzu kommt das Risiko versteckter Voreingenommenheit: Werden KI-Algorithmen mit historischen Daten trainiert, die voreingenommene Muster enthalten, können diese Ungleichheiten in den Auswahlprozess einfließen. Das führt möglicherweise zu einer unfairen Beurteilung basierend auf Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit oder anderen persönlichen Merkmalen.

Die Standardisierung des Auswahlprozesses kann zudem die Vielfalt in der Belegschaft einschränken. Kandidaten, die einem bestimmten Profil entsprechen, werden bevorzugt, was die Diversität unter den Mitarbeitern reduziert. Darüber hinaus können KI-Systeme Nuancen in der Beschreibung, beispielsweise der Sprachkenntnisse, missverstehen oder die Bedeutung bestimmter Erfahrungen oder Qualifikationen falsch einschätzen.

Ein weiteres großes Problem ist der Mangel an Zugänglichkeit: Nicht alle Menschen verfügen über die technischen Mittel oder das Know-how, um ihre Bewerbungsunterlagen für KI-Systeme zu optimieren. Dies kann besonders für ältere Personen oder solche aus bestimmten sozioökonomischen Hintergründen ein Hindernis sein. Hinzu kommt ein Mangel an Transparenz, da oft unklar ist, wie KI-Systeme ihre Entscheidungen treffen, was zu Unsicherheit und Frustration führen kann. Zuletzt bieten viele KI-gestützte Systeme (noch) kein individuelles Feedback, was erschwert, aus abgelehnten Bewerbungen zu lernen und sich zu verbessern.

Was muss ich als Bewerber bei der Erstellung von Lebenslauf und Bewerbung beachten?

Nun stellen sich viele Menschen, die mitten im Bewerbungsprozess stecken, zurecht die Frage, wie sie ihre Unterlagen hinsichtlich CV Parsing optimieren können.

Als erstes sollten die Bewerbungsunterlagen daraufhin durchgesehen werden, ob sie dem Check durch einen CV-Parser standhalten. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Einladung zum Vorstellungsgespräch. Es ist daher wichtig, sich mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und sicher zu stellen, dass die Unterlagen diesen Anforderungen entsprechen. Auch die individuelle Ausrichtung der Unterlagen auf die jeweilige Stellenanzeige anstelle des Versands von Massenbewerbungen kann helfen.

Als Bewerber ist es zudem entscheidend, den Lebenslauf bzw. ihre gesamten Unterlagen so zu gestalten, dass wichtige Informationen klar und strukturiert präsentiert werden.
Wie genau erläuern wir Ihnen nachfolgend:

Bessere Lesbarkeit

Viele CV-Parser sind darauf programmiert, Informationen in einem sequenziellen, vertikalen Format zu lesen. Mehrere Spalten mit unterschiedlichen Informationen können für den Parser daher verwirrend sein, insbesondere wenn es um die korrekte Zuordnung von Daten und Positionen geht. Dies kann dann zu Problemen führen, wenn der Parser versucht, den Textfluss zu verfolgen. Informationen könnten in der falschen Reihenfolge oder zusammenhanglos erfasst werden.

Einfache Schriftarten verwenden und grafische Elemente vermeiden

Nutzen Sie ein einfaches, sauberes Layout mit klaren Überschriften und gut organisierten Abschnitten. Wählen Sie zudem eine leicht lesbare Schriftart ohne Serifen. Vermeiden Sie darüber hinaus komplexe Formatierungen wie Bilder, Icons oder grafische Elemente, da diese von einigen Parsern möglicherweise nicht korrekt gelesen werden. Auch Sonderzeichen, wie Euro- oder Dollarzeichen, können von den meisten Tools nicht richtig interpretiert werden.

Bewerbungsvorlagen, die für die Eingruppierung der Sprach- oder Software-Kenntnisse Balken, Sternchen oder ähnliches verwenden, sind für Online-Bewerbungen daher nicht geeignet, da der CV Parser Ihre Sprach- und Software-Kenntnisse hier nicht korrekt auslesen kann, und sie somit als Kandidat ohne Sprach- und Softwarekenntnisse einordnet.

Chronologische oder umgekehrte chronologische Reihenfolge

Ordnen Sie Ihre beruflichen Erfahrungen entweder chronologisch (älteste zuerst) oder in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst) an. Die umgekehrte chronologische Reihenfolge wird häufig bevorzugt, da sie den Schwerpunkt auf aktuelle Erfahrungen legt.

Klare Abschnittsüberschriften

Die Benennung und Einteilung der Abschnittsüberschriften innerhalb des Lebenslaufes sollte klar, präzise und möglichst standardisiert sein, um die Kompatibilität mit verschiedenen CV-Parsern zu gewährleisten. Dabei ist es essentiell, jede berufliche Position detailliert und mit allen relevanten Informationen anzuführen. Auch wenn es mehrere Positionen beim gleichen Arbeitgeber gab, ist es wichtig, für jede einzelne Rolle die spezifischen Eckdaten erneut anzugeben. Der Beschäftigungszeitraum sollte dabei stets separat und deutlich hervorgehoben werden. Auf diese Weise fällt es dem Tool leichter die jeweiligen Daten korrekt zu erfassen und zu verarbeiten ohne dass wichtige Angaben verloren gehen. Eine Zusammenfassung nach Arbeitgeber oder Tätigkeitsfeldern ist nicht empfehlenswert.

Auch Ihre spezialisierte Berufserfahrung sollte klar als solche erkennbar sein, wie beispielsweise IT- oder Software-Kenntnisse, Methodenkompetenzen, etc. Fassen Sie auch diese unter einer gesonderten Überschrift strukturiert zusammen.

Schlüsselbegriffe verwenden und Abkürzungen vermeiden

Integrieren Sie spezifische Schlüsselbegriffe, die sich auf die angestrebte Position beziehen unterhalb Ihrer Berufserfahrungen. Meistens finden Sie die entsprechenden Schlagwörter auch in den sogenannten „Muss-Qualifikationen“ der jeweiligen Stellenbeschreibung. Dies erhöht die Chancen, dass der CV Parser die entscheidenden Informationen richtig zuordnet. Stellen Sie zudem sicher, dass der Inhalt Ihres Lebenslaufs präzise und passgenau auf die angestrebte Position ausgerichtet ist.

Zudem sollten Abkürzungen vermieden und feststehende Begriffe immer ausgeschrieben werden. Auch Abkürzungen, die im Alltäglichen Sprachgebrauch üblich sind, beim CV Parsing dafür sorgen, dass Ihre Bewerbung keinen Erfolg hat oder droht durch das Raster zu fallen.

Kontaktdaten deutlich angeben

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) leicht zu finden und korrekt sind.

PDF- oder Word-Format

Speichern Sie Ihren Lebenslauf als pdf oder im Word-Format (doc oder docx). Diese Formate sind am kompatibelsten mit den meisten Parsing-Systemen, wobei sich Word-Dokumente generell eher weniger eignen für eine Online-Bewerbung. Besser ist es immer, die Bewerbung zwar in Word zu erstellen, dann aber als pdf abzuspeichern.

Keine Rechtschreibfehler

Überprüfen Sie Ihre Bewerbung unbedingt nochmals auf Rechtschreibfehler und Buchstabendreher, da diese die Lesbarkeit negativ beeinflussen können. Im Gegensatz zum menschlichen Gehirn, das kleinere Lese-Unstimmigkeiten intuitiv ausbessert oder den wahren Inhalt trotz orthografischer Fehler versteht, operiert ein auf Algorithmen basierendes Computerprogramm wie ein Lebenslauf-Scanner anders. Es fokussiert sich auf das Auffinden entscheidender Schlüsselwörter in einer Bewerbung, anstatt nach Fehlern zu suchen.

Fehlt ein solches Keyword, bleibt der dazugehörige Eintrag in der Datenbank leer oder unvollständig, was den Personalverantwortlichen signalisiert, dass bestimmte Qualifikationen, Abschlüsse oder Erfahrungen – also diese wichtigen Schlüsselwörter – fehlen. Dies kann dazu führen, dass eine Person bereits in der ersten Auswahlrunde ausscheidet, obwohl sie potenziell am besten für die Position geeignet wäre.

Deutliche Darstellung und Benennung relevanter Abschlüsse

Unserer Erfahrung nach ist es teilweise so, dass CV Parser bzw. die dahinterliegende Software erkennt, welche Schul- und Studienabschlüsse im Lebenslauf aufgeführt sind, bei den Berufsabschlüssen allerdings teilweise Probleme hat. Deshalb sollten alle Abschlüsse immer mit „Schulabschluss: Abitur“, „Studienabschluss: Bachelor of Engneering“ und „Berufsabschluss: Stattlich geprüfte Erzieherin“ aufgeführt werden. So kann die Software die wichtigen Daten sofort erkennen und richtig zuordnen.

Einfaches Anschreiben

Neben dem Lebenslauf ist auch das Anschreiben ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Kandidaten sollten daher sicherstellen, dass ihr Anschreiben klar und prägnant verfasst ist, um relevante Informationen für die KI bereitzustellen und eine effiziente Analyse zu ermöglichen.

Fazit für Bewerber

Durch die gezielte Anpassung des Lebenslaufs und Anschreibens an die Anforderungen dieser neuen Technologie erhöhen Sie Ihre Chancen, in den Fokus der Recruiter zu gelangen. Ein optimierter Lebenslauf kann somit entscheidend dazu beitragen, im Bewerbungsprozess erfolgreich zu sein.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, dass Ihre Bewerbung ein Lebenslauf Parsing nicht nur gut übersteht, sondern Ihnen auch einen signifikanten Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft. Sprechen Sie uns dazu gerne an.