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Arbeitszeugnis prüfen – So erkennen Sie Fehler in Ihren Zeugnissen

Für unsere Kunden prüfen und optimieren wir täglich Arbeitszeugnisse. Oftmals geht es um Kleinigkeiten, die wie unbedeutende Fehler wirken und dennoch den Unterschied zwischen einem sehr guten, einem guten oder einem schlechten Zeugnis ausmachen.

Ist der Umgang mit Kunden professionell beschrieben? Muss der Einleitungssatz überzeugend klingen? Ist die Aufgabenbeschreibung in vollem Umfang dargelegt? Machen Sie den Zeugnis-Test!

Inhaltsverzeichnis

Machen Sie den Zeugnis-Test

Nehmen Sie den Zeugnisentwurf, welchen Ihre Firma für Sie vorbereitet hat zur Hand oder Ihr bereits vorhandenes Zeugnis und machen Sie den Zeugnis-Test! Wir haben schon tausende Zeugnisse analysiert und verbessert – profitieren Sie davon!

Im folgenden Absatz finden Sie nicht nur häufige Fehler, die in Zeugnisse eingearbeitet werden, sondern auch gleichzeitig Lösungsansätze, welche Ihnen dabei helfen, Ihr Arbeitszeugnis zu verbessern. Schließlich möchten Sie nicht nur verstehen, was in Ihrem Zeugnis drinsteht, sondern auch konkrete Tipps und Tricks erhalten, was stattdessen aufgeführt sein sollte.

Los gehts!


Arbeitszeugnis prüfen und beheben – so erkennen Sie Fehler

Die Zeugnis Einleitung ist passiv formuliert

Wenn in Ihrer Einleitung steht: „Wir bestätigen Frau Anna-Lena Müller, dass Sie bei uns in der Zeit vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 beschäftigt war“, dann ist dies eine passive Zeugniseinleitung. Die Formulierung „beschäftigt war“ ist schon ein grober Schnitzer. Dazu noch die Einleitung „Wir bestätigen…“ lässt für den geübten Leser nichts gutes erahnen.

⇒ Verlangen Sie von Ihrem Arbeitgeber eine aktive Einleitungsformulierung mit dem Verb „tätig“. In etwa so: „Frau Anna-Lena Müller, geb. am 11.07.1986, war für unser Unternehmen vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 als Vorstandsassistenz tätig.


Wichtige Tätigkeiten fehlen

Als einer der zentralen Elemente im Arbeitszeugnis ist der Aufgabenblock für alle potenziellen Arbeitgeber wichtig, um zu erfahren, womit Sie in Ihrer letzten Tätigkeit betraut waren. Wenn Sie länger als ein Jahr in einer Firma gearbeitet haben, sollte Ihre Aufgabenbeschreibung zwischen fünf und sieben Arbeitsaufgaben enthalten.

⇒ Sichten Sie Ihren Arbeitsvertrag oder die Stellenanzeige, auf die Sie sich vor Antritt der Stelle beworben haben. Eventuell steht hier etwas drin, was Sie übersehen haben? Gehen Sie ansonsten die einzelnen Tätigkeiten der letzten Wochen und Monate durch und überlegen Sie, was Ihre Hauptaufgabenbereiche waren. Sind es zu viele, überlegen Sie, was Sie zusammenfassen können. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten anschließend diesen Aufgabenblock in das Zeugnis zu übernehmen. Vorgesetzte haben oftmals nicht den kompletten Überblick über alle Tätigkeiten, welche Sie tagtäglich erledigen.


Weiterbildungen bleiben unerwähnt

Natürlich muss nicht jede Weiterbildung im Arbeitszeugnis auftauchen, aber wenn umfangreiche Weiterbildungen, die Sie fachlich weitergebracht haben, oder intensive Produktschulungen unterschlagen wurden, sollten Sie um Nachbesserung bitten.

⇒ Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung und erinnern Sie sie daran, dass die Fortbildungen zum Nutzen der Firma absolviert worden sind. Vielleich sind Ihnen deshalb auch Kosten entstanden oder Sie haben Ihre Freizeit geopfert. Diese Faktoren können Sie ebenfalls aufzeigen.


Sprachkenntnisse werden nicht erwähnt

Viele Firmen sind international vertreten und richten ihre Prozesse mehrsprachig aus. Ob Vertrieb, Einkauf, Projektmanagement oder Konstruktion – es wird zunehmend auf Englisch, Spanisch, Chinesisch oder in anderen  Sprachen kommuniziert oder verhandelt. Wenn Sie also erwähnenswerte Sprachkenntnisse haben, sollten diese im Arbeitszeugnis unbedingt Erwähnung finden.

⇒ In den meisten Fällen lassen sich die Sprachkenntnisse wirkungsvoll in ein Arbeitszeugnis integrieren. Hier ist eine der vielen Möglichkeiten: „Herr Schneider hat regelmäßig Verhandlungen mit unseren Geschäftspartnern auf Englisch und Deutsch geführt“ oder “Frau Müller konnte ihre sehr guten polnischen Sprachkenntnisse in Besprechungen und Meetings hervorragend einsetzen“.


Der professionelle Umgang mit Kunden wird nicht deutlich

Der Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten ist sehr wichtig und wird als ein Faktor zu Ihrem externen Sozialverhalten gezählt. In der Praxis fallen die Beschreibungen hier zumeist dürftig aus. Oft wird der Satz: „Sein Verhalten gegenüber Kunden war stets vorbildlich“ genommen.

⇒ Wenn Sie täglich mit Kunden zu tun haben und dies auch ein Teil Ihrer zukünftigen beruflichen Laufbahn sein wird, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr externes Sozialverhalten ausführlicher beschrieben wird. Der o.g. Satz kann durchaus ergänzt werden mit der Formulierung: „wobei sein gutes Kontaktvermögen, sein rhetorisches Geschick und seine Verhandlungsstärke stets zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führten“.


Sonderaufgaben und andere Projektarbeiten bleiben unerwähnt

Ihnen sollte bewusst sein, dass Arbeitgeber immer auf der Suche nach Mitarbeitern sind, welche mehr leisten als andere. Deshalb sollten Sonderaufgaben oder Projektarbeiten im Arbeitszeugnis Erwähnung finden. Dadurch bieten Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber einen Mehrwert, der Sie von anderen Mitbewerbern abhebt. Vielleicht sind Sie Experte in einem Softwareprogramm und haben dieses Ihren Kollegen nahegebracht, haben Auszubildende angelernt oder ähnliches.

⇒ Schreiben Sie alle Sonderaufgaben, welche Sie im Laufe der Berufsjahre innerhalb Ihrer Firma ausgeübt haben auf und sorgen Sie dafür, dass diese entweder in den allgemeinen Aufgabenblock oder in den Bewertungsblock Ihres Zeugnisses aufgenommen werden.


Angaben zu IT-Kenntnissen fehlen

Es gibt kaum noch Stellenausschreibungen, in welchen keine oder nur rudimentäre IT- bzw. Software-Kenntnisse gefordert werden. Natürlich muss nicht jedes Programm im Zeugnis auftauchen. MS-Office-Programme wie Word, Excel oder PowerPoint können durchaus unterschlagen werden, aber bei besonderen Programmen, welche sogar eventuell zwingend für Ihren Beruf erforderlich sind, wie SAP R/3 für Controller, Catia für Konstrukteure oder Photoshop für Fotografen sieht das anders aus. Diese sollten im Zeugnis erwähnt werden.

⇒ Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und weisen Sie Ihn freundlich darauf hin, dass Ihre Software-Kenntnisse ebenfalls zu Ihren Fachkenntnissen gehören und Sie diese deshalb im Zeugnis mit drinstehen haben möchten.


Die strukturierte Arbeitsweise wird nicht beschrieben

Wenn in Ihrem Zeugnis nur etwas zur ausgeprägten Motivation und nicht zu Ihrer Arbeitsweise steht, wird vermutet, dass Sie planlos an Ihre Arbeitsaufgaben herangehen. Wichtig sind hierbei Schlüsselwörter wie „sorgfältig“, „planvoll“ oder „systematisch“.

⇒ Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre systematische Arbeitsweise am besten darlegen können. Am besten Sie erläutern diese anhand mehrerer Beispiele und legen Ihrer Firma nahe, dass Ihre konstruktive Arbeitsweise im Zeugnis erwähnt werden muss.


Keine Hinweise auf Arbeitserfolge

Arbeitserfolge sind ein maßgebliches Indiz für effiziente Mitarbeit. Firmen können ihren Mitarbeitern viel nachsehen, ausbleibende Erfolge jedoch nicht! Formulierungen wie „Ihre Arbeitserfolge waren jederzeit von (sehr) guter Qualität“ müssen im Arbeitszeugnis unbedingt auftauchen.

⇒ Unserer Erfahrung nach, verwechseln viele Personaler die Gesamtnote mit der ebenfalls wichtigen Einzelnote für den Arbeitserfolg. Sollten Sie schon eine gute Gesamtnote haben wie beispielsweise „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit“, haben Sie gute Chancen auf eine Nachbesserung der Einzelnote.


Der Kündigungsgrund ist missverständlich

Weshalb ein Mitarbeiter die Firma verlassen hat, spielt im Bewerbungsprozess eine wichtige Rolle. Eine Auskunft darüber gibt das Zeugnis. Natürlich sind die Gründe vielfältig. Oft sind es Firmenumstrukturierungen, Insolvenzen oder allgemeiner Stellenabbau, weshalb Mitarbeiter das Unternehmen verlassen müssen.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass im Zeugnis nicht nur steht:

“Das Arbeitsverhältnis wurde zum 30.11.2019 gekündigt“ – was übersetzt bedeutet: „Er hat nicht die erforderliche Leistung gezeigt, weshalb wir ihm gekündigt haben“.

Vielmehr sollte zu lesen sein: „Das Arbeitsverhältnis musste betriebsbedingt zum 30.11.2019 gekündigt werden“. Diesem Satz ist deutlich zu entnehmen, dass der Kündigungsgrund nicht beim Arbeitnehmer sondern eventuell in einer Umstrukturierung oder einem Stellenabbau zu suchen ist.

⇒ Wenn ein Arbeitsgeber Sie ohne nähere Begründung kündigt sehen das Personaler in der Regel kritisch. Lassen Sie in so einem Fall einen Zusatz in Ihr Arbeitszeugnis einfließen, in welchem klar hervorgeht, weshalb Sie gehen mussten.


Das Ausstellungsdatum ist später als das Austrittsdatum

Wir erleben es des Öfteren, dass in manchen Personalabteilungen das reinste Chaos herrscht, wichtige Mitarbeiter krankheitsbedingt fehlen oder im Urlaub sind. Natürlich fühlt sich dann keiner mehr dafür verantwortlich, zur richtigen Zeit ein Arbeitszeugnis auszustellen. Liegt zwischen Ausstellungs- und Austrittsdatum ein mehrmonatiger Zeitraum, kommen Zeugnisexperten ins Grübeln und fragen sich, ob es womöglich einen Termin vor dem Arbeitsgericht gab.

⇒ Erklären Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie laut Ihrem Zeugnis ein motivierter, kompetenter und erfolgreicher Mitarbeiter waren und durch die Zeitdifferenz eine indirekte Abwertung befürchten. Im Normallfall wird das Datum Ihres Zeugnisses dann problemlos korrigiert.


Die Zukunftswünsche sind mehrdeutig

Im Arbeitszeugnis wird zwischen beruflichen und privaten Zukunftswüschen unterschieden. Im Idealfall wünscht man “weiterhin viel Erfolg”, auf gar keinen Fall hingegen „Glück für den weiteren Berufsweg“. Das heißt übersetzt soviel wie: „Er kann nichts, aber vielleicht hat er ja bei Ihnen mehr Glück“.

⇒ Weisen Sie Ihren Arbeitgeber auf die üblichen Gepflogenheiten für die Zukunftswünsche hin. Schlagen Sie ihm auch eine bessere Formulierung vor, wie z.B.: „Wir wünschen ihm für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin (viel) Erfolg“.


Der Zeugnisaussteller ist nicht Ihr Vorgesetzter

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erhalten, welches von der Assistenz der Geschäftsleitung oder gar einem Kollegen unterschrieben wurde, ist das nicht in Ordnung. Dies wäre kein richtiges Maß an Wertschätzung Ihnen gegenüber. Schauen Sie deshalb genau, wer Ihr Zeugnis unterschrieben hat. Die Wertschätzung zeigt sich auch daran, dass der zuständige Zeugnisaussteller, etwa ihr Vorgesetzte, das Arbeitszeugnis unterschreibt.

⇒ Der zuständige Personalverantwortliche oder Ihr fachlicher Vorgesetzte sollten das Zeugnis unterschreiben – im Idealfall sogar beide. Achten Sie auch darauf, dass aus dem Zeugnis hervorgeht, welche Position der Zeugnisaussteller innehat.


Fazit

Wie bereits erwähnt, geht es zumeist nur um Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Zeugnis ausmachen. Unsere Erfahrung zeigt, dass selbst erfahrene Personaler unbewusst Fehler beim Verfassen von Arbeitszeugnissen begehen, weil ihnen das nötige Know-how oder schlicht und ergreifend die Zeit fehlt. Deshalb greifen wir beim Verfassen und der Prüfung von Arbeitszeugnissen auf unsere jahrelange Erfahrung zurück.

Kleiner Tipp: Sie sollten sich zu jeder Zeit sowohl mit Ihrem Vorgesetzten als auch der Personalabteilung gut stellen. Besonders nach einer unschönen Trennung ist es schwierig, eine Änderung im Arbeitszeugnis zu erreichen. Gute Beziehungen zur Ex-Firma sparen oftmals Zeit und Anwaltskosten.