Arbeitszeugnis prüfen (lassen) – So erkennen Sie Fehler in Ihren Zeugnissen

Wenn in Ihrer Einleitung steht: „Wir bestätigen Frau Anna-Lena Müller, dass Sie bei uns in der Zeit vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 beschäftigt war“, dann ist dies eine passive Zeugniseinleitung. Die Formulierung „beschäftigt war“ ist schon ein grober Schnitzer. Dazu noch die Einleitung „Wir bestätigen…“ lässt für den geübten Leser nichts gutes erahnen.

⇒ Verlangen Sie von Ihrem Arbeitgeber eine aktive Einleitungsformulierung mit dem Verb „tätig“. In etwa so: „Frau Anna-Lena Müller, geb. am 11.07.1986, war für unser Unternehmen vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 als Vorstandsassistenz tätig.“

Eines der zentralen Elemente innerhalb eines Arbeitszeugnisses ist der Aufgabenblock bzw. die Tätigkeitsbeschreibung. Er ist für alle potenziellen Arbeitgeber wichtig, um zu erfahren, mit welchen Tätigkeiten Sie in Ihrer letzten Tätigkeit betraut waren. Wenn Sie länger als ein Jahr in einer Firma gearbeitet haben, sollte Ihre Aufgabenbeschreibung zwischen fünf und sieben Arbeitsaufgaben enthalten.

⇒ Sichten Sie Ihren Arbeitsvertrag oder die Stellenanzeige, auf die Sie sich vor Antritt der Stelle beworben haben. Eventuell ist hier noch etwas aufgeführt, was Sie übersehen haben? Gehen Sie ansonsten die einzelnen Tätigkeiten der letzten Wochen und Monate durch und überlegen Sie, was Ihre Hauptaufgabenbereiche waren. Sind es zu viele, überlegen Sie, was Sie zusammenfassen können. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten anschließend diesen Aufgabenblock in das End- oder Zwischenzeugnis zu übernehmen. Vorgesetzte haben oftmals nicht den kompletten Überblick über alle Tätigkeiten, die Sie tagtäglich erledigen.

Natürlich muss nicht jede Weiterbildung im Arbeitszeugnis auftauchen, aber wenn umfangreiche, relevante Weiterbildungen, die Sie fachlich weitergebracht haben, oder intensive Produktschulungen unterschlagen wurden, sollten Sie um Nachbesserung bitten.

⇒ Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung und erinnern Sie sie daran, dass die Fortbildungen zum Nutzen der Firma absolviert worden sind. Vielleich sind Ihnen deshalb auch Kosten entstanden oder Sie haben Ihre Freizeit geopfert. Diese Faktoren können Sie ebenfalls aufzeigen.

Viele Firmen sind international vertreten und richten ihre Prozesse mehrsprachig aus. Ob Vertrieb, Einkauf, Projektmanagement oder Konstruktion – es wird zunehmend auf Englisch, Spanisch, Chinesisch oder in anderen  Sprachen kommuniziert oder verhandelt. Wenn Sie also über erwähnenswerte Sprachkenntnisse verfügen, sollten diese im Arbeitszeugnis unbedingt Erwähnung finden.

⇒ In den meisten Fällen lassen sich die Sprachkenntnisse wirkungsvoll in ein Arbeitszeugnis integrieren. Hier ist eine der vielen Möglichkeiten: „Herr Schneider hat regelmäßig Verhandlungen mit unseren Geschäftspartnern auf Englisch und Deutsch geführt“ oder “Frau Müller konnte ihre sehr guten polnischen Sprachkenntnisse in Besprechungen und Meetings hervorragend einsetzen“.

Der Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten ist sehr wichtig und wird als ein Faktor zu Ihrem externen Sozialverhalten gezählt. In der Praxis fallen die Beschreibungen hier zumeist dürftig aus. Oft wird der Satz: „Sein Verhalten gegenüber Kunden war stets vorbildlich“ genommen.

⇒ Wenn Sie täglich mit Kunden zu tun haben und dies auch ein Teil Ihrer zukünftigen beruflichen Laufbahn sein wird, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr externes Sozialverhalten ausführlicher beschrieben wird. Der o.g. Satz kann durchaus ergänzt werden mit der Formulierung: „wobei sein gutes Kontaktvermögen, sein rhetorisches Geschick und seine Verhandlungsstärke stets zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führten“.

Ihnen sollte bewusst sein, dass Arbeitgeber immer auf der Suche nach Mitarbeitern sind, die persönlichen Einsatz zeigen und und sich aktiv ins Unternehmen einbringen. Deshalb sollten Sonderaufgaben oder Projektarbeiten im Arbeitszeugnis unbedingt Erwähnung finden. Dadurch bieten Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber einen Mehrwert, der Sie von anderen Mitbewerbern abhebt. Vielleicht sind Sie Experte in einem Softwareprogramm und haben dieses Ihren Kollegen nahegebracht, haben Auszubildende angelernt oder ähnliches.

⇒ Schreiben Sie alle Sonderaufgaben, die Sie im Laufe der Berufsjahre innerhalb Ihrer Firma ausgeübt haben, auf und sorgen Sie dafür, dass diese entweder in den allgemeinen Aufgabenblock oder in den Bewertungsblock Ihres Zeugnisses aufgenommen werden.

Es gibt kaum noch Stellenausschreibungen, in welchen keine oder nur rudimentäre IT- bzw. Software-Kenntnisse gefordert werden. Natürlich muss nicht jedes Programm im Zeugnis auftauchen. MS-Office-Programme wie Word, Excel oder PowerPoint können durchaus unterschlagen werden, aber bei besonderen Programmen, welche sogar eventuell zwingend für Ihren Beruf erforderlich sind, wie SAP R/3 für Controller, Catia/AutoCAD für Konstrukteure oder Adobe Photoshop für Fotografen sieht das anders aus. Diese sollten im Zeugnis unbedingt Erwähnung finden.

⇒ Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und weisen Sie Ihn freundlich darauf hin, dass Ihre Software-Kenntnisse ebenfalls zu Ihren Fachkenntnissen gehören und Sie diese deshalb bei der Erstellung des Zeugnisses erwähnt werden sollten.

Wenn in Ihrem Zeugnis nur etwas zur ausgeprägten Motivation und nicht zu Ihrer Arbeitsweise steht, wird vermutet, dass Sie planlos an Ihre Arbeitsaufgaben herangehen. Wichtig sind hierbei Schlüsselwörter wie „sorgfältig“, „planvoll“ oder „systematisch“.

⇒ Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre systematische Arbeitsweise am besten darlegen können. Am besten Sie erläutern diese anhand mehrerer Beispiele und legen Ihrer Firma nahe, dass Ihre konstruktive Arbeitsweise im Zeugnis erwähnt werden muss.

Arbeitserfolge sind ein maßgebliches Indiz für effiziente Mitarbeit. Firmen können ihren Mitarbeitern viel nachsehen, ausbleibende Erfolge jedoch nicht! Formulierungen wie „Ihre Arbeitserfolge waren jederzeit von (sehr) guter Qualität“ müssen im Arbeitszeugnis unbedingt auftauchen.

⇒ Unserer Erfahrung nach, verwechseln viele Personaler die Gesamtnote mit der ebenfalls wichtigen Einzelnote für den Arbeitserfolg. Sollten Sie schon eine gute Gesamtnote haben wie beispielsweise „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit“, haben Sie gute Chancen auf eine Nachbesserung der Einzelnote im Abschnitt „Arbeitserfolg“.

Weshalb ein Mitarbeiter die Firma verlassen hat, spielt im Bewerbungsprozess eine wichtige Rolle. Eine Auskunft darüber gibt das Zeugnis. Natürlich sind die Gründe vielfältig. Oft sind es Firmenumstrukturierungen, Insolvenzen oder allgemeiner Stellenabbau, weshalb Mitarbeiter das Unternehmen verlassen müssen oder Mitarbeiter kündigen selbst und wechseln das Unternehmen aus eigener Initiative. Auch ein einvernehmlicher Aufhebungsvertrag ist eine häufige Form des Unternehmenswechsels.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass im Zeugnis nicht nur steht:

“Das Arbeitsverhältnis wurde zum 30.11.2019 gekündigt“ oder „Das Arbeitszeugnis endet zum 30.04.2023“. Ersteres heißt übersetzt in etwa: „Er hat nicht die erforderliche Leistung gezeigt, weshalb wir ihm gekündigt haben“, der zweite Satz lässt Raum für Spekulationen.

Vielmehr sollte hinsichtlich des ersten Satzes zu lesen sein: „Das Arbeitsverhältnis musste betriebsbedingt zum 30.11.2019 gekündigt werden“. Diesem Satz ist deutlich zu entnehmen, dass der Kündigungsgrund nicht beim Arbeitnehmer sondern eventuell in einer Umstrukturierung oder einem Stellenabbau zu suchen ist.

Bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer ist dieser Satz angebracht: „Frau Müller verlässt uns zum 30.04.2023 auf eigenen Wunsch…“

⇒ Wenn dem Arbeitszeugnis kein Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters zu entnehmen ist, sehen das Recruiter in der Regel kritisch. Lassen Sie als auf jeden Fall einen Zusatz in Ihr Arbeitszeugnis einfließen, aus welchem klar hervorgeht, weshalb Sie gehen mussten oder ob Sie sich selbst dazu entschieden haben das Unternehmen zu verlassen.

Wir erleben es leider ab und zu, dass in manchen Personalabteilungen das reinste Chaos herrscht, wichtige Mitarbeiter krankheitsbedingt fehlen oder im Urlaub sind. Natürlich fühlt sich dann keiner mehr dafür verantwortlich, zur richtigen Zeit ein Arbeitszeugnis auszustellen. Liegt zwischen Ausstellungs- und Austrittsdatum ein mehrmonatiger Zeitraum, kommen Zeugnisexperten ins Grübeln und fragen sich, ob es womöglich einen Termin vor dem Arbeitsgericht gab.

⇒ Erklären Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie laut Ihrem Zeugnis ein motivierter, kompetenter und erfolgreicher Mitarbeiter waren und durch die Zeitdifferenz eine indirekte Abwertung befürchten. Im Normallfall wird das Datum Ihres Zeugnisses dann problemlos korrigiert.

Im Arbeitszeugnis wird zwischen beruflichen und privaten Zukunftswüschen unterschieden. Im Idealfall wünscht der Unternehmer dem Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses “weiterhin viel Erfolg”. Auf gar keinen Fall hingegen „Glück für den weiteren Berufsweg“, denn das heißt übersetzt soviel wie: „Er kann nichts, aber vielleicht hat er ja bei Ihnen mehr Glück“. Auch die Formulierung „Wir wünschen ihm für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und viel Erfolg“ enthält einen versteckten Seitenhieb. Anscheinend konnte der Mitarbeiter in dieser Position nur eine schwache Leistung ohne nennenswerte Erfolge vorweisen.

⇒ Weisen Sie Ihren Arbeitgeber auf die üblichen Gepflogenheiten für die Zukunftswünsche hin. Schlagen Sie ihm auch eine bessere Formulierung vor, wie z.B.: „Wir wünschen ihm für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin (viel) Erfolg“. 

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erhalten, welches von der Assistenz der Geschäftsleitung oder gar einem Kollegen unterschrieben wurde, ist das eine indirekte Abwertung und ein negativer Hinweis auf die Würdigung des Mitarbeiters durch den Vorgesetzten. Schauen Sie deshalb genau, wer Ihr Zeugnis unterschrieben hat. Die Wertschätzung zeigt sich maßgeblich daran, dass der zuständige Zeugnisaussteller wie ihr Vorgesetzter, das Arbeitszeugnis unterschreibt.

⇒ Der zuständige Personalverantwortliche oder Ihr fachlicher Vorgesetzte sollten das Zeugnis unterschreiben – im Idealfall sogar beide. Achten Sie auch darauf, dass aus dem Zeugnis hervorgeht, welche Position der Zeugnisaussteller innehat.

Wie bereits erwähnt, geht es zumeist nur um Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Zeugnis ausmachen. Unsere Erfahrung zeigt, dass selbst erfahrene Personaler unbewusst Fehler beim Verfassen von Arbeitszeugnissen begehen, weil ihnen entweder das nötige Know-how hinsichtlich der codierten Zeugnissprache oder schlicht und ergreifend die Zeit fehlt.

Sollten Sie trotz dieses Leitfadens unsicher sein, was den Inhalt Ihres Zeugnisses und die darin enthaltene Leistungs- und Verhaltensbewertung angeht, sollten Sie Ihr Zeugnis überprüfen lassen – entweder von unseren Experten oder von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Nur so können Sie zu 100% sicher sein, dass Sie ein positives und wohlwollendes Arbeitszeugnis haben. Schließlich begleiten Sie Ihre Arbeitszeugnisse nicht nur ein Leben lang sondern sie profitieren von einem guten, qualifizierten Arbeitszeugnis auch bei jeder neuen Bewerbung wieder.

Kleiner Tipp: Lassen Sie sich auch zwischendurch alle 2 – 3 Jahre ein Zwischenzeugnis ausstellen, in welchem Ihre Leistungen bescheinigt und Ihr Werdegang dokumentiert werden. So haben Sie im Falle einer plötzlichen, unschönen Trennung vom Arbeitgeber ein oder mehrere gute Zwischenzeugnisse auf welche Sie sich berufen können. Dafür sollten sich sowohl mit Ihrem Vorgesetzten als auch der Personalabteilung gut stellen. Besonders nach einer unschönen Trennung ist es schwierig, eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses zu erreichen ohne eine gute Grundlage. Gute Beziehungen zur (Ex-)Firma sowie ein aktuelles, gutes  Zwischenzeugnis sparen daher Zeit und Anwaltskosten.

Also, falls Sie sich eine Überprüfung Ihres Arbeitszeugnisses wünschen oder sich sogar gleich ein Arbeit-oder Zwischenzeugnis erstellen lassen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir sind wir jederzeit für Sie da!