Mann liest Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis prüfen – so erkennen Sie Fehler in Ihren Zeugnissen

Für unsere Kunden prüfen und optimieren wir täglich Arbeitszeugnisse. Oft geht es um Kleinigkeiten, die wie unbedeutsame Fehler wirken und dennoch den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Zeugnis ausmachen.

Ist der Umgang mit Kunden professionell beschrieben? Muss der Einleitungssatz überzeugend klingen? Ist die Aufgabenbeschreibung in vollem Umfang dargelegt? Machen Sie den Zeugnis-Test!

Inhalt

  1. Machen Sie den Zeugnis-Test
  2. Arbeitszeugnis prüfen – so erkennen Sie Fehler
  3. Fazit

Machen Sie den Zeugnis-Test

Nehmen Sie den Zeugnisentwurf, welchen Ihre Firma für Sie vorbereitet hat zur Hand oder Ihr bereits vorhandenes Zeugnis und machen Sie den Zeugnis-Test! Wir haben schon tausende Zeugnisse analysiert und verbessert – profitieren Sie davon!

Im folgenden Absatz Finden Sie nicht nur häufige Fehler, die in Zeugnisse eingearbeitet werden, sondern auch gleichzeitig Lösungsansätze, welche Ihnen helfen sollen, Ihr Arbeitszeugnis zu verbessern. Schließlich möchten Sie nicht nur verstehen, was in Ihrem Zeugnis steht, sondern auch konkrete Tipps und Tricks erhalten, was stattdessen drinstehen muss.

Arbeitszeugnis prüfen – so erkennen Sie Fehler

Fehler 1: Die Zeugnis Einleitung ist passiv formuliert.

Wenn in Ihrer Einleitung steht: „Wir bestätigen Frau Anna-Lena Müller, dass Sie bei uns in der Zeit vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 beschäftigt war“, dann ist dies eine passive Zeugniseinleitung. Die Formulierung „beschäftigt war“ ist schon ein grober Schnitzer. Dazu noch die Einleitung „Wir bestätigen…“ lässt für den geübten Leser nichts gutes erahnen.

Lösung: Verlangen Sie von Ihrem Arbeitgeber eine aktive Einleitungsformulierung mit dem Verb „tätig“. In etwa so: „Frau Anna-Lena Müller, geb. am 11.07.1986, war für unser Unternehmen vom 01.01.2018 bis zum 01.11.2019 als Vorstandsassistenz tätig.

Fehler 2: Wichtige Tätigkeiten fehlen.

Als einer der zentralen Elemente im Arbeitszeugnis ist der Aufgabenblock für alle potenziellen Arbeitgeber wichtig, um zu erfahren, womit Sie in Ihrer letzten Tätigkeit betraut waren. Wenn Sie länger als ein Jahr in einer Firma gearbeitet haben, sollte Ihre Aufgabenbeschreibung zwischen fünf und sieben Arbeitsaufgaben enthalten.

Lösung: Sichten Sie Ihren Arbeitsvertrag oder die Stellenanzeige auf die Sie sich vor Antritt der Stelle beworben haben. Fügen Sie diesen Ihre zusätzlichen Tätigkeiten, die Sie im Laufe der Zeit übernommen haben hinzu und fordern Sie Ihren Vorgesetzten auf, diese in Ihr Arbeitszeugnis zu implementieren.

Fehler 3: Weiterbildungen bleiben unerwähnt.

Natürlich muss nicht jede Weiterbildung im Arbeitszeugnis auftauchen. Wenn jedoch umfangreiche Weiterbildungen, welche Sie fachlich weitergebracht haben oder intensive Produktschulungen unterschlagen wurden. Sollten Sie um Nachbesserung bitten.

Lösung: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung und erinnern Sie sie daran, dass die Fortbildung zum Nutzen der Firma absolviert worden sind. Vielleich sind Ihnen deshalb auch Kosten entstanden oder Sie haben Ihre Freizeit geopfert. Dese Faktoren müssen Sie ebenfalls auszeigen.

Fehler 4: Sprachkenntnisse werden nicht erwähnt.

Viele Firmen sind international vertreten und richten ihre Prozesse mehrsprachig aus. Ob Vertrieb, Einkauf, Projektmanagement oder Konstruktion – es wird zunehmend auf Englisch, Spanisch, Chinesisch oder einer anderen Sprache kommuniziert oder verhandelt.

Lösung: In den meisten Fällen lassen sich die Sprachkenntnisse wirkungsvoll in ein Arbeitszeugnis integrieren. Hier eine der vielen Möglichkeiten: „Herr Schneider hat regelmäßig Verhandlungen mit unseren Geschäftspartnern auf Englisch und Deutsch geführt“ oder Frau Müller konnte ihre sehr guten polnischen Sprachkenntnisse in Besprechungen hervorragend einsetzen“.

Fehler 5: Der professionelle Umgang mit Kunden wird nicht deutlich.

Der Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten ist sehr wichtig und wird als ein Faktor zu Ihrem externen Sozialverhalten gezählt. In der Praxis fallen die Beschreibungen hier zumeist dürftig aus. Oft wird der Satz: „Sein Verhalten gegenüber Kunden war stets vorbildlich“ genommen.

Lösung: Wenn Sie täglich mit Kunden zu tun haben, müssen Sie darauf achten, dass Ihr externes Sozialverhalten besser beschrieben wird. Der o.g. Satz kann durchaus ergänzt werden mit der Formulierung: „wobei sein gutes Kontaktvermögen und Verhandlungsgeschick auch hier immer zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führten“.

Fehler 6: Sonderaufgaben und andere Projektarbeiten bleiben unerwähnt.

Ihnen sollte bewusst sein, dass ein Arbeitgeber immer auf der Suche nach einem Mitarbeiter ist, welcher mehr leistet als die anderen. Deshalb müssen Sonderaufgaben oder Projektarbeiten im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Dadurch bieten Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber einen Mehrwert, der Sie von den anderen Mitbewerbern abhebt. Vielleicht sind Sie experte in einem Softwareprogramm und haben dieses, Ihren Kollegen nahegebracht oder haben Auszubildende angelernt etc..

Lösung: Schreiben Sie alle Sonderaufgaben, welche Sie im laufe der Berufsjahre in Ihrer Firma ausgeübt haben auf und sorgen Sie dafür, dass diese entweder in den allgemeinen Aufgabenblock oder Bewertungsblock Ihres Zeugnisses aufgenommen werden.

Fehler 7: Angaben zu IT-Kenntnissen fehlen.

Es gibt kaum noch Stellenausschreibungen, in welchen keine oder mäßige IT-Kenntnisse gefordert werden. Natürlich muss nicht jedes Programm im Zeugnis auftauchen. MS- Office Programme wie Word, Excel oder PowerPoint können durchaus unterschlagen werden.

Bei besonderen Programmen, welche zwingend für Ihren Beruf erforderlich sind wie SAP R/3 für Controller, Catia für Konstrukteure oder Photoshop für Photographen sieht es anders aus. Diese sollten im Zeugnis erwähnt werden.

Lösung: Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und weisen Sie Ihn freundlich darauf hin, dass Ihre IT- Kenntnisse ebenfalls zu Ihren Fachkenntnissen gehören und Sie diese deshalb im Zeugnis mit drinstehen haben möchten.

Fehler 8: Die strukturierte Arbeitsweise wird nicht beschrieben.

Wenn in Ihrem Zeugnis nur etwas zur ausgeprägten Motivation und nicht zu Ihrer Arbeitsweise steht, wird vermutet, dass Sie planlos an die Arbeitsaufgaben herangehen. Wichtig sind hierbei Schlüsselwörter wie „sorgfältig“, „planvoll“ oder „systematisch“.

Lösung: Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre systematische Arbeitsweise am besten darlegen können. Am besten Sie erläutern diese anhand mehrerer Beispiele und legen Ihrer Firma nahe, dass Ihre konstruktive Arbeitsweise im Zeugnis erwähnt werden muss.

Fehler 9: Keine Hinweise auf Arbeitserfolge.

Arbeitserfolge sind ein maßgebliches Indiz für Effiziente Mitarbeit. Firmen können Ihren Mitarbeiter viel nachsehen, ausbleibende Erfolge jedoch nicht! Mit Formulierungen wie „Ihre Arbeitserfolge waren jederzeit von guter Qualität“ müssen im Arbeitszeugnis unbedingt auftauchen.

Lösung: Unserer Erfahrung nach, verwechseln viele Personaler die Gesamtnote mit der ebenfalls wichtigen Einzelnote für den Arbeitserfolg. Sollten Sie schon eine gute Gesamtnote haben „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit“, haben Sie gute Chancen auf eine Nachbesserung der Einzelnote.

Fehler 10: Der Kündigungsgrund ist missverständlich.

Weshalb ein Mitarbeiter die Firma verlassen hat, spielt im Bewerbungsprozess eine wichtige Rolle. Eine Auskunft darüber gibt das Zeugnis. Natürlich sind die Gründe vielfältig. Oft sind es Firmenumstrukturierungen, Insolvenzen oder allgemeiner Stellenabbau weshalb Mitarbeiter die Firmen verlassen müssen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass im Zeugnis nicht steht: „Das Arbeitsverhältnis wurde zum 30.11.2019 gekündigt“ – was übersetzt bedeutet: „er hat nicht die erforderliche Leistung gezeigt, weshalb wir ihm gekündigt haben“. Vielmehr muss: „Das Arbeitsverhältnis musste betriebsbedingt zum 30.11.2019 gekündigt werden“ drin stehen. Dieser Phrase ist deutlich zu entnehmen, dass der Kündigungsgrund nicht beim Arbeitnehmer zu suchen ist.

Lösung: Wenn ein Arbeitsgeber Sie ohne nähere Begründung kündigt, sehen das Personaler in der Regel kritisch. Lassen Sie in so einem Fall einen Zusatz in Ihr Arbeitszeugnis einfließen, in welchem klar hervorgeht, weshalb Sie gehen mussten.

Fehler 11: Das Ausstellungsdatum ist später als das Austrittsdatum.

Wir erleben es oft, dass in manchen Personalabteilungen das reinste Chaos herrscht, wichtige Mitarbeiter krankheitsbedingt fehlen oder im Urlaub sind. Natürlich fühlt sich dann keiner mehr dafür verantwortlich zur richtigen Zeit ein Arbeitszeugnis auszustellen. Liegt zwischen Ausstellungs- und Austrittsdatum ein mehrmonatiger Zeitraum, kommen Zeugnisexperten in grübeln und fragen sich, ob es womöglich einen Termin vor dem Arbeitsgericht gegeben hat.

Lösung: Erklären Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie laut Ihrem Zeugnis ein motivierter, kompetenter und erfolgreicher Mitarbeiter waren und durch die Zeitdifferenz eine indirekte Abwertung befürchten. Im Normallfall wird Ihre Zeugnis dann korrigiert.

Fehler 12: Die Zukunftswünsche sind mehrdeutig.

Im Arbeitszeugnis wird zwischen beruflichen und privaten Zukunftswüschen unterschieden. Im Idealfall wünscht man weiter Erfolg, auf gar keinen Fall hingegen „Glück für den weiteren Berufsweg“. Das heißt übersetzt soviel wie: „Er kann nichts, aber vielleicht hat er ja bei Ihnen mehr Glück (als Verstand)“.

Lösung: Weisen Sie Ihren Arbeitgeber auf die üblichen Gepflogenheiten für die zukunftswünsche hin. Schlagen Sie ihm auch eine bessere Formulierung, wie z.B.: „Wir wünschen ihm für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin Erfolg“ vor.

Fehler 13: Der Zeugnisaussteller ist nicht Ihr Vorgesetzter.

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erhalten, welches von der Assistenz der Geschäftsleitung oder gar einem Kollegen unterschrieben worden ist, ist das nicht in Ordnung. Dies wäre kein richtiges Maß an Wertschätzung Ihnen gegenüber. Schauen Sie deshalb genau, wer Ihr Zeugnis unterschrieben hat. Die Wertschätzung zeigt sich auch daran, dass der zuständige Zeugnisaussteller, etwa ihr Vorgesetzte, das Arbeitszeugnis unterschreibt.

Lösung: Der zuständige Personalverantwortliche oder Ihr fachlicher Vorgesetzte sollten das Zeugnis unterschreiben – im Idealfall sogar beide. Achten Sie auch darauf, dass aus dem Zeugnis hervorgeht, welche Position der Zeugnisaussteller innehat.

Fazit

Wie bereits erwähnt, geht es zumeist nur um Kleinigkeiten, die den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Zeugnis ausmachen. Unsere Erfahrung zeigt, dass selbst erfahrene Personaler unbewusst Fehler beim Verfassen von Arbeitszeugnissen begehen, weil ihnen das nötige Know-how fehlt. Deshalb greifen wir beim verfassen und der Prüfung von Arbeitszeugnissen auf unsere jahrelange Erfahrung in welcher wir uns einen Fundus von mehr als zwanzig typischen Fehlern sowie möglichen Lösungsansätzen erarbeitet haben.

Kleiner Tipp: Sie sollten sich zu jeder Zeit sowohl mit Ihrem Vorgesetzten als auch der Personalabteilung gut stellen. Besonders nach einer beruflichen Trennung ist es schwierig eine Änderung im Arbeitszeugnis zu erwürgen. Gute Beziehungen zur Ex-Firma sparen oftmals Zeit und Anwaltskosten.

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